Le déconfinement est arrivé et pour nombre d’entreprises, le mois de mai esquisse la perspective de relancer l’activité. Dans ce contexte, une bonne gestion de contrats est essentielle, tant pour maîtriser les risques et leurs coûts que pour identifier les opportunités et ainsi générer une nouvelle croissance. Les solutions en ligne de contract management sont de formidables outils pour y parvenir. Ceux qui en étaient pourvus durant le confinement pourront d’ailleurs en témoigner, notamment en matière de contractualisation à distance et d’analyse des risques liés à la crise sanitaire. Nous recensons ici les questions qu’ils se sont posées avant de basculer leurs contrats dans le cloud. Si vous aussi vous vous interrogez, que ce soit pour vous équiper en ce moment ou pour envisager le futur, cet article vous apportera un éclairage.
#1 Pourquoi choisir une solution en ligne plutôt qu’un logiciel sur site ?
Le premier avantage des logiciels en ligne par rapport aux solutions dites “on-premise” (c’est-à-dire nécessitant d’être installées sur site), est l’accès à distance. Le confinement l’aura bien montré : la continuité de l’activité passe par la possibilité d’accéder à ses documents et de contractualiser où que l’on se trouve.
Par ailleurs, les solution SaaS n’impliquent pas d’installation complexe, il suffit généralement d’un accès Internet, d’un login et d’un mot de passe pour s’y connecter. Le déploiement de la technologie par votre équipe IT et son adoption par tous les services de l’entreprise en sont grandement facilités !
Enfin, les possibilités de collaboration simultanée sur un même document et l’interface conçue pour être simple à prendre en main font des logiciels en ligne des outils largement utilisés. Cet aspect qui semble évident à première à vue n’est pourtant pas à prendre à la légère : en effet, les logiciels laissés à l’abandon en raison de leur complexité d’utilisation, que ce soit au niveau de l’utilisateur individuellement ou bien des équipes qui peinent à partager leur travail commun, ne servent à rien. Une solution de gestion de contrats efficace, c’est d’abord une solution exploitée dans l’entreprise.
#2 Est-ce que mes informations contractuelles seront en sécurité ?
C’est la question la plus critique à se poser avant de se lancer, tant les données présentes dans vos contrats sont-elles sensibles. Incomprises il y a encore quelques années, les technologies cloud sont aujourd’hui bien rodées et répandues. Elles bénéficient de normes transparentes et de mesures de sécurité et de disponibilité solides.
Concrètement, cela ne signifie pas qu’il faille foncer les yeux fermés : avant de souscrire un abonnement à une solution SaaS, vous devez interroger votre prestataire sur les mesures de sécurité qu’il met en oeuvre. Les quatre éléments à prendre en compte pour envisager une collaboration sereine et durable avec votre partenaire logiciel sont :
- l’infrastructure ;
- la donnée (par exemple avec chiffrement) ;
- l’organisation ;
- les sauvegardes.
Enfin, certaines bonnes pratiques de sécurité et de confidentialité sont gérables directement par votre entreprise : il s’agit des droits d’accès des différents utilisateurs qui permettent de cloisonner votre base de contrats et l’usage de chaque document (en lecture seule ou en modification). Ceci est d’autant plus important au regard du turnover : que faire par exemple lorsqu’un chef de projet quitte l’entreprise ? Pouvoir transférer ou suspendre ses droits en un clic est un autre atout des solutions en ligne.
#3 Pourrai-je facilement reprendre mes contrats existants dans ma solution ?
Se connecter à une solution cloud de contract management ne suffit pas pour en tirer parti. En effet, sans document à l’intérieur, c’est une coquille vide. Bien sûr vous pourrez y créer de nouveaux de contrats mais la récupération de votre historique est essentielle pour centraliser toute l’information contractuelle de l’entreprise. Dès lors, comment intégrer des centaines voire des milliers de contrats, qu’ils soient au format papier ou numérique, dans votre solution sans y passer des mois ?
La reprise de l’existant directement par votre prestataire logiciel vous fera gagner beaucoup de temps. Chez DiliTrust, c’est notre équipe Customer Success qui s’en occupe. Elle s’appuie sur l’Intelligence Artificielle pour reconnaître automatiquement les types de documents importés et leurs informations clés comme les clauses ou bien des notions telles que les dates, les montants, les durées, etc. Cette reconnaissance et cette saisie automatiques, contrôlées par nos Legal Experts, permettent de réaliser l’intégration de vos documents en 1 à 3 mois selon les volumes, contre 6 mois à 1 an si vous deviez le faire à la main.
Vous récupérez ainsi une solution bien remplie et directement exploitable : programmer des rappels d’échéance, retrouver en un coup d’oeil les contrats en cours de validation, identifier ceux comportant une clause de force majeure… en résumé, vous pouvez immédiatement utiliser toutes les données de vos contrats.
#4 Aurai-je la possibilité d’utiliser mes données en dehors de la solution de gestion de contrats ?
Disposer d’une visibilité claire sur vos contrats, à la fois précise et globale comme le proposent les logiciels de gestion de contrat dotés d’IA, c’est bien. Pouvoir exporter vos données en dehors de cet environnement de travail, c’est mieux.
D’une part, le contrat est un objet transverse qui circule entre les différents services de l’entreprise, par exemple aux achats pour les contrats fournisseurs ou aux commerciaux pour les contrats clients. Il est donc important que ces équipes puissent non seulement avoir un accès à la solution de gestion de contrats, mais surtout récupérer la donnée dans leurs propres logiciels métiers (CRM, ERP, GED…) sans avoir à la saisir une seconde fois. La connectivité de la solution de gestion de contrats aux systèmes d’information de l’entreprise est donc un atout non négligeable si vous voulez exploiter toute la valeur de vos contrats à échelle de l’entreprise, tout en optimisant la productivité de chaque équipe.
D’autre part, en cas d’audit ou de reporting, vous devez pouvoir mobiliser la donnée de manière à la fois rapide et exhaustive, ce qui n’est pas toujours compatible. Si votre solution de contract management peut vous fournir un tableau de bord statistique, présentant des KPI juridiques clairs, elle doit aussi vous permettre d’exporter cette donnée sous Excel pour que vous puissiez l’analyser et la partager facilement.
#5 Le logiciel peut-il s’adapter aux spécificités de mon organisation ?
Votre solution en ligne de gestion de contrats doit non seulement être flexible pour pouvoir répondre à vos défis et vos besoins, mais elle doit aussi être évolutive afin de s’adapter aux changement futurs de l’entreprise.
Concrètement, il s’agit de pouvoir organiser vos documents selon votre arborescence, gérer finement les accès par utilisateur et par équipe à tout moment, retrouver rapidement telle ou telle information propre à vos contrats, personnaliser vos tableaux de bord selon vos critères ou encore vos circuits d’approbation internes… autant de possibilités d’harmoniser la solution avec votre organisation.
Et demain ? Cette souplesse doit perdurer bien sûr mais pas seulement. Si votre solution utilise l’IA, celle-ci doit s’appuyer sur le Machine Learning pour continuer d’apprendre des évolutions de vos contrats. Nouvelles réglementations, nouveaux types de contrats, nouvelles clauses, nouvelles notions à suivre… à chaque clic de l’utilisateur, l’IA apprend de façon autonome, pour être toujours plus performante et actualisée.
Enfin, sachez que les logiciels SaaS bénéficient de mise à jour sans que vous ayez à y penser. Vous n’avez pas à subir l’achat d’une nouvelle version, vous travaillez toujours sur la version la plus récente, en toute tranquillité.
#6 Quel accompagnement me propose-t-on ?
Si la prise en main des solutions en ligne est souvent simple, se les approprier demande parfois un peu d’aide, en particulier si vous souhaitez adapter certains outils et réaliser quelques personnalisations. Pensez donc à vous renseigner sur l’existence d’une formation au moment de la mise en place : cette prestation est un vrai plus dans la mesure où elle favorise l’adoption rapide par les équipes de l’entreprise. Chez certains prestataires, la formation est déjà incluse dans l’achat de la solution.
Pour la suite, veillez à disposer d’un centre d’aide en ligne bien à jour, accessible 24h/24, et d’un support humain réactif qui saura vous accompagner de façon personnalisée sur vos problématiques dans le temps.
#7 Quelle valeur apporte la solution à l’entreprise ?
Cette question apparaît à la fois au début de la réflexion (“quel intérêt ?”) et à la fin, lorsqu’il s’agit de convaincre sa hiérarchie de valider un projet de digitalisation des processus contractuels. Les bénéfices à l’échelle de l’entreprise, et pas seulement à celle de l’utilisateur, sont autant d’arguments à retenir pour peser dans la balance. Utilisée à toutes les étapes du cycle de vie du contrat, une solution de contract management permet d’en exploiter toute la valeur. Parmi les avantages à prendre en considération, nous en retenons quatre principaux :
- Elle maximise le revenu grâce aux outils de génération de contrat, aux workflows d’approbation internes et à la signature électronique qui accélèrent la négociation et les délais de mise sur le marché. A cela s’ajoutent des outils de mesure qui permettent d’évaluer l’activité et la performance pour prendre les bonnes décisions.
- Elle apporte un meilleur contrôle des risques et réduit les coûts liés grâce aux rappels d’obligation qui permettent de ne manquer aucune échéance, mais aussi grâce aux outils de recherche intelligente et aux fiches de synthèse qui aident à repérer rapidement et facilement toute information dans les contrats. La centralisation de l’ensemble des flux contractuels au sein d’un même environnement actualisé et partagé, apporte également une visibilité globale.
- Elle améliore la conformité grâce aux fonctions de recherche et aux outils de reporting qui permettent de trouver la bonne information dans l’ensemble de la base de contrats, à tout moment et notamment lors des audits. Par ailleurs, le répertoire de modèles de contrats et le clausier sont des outils de partage des connaissances qui favorisent la conformité opérationnelle et réglementaire.
- Elle optimise la productivité des équipes en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée comme la collecte, la saisie et le classement d’information, mais aussi en offrant des processus collaboratifs modernes et fluides qui évitent les goulots d’étranglement et les lacunes de communication.
Une solution non connectée ne vous permet pas d’exploiter pleinement ces avantages. Seul un logiciel en ligne vous donne l’opportunité de bâtir une base de contrats à la fois :
- actualisée en temps réel ;
- accessible partout et à tout moment ;
- partageable à toutes les parties prenantes ;
- intégrable à vos autres logiciels, sans couture.
Par ailleurs, la rapidité de déploiement et la simplicité de prise en main rendent possible la mise en place d’un tel projet à court terme !
