La crise Covid-19 a engendré des bouleversements sur les modes de fonctionnement des conseils d’administration et Boards. De fait, il est devenu nécessaire de repenser la gouvernance d’entreprise et de la moderniser.
Alors, dans quelle mesure une gouvernance digitale peut-elle permettre aux conseils et comités de réagir plus efficacement en toutes circonstances ? Qu’implique-t-elle et comment la mettre en place de manière concrète ?
L’adaptabilité et les modes d’organisation des entreprises ont été mis à rude épreuve pendant les multiples confinement dû à la Covid-19. Il y a eu d’importants impacts financiers, en termes de ressources humaines, d’infrastructures, de circuits de distribution mais également sur les clients et les actionnaires. Ceci étant, les entreprises qui avaient bien entamé, voire finalisé, leur transformation numérique ont su tiré leur épingle du jeu.
Cette résilience constitue le socle d’une gouvernance digitale axée sur la capacité des Boards à conserver une vision business à long terme malgré les crises. Cela aide également à renforcer la transparence et le lien entre collaborateurs.
Il est toujours temps d’engager une transformation digitale dans votre entreprise. Cette transformation nécessite de bien évaluer les atouts dont les conseils d’administration disposent pour l’optimiser efficacement. D’autre part, il faudra identifier leurs faiblesses.
Alors qu’implique le passage à une gouvernance digitale ? Comment la mettre en place afin qu’elle bénéficie aux interactions humaines ?
Covid-19, Conseils d’Administration et comités : révélations
La crise sanitaire et économique que nous avons vécu en 2020 et 2021 et dont nous subissons encore les conséquences a surpris un grand nombre de Conseils d’Administration et de comités à travers le monde. Ces derniers sont garants des choix d’orientation stratégiques et de la pérennité des activités de l’entreprise.
Ainsi, le contexte international fébrile a mis en lumière leurs compétences réelles de gestion de crise. Financièrement, il s’agissait pour eux de déterminer les conséquences de la situation sanitaire sur leurs prévisions, leur bilan 2020, leur trésorerie actuelle, ou encore leurs dividendes. Concernant leurs collaborateurs, l’objectif était non seulement de considérer les mesures sanitaires pour préserver leur santé, mais également de garder la maîtrise de leur communication interne.
En parallèle, cette crise a bousculé les entreprises qui ont conservé une structure, une organisation et un mode de gouvernance traditionnels. Autrement dit, celles qui s’intéressent, de loin, aux nécessités connectées à leur cyberstratégie, sans pour autant agir dans sa mise en œuvre. Cette défaillance en termes d’investissements et de bonne compréhension des enjeux, ceux que cette cyberstratégie implique, ont pesé lourdement dans la balance une fois que l’entreprise s’est trouvée confrontée aux contraintes et à l’urgence d’une crise. Est-ce à dire qu’il était déjà trop tard pour initier le changement ? Heureusement, non.
D’une gouvernance classique à une gouvernance digitale
Le passage d’une gouvernance classique à une gouvernance digitale repose sur deux piliers fondamentaux.
D’une part, il s’agit de considérer la flexibilité de l’entreprise quant à la gestion et au pilotage à distance de ses ressources humaines et de ses activités. On l’a vu pendant la crise Covid-19 : si certains des départements (comme la production, la logistique…) sont à l’arrêt du fait de confinement et/ou de l’arrêt des salariés pour garde d’enfants ou pour maladie, les autres doivent pouvoir continuer à fonctionner. Par exemple, en télétravail. Ainsi, le Gouvernement avait notamment mis en place plusieurs ordonnances. Objectif : faciliter l’adaptation des organes de gouvernance à ces nouveaux modes de fonctionnement. Mais rendre accessible des outils numériques pour la gestion des réunions et votes.
D’autre part, une gouvernance digitale d’entreprise implique nécessairement la sécurisation de toute la documentation utile aux administrateurs. En outre, elle intègre la digitalisation sécurisée des flux de collecte et d’accès à ces informations et des canaux de communication interne. Sur des appareils connectés à des réseaux domestiques ou publics dispersés aux quatre coins du pays, voire, du monde. Quid des impacts d’une cyberattaque visant les informations sensibles de la prochaine acquisition de l’entreprise ? De son tout dernier brevet en cours de dépôt ? Des comptes rendus des rendez-vous commerciaux avec des prospects stratégiques ? Dès lors, on parle de cyber-résilience pour qualifier les entreprises aptes à réagir rapidement et efficacement en cas de cybermenaces. Mais aussi et surtout, à anticiper les risques cybers pour préserver l’intégrité de leurs données et toute leur souveraineté.
Gouvernance digitale : évaluer, anticiper, faciliter
En résumé, la mise en place d’une gouvernance digitale suppose une excellente préparation faisant fi de l’urgence. Objectif : prendre les bonnes décisions quant aux nouveaux process à développer. Pour que celles-ci puissent matérialiser de nouveaux vecteurs, notamment quant à la consolidation des liens entre directions et collaborateurs. En parallèle, il s’agit de bien considérer les risques cybers tout comme la sensibilité des données de l’entreprise. L’idée est de mettre en place les solutions les plus adéquates pour le Conseil et ses membres. Mais aussi d’impliquer les équipes de l’entreprise pour optimiser le déploiement des nouveaux outils digitaux.
Par conséquent, aucune place à la précipitation pas plus qu’à la négligence !
Par exemple, les dispositions relatives à l’organisation du télétravail ne peuvent s’appuyer sur des outils de Shadow IT et/ou ceux couramment utilisés par le grand public. Pourquoi ? Parce qu’ils ne garantissent pas un cadre de travail préservé et certifié face aux cyberattaques.
Editeur de solutions de gouvernance sécurisées depuis plus de vingt-cinq ans, DiliTrust a collaboré avec des administrateurs pour mettre en place le module DiliTrust Digitalisation des instances. Cette solution a donc été pensée par des administrateurs, pour des administrateurs. Elle offre aux boards et aux comités une plateforme digitale hautement sécurisée pour la gestion des instances à distance et aussi en présentiel.
La module Instances Digitalisées de la suite DiliTrust Governance s’appuie sur un modèle SaaS et concrétise la dématérialisation des habitudes des membres de conseils et comités. Envoi des convocations aux réunions et iCal depuis la plateforme, accès permanent aux dossiers utiles et consultation en pleine visioconférence, votes et sondages en ligne pour faciliter la prise de décision à distance, signature digitale, génération rapide des PV. Et même l’auto-évaluation du conseil avec à des statistiques évolutives.
Le module permet de réaliser un grand nombre de tâches courantes réservés aux administrateurs en toute sécurité. Accessible via PC, tablette et téléphone, il permet également de fluidifier la communication entre les collaborateurs. Résultat : les réunions du board entrent dans une nouvelle dimension collaborative qui protège les intérêts de l’entreprise ainsi que ses objectifs.
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