Véritable levier stratégique, la transformation digitale s’impose ces dernières années comme la préoccupation phare des entreprises. De nombreux départements (marketing, achat…) ont passé le cap et c’est désormais au tour du juridique d’amorcer cette démarche. Les bénéfices promis aux professionnels du droit sont nombreux : simplification des process de travail, gain de temps et de productivité, meilleure collaboration entre les départements, etc. Or même si les avantages sont certains, il reste des résistances à lever.
Comment réussir et accompagner votre direction juridique dans la conduite du changement digital ? Réponse dans cet article.
Une volonté de se transformer
Selon une étude du Cercle Montesquieu, 2019 était l’année de la bascule vers l’intelligence artificielle pour les directions juridiques. 2020 s’inscrit dans cette lignée. D’ici l’année prochaine, les intentions de digitalisation vont doubler par rapport à ce qui s’est fait en 2019. L’importance de la transformation digitale n’est plus à prouver, même pour le secteur juridique.
Avec l’essor des legaltech, les directions juridiques sont encouragées et accompagnées dans leur transition digitale. Cette transition ne doit pas être subie. Les juristes doivent en être les acteurs et les moteurs pour impulser cette dynamique dans leur département et en avoir le contrôle.
Prenez les choses en main,
plutôt que de vous les voir imposer.
La transformation individuelle, première étape de la transformation digitale
La transformation digitale implique une transformation tout court. Entreprendre ce chantier, c’est accepter un changement profond de son organisation et de son fonctionnement. La pierre angulaire de ce process, ce sont vos collaborateurs qui sont à la fois initiateurs et acteurs de ce projet. L’implication de vos ressources internes dès les balbutiements de votre digitalisation est donc l’un des facteurs clés de sa réussite. Votre projet doit avoir du sens et répondre aux difficultés de vos équipes métiers.
Canalisez leurs aspirations pour entreprendre une transformation qui répond à des problématiques concrètes avec un objectif précis. Pour ne pas faire péricliter votre initiative, il est important de garder à l’esprit les objectifs soulevés par vos équipes internes. Et ce, tout au long de votre projet.
Faire face aux résistances internes
Réussir, c’est accepter les obstacles. La transformation digitale n’est pas une évidence pour tout le monde et certains s’en méfieront. Soyez conscients dès à présent des efforts que vous allez devoir fournir pour fédérer autour de votre projet.
Certains auront peur du risque que cela implique. Votre entreprise a peut-être déjà mis en place des projets technologiques qui ont échoués et le souvenir de ces échecs peut vous être opposé. Rassurez vos équipes : les changements organisationnels impliquent nécessairement une prise de risque mais quand elle est encadrée, tout se déroule correctement. C’est l’avantage des échecs passés qui permettent de ne pas reproduire les mêmes erreurs.
La méfiance technologique est aussi l’une des oppositions fréquentes à la digitalisation. Accepter de se digitaliser, c’est ouvrir la boîte de Pandore pour les techno-sceptiques : “mais jusqu’où ira l’automatisation de mon métier ?” Là encore, il faudra rassurer. Commencez par les interroger sur l’incidence de l’erreur humaine dans leur organisation. Si celle-ci est importante, démontrez-leur l’enjeu réel de la digitalisation.
Par nature, le traitement manuel des documents juridiques est à risque, en raison de la volumétrie des documents et de l’aspect chronophage de la gestion de contrats. Avec l’adoption d’un outil, vous serez en mesure de sécuriser la décision humaine et par conséquent, de limiter ces erreurs.
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Enfin, pensez à établir un consensus avec vos équipes. En dehors des plus méfiants, chacun aura sa propre expérience digitale et voudra faire à sa manière. Établissez une feuille de route avec vos priorités et objectifs, pour garder le cap et éviter l’éparpillement. Cela vous permettra également de faire un choix plus facilement. Si vous vous en tenez à ce que vous vous êtes fixés, vous n’aurez qu’à sélectionner la solution répondant au maximum à vos critères.
Les obstacles à lever dans la mise en place de votre transition digitale
Après les méfiances internes, il faudra également surmonter les obstacles liés à la mise en place d’un projet technologique.
Généralement, le tout premier frein est lié au budget. Déployer une solution en interne implique une enveloppe budgétaire et rare sont les entreprises mettant à disposition de leurs équipes juridiques un budget dédié à la digitalisation.
Pour négocier un budget, il faut étudier l’économie globale du projet et ses bénéfices pour l’ensemble de l’entreprise. Pensez à baliser toutes les parties prenantes. La direction juridique est un département au service des autres directions de l’entreprise (achats, finance, commerciaux…) et pour cette raison, il faudra les inclure dans le projet. Le bénéfice doit être apprécié et assimilé par les opérationnels, pour en faire des sponsors du projet. Plus il y a d’acteurs à l’initiative d’un projet, plus il est facile de le vendre à sa direction.
La deuxième barrière à laquelle peuvent être confrontés les porteurs du projet : l’usage. Il y a une distinction à faire entre l’idée et la réalisation. Dans tous les projets, on retrouve une résistance naturelle à l’utilisation des technologies… Même une fois adoptée et mise en place, il y a parfois des difficultés à embarquer son organisation. Et quel est l’intérêt d’un logiciel acheté, déployé et non utilisé ? Aucun.
Réussir la mise en place de son projet : nos conseils
Comment s’affranchir de ces obstacles et réussir son projet de digitalisation ?
→ Cartographier les besoins de vos équipes
L’objectif n’est pas de digitaliser sa direction juridique pour l’aligner sur les autres services de l’entreprise, mais de répondre à des difficultés concrètes. Recensez les points de douleurs de vos juristes et opérationnels avant de choisir votre solution.
→ Adopter la stratégie des “petits pas”
Le maître-mot de votre projet de digitalisation sera patience. Le projet doit s’inscrire dans la durée et il faut accepter de ne pas avoir de résultats instantanément.
En moyenne, les bénéfices sont visibles 24 mois après la mise en place de l’outil, selon le cabinet BengS.
→ Identifier les ambassadeurs du projet
La réussite de votre projet passe par vos équipes. Dans la conduite du projet, il vous faut des sponsors et des “early birds”. Ce sont ceux qui vont porter le projet, en être les ambassadeurs et le promouvoir en interne. Ils représentent entre 10% et 15% de la population, selon le cabinet BengS.
Identifiez-les rapidement pour qu’ils puissent embarquer le reste des collaborateurs. En onboardant le maximum d’acteurs, vous assurez la pérennité de votre projet.
Désigner un chef de projet digital permet aussi d’assurer la conduite du succès. Cette mission, qui peut être déjà existante dans votre entreprise, demande du temps et de l’investissement. Cet interlocuteur sera en charge de mettre en place le projet, les workshops de prise en main de l’outil et de s’assurer de son utilisation.
→ Interagir avec les legaltech
Les legaltech sont là pour vous aider dans votre démarche. Si vous avez du mal à voir par où commencer, n’hésitez pas à les solliciter car ils ont l’expertise sur la mise en place d’un projet et pourront vous aiguiller.
→ Communiquer en interne sur les succès
Valoriser votre équipe ! L’équipe juridique n’est pas qu’un centre de coût. Mettez en avant vos succès business et vos challenges digitaux. Prouvez à l’ensemble de l’entreprise que vous êtes en mesure de vous renouveler et de vous adapter aux nouveaux besoins du marché.
La transformation digitale : l’opportunité pour les juristes de devenir architectes bâtisseurs de leur fonction
La chance des juristes est qu’ils ne sont pas précurseurs de ces projets digitaux. D’autres départements, comme le marketing par exemple, s’y sont frotté avant eux, et ce, depuis une dizaine d’années déjà. Ils peuvent ainsi s’inspirer des bonnes pratiques et exclure celles qui ont échoué pour assurer la réussite de leur digitalisation.
Les directions juridiques sont les architectes bâtisseurs de leur fonction. Ils ont en main leurs projets futurs et leur synergie avec le reste de l’entreprise. En étant à l’initiative de ce projet qui simplifiera le quotidien de vos opérationnels et vous fera gagner en temps et productivité, vous vous rendez indispensable pour votre hiérarchie.
La digitalisation du département juridique doit être perçue comme une chance et un véritable avantage concurrentiel. Cela permet au juriste d’instaurer sa place stratégique de business partner.
Devenez acteur de la transformation digitale avec notre guide pour vaincre la résistance au changement à télécharger :
