Les technologies de l’information sont devenues omniprésentes dans notre vie quotidienne, tant au niveau privé que professionnel. Toujours plus innovantes jour après jour, elles jouent un rôle majeur dans l’évolution des organisations qui n’échappent pas à ce phénomène de numérisation ou « digitalisation ».
Le début des années 2000 a été l’avènement de l’utilisation des nouvelles technologies au quotidien : au courrier postal a succédé le courriel, puis les réseaux sociaux sont devenus un moyen de communication privilégié par les organisations pour communiquer avec leurs clientèles. Avec des moyens de communication qui se modernisent toujours plus rapidement et un flux d’information à gérer en constante augmentation, ce phénomène de numérisation peut s’avérer être un énorme atout pour les membres du conseil d’administration dans leur devoir de diligence et leur permettre d’être plus efficace individuellement, mais aussi d’améliorer la performance de leurs organisations.
Une gouvernance numérique : source de productivité et d’efficience
Assumer le rôle et les responsabilités d’administrateur n’est pas chose aisée. Optimiser son temps est un facteur majeur dans la réussite de ses fonctions de gouvernance, et c’est à ce niveau que la « digitalisation » intervient avec l’émergence d’outils numériques tel que le conseil sans papier. Un conseil sans papier a pour but premier de gagner en productivité, qui se traduit à plusieurs échelons de l’organisation et tout d’abord aux membres du conseil d’administration et/ou des comités.
Un conseil sans papier est conçu de façon intuitive et est développé selon les pratiques de gouvernance des administrateurs, ce qui permet donc un accès instantané, depuis n’importe quel endroit, aux informations de toutes les instances dont ils ont besoin. Cela se fait de manière sécurisée via leurs tablettes. Fini donc les valises de documents très volumineuses et pesantes. De plus, la prise de notes se fait de façon manuscrite ou post-it directement sur la tablette, notes qui peuvent être partagées d’un simple clic aux autres membres du conseil. Un conseil sans papier procure davantage de productivité et réduit les pertes de temps inutiles grâce à un outil de recherche performant qui permet de retrouver n’importe quelle information ou note prise dans l’un des documents.
Il en est de même pour les secrétaires corporatives. Un bon nombre d’entre eux savent que la préparation de réunions du conseil d’administration, de comités ou d’autres instances est une tâche ardue, consciencieuse et longue, et cela peut s’avérer être un vrai chemin de croix quand les documents n’arrivent pas à temps ou que des modifications sont à faire à la dernière minute. Avec un conseil sans papier, oubliez les frais de messagers, les coûts de gestion reliés à ces réunions ; toute cette préparation devient plus efficace, rapide et productive, et à moindre coût.
Pour une meilleure gestion de l’information et une meilleure communication entre les membres
Il se peut parfois que les administrateurs siègent sur plusieurs conseils d’administration ou comités. Imaginez donc le volume d’information qu’ils ont à traiter, et rester en contrôle de ce volume d’information est primordial pour eux. Se doter d’un service moderne comme un conseil sans papier procure une meilleure efficience et une meilleure performance pour l’administrateur, lui permettant ainsi de limiter les risques d’erreurs lors de la prise de décision ou de vote.
Le succès d’une organisation se traduit également par une bonne communication entre les membres du conseil d’administration. Prendre des décisions communes n’est pas chose facile et chacun des administrateurs sait à quel point cela peut être difficile. Rendre plus efficace un conseil d’administration, c’est aussi transformer la gouvernance en outil de leadership et de compétitivité. C’est aussi à ce niveau que l’intégration d’une solution de gouvernance numérique prend tout son sens, en permettant aux membres du conseil d’exercer un leadership communicationnel efficient.
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Le module Instances Digitalisées de la suite DiliTrust Governance a été conçu spécifiquement pour les administrateurs et les dirigeants d’entreprises. Relié en temps réel et à la demande à leurs réunions du conseil d’administration et/ou des comités, même sans connexion internet, les utilisateurs de la plateforme sont en mesure de faire valoir pleinement leurs expertises grâce à un cadre collaboratif performant. Ainsi, la productivité des réunions est accrue procurant un leadership de gouvernance et de communication unique au bénéfice des organisations. Sa sécurité avancée fait de notre module Instances Digitalisées un service de protection et de conservation de données unique.
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