Le succès et la pérennité des entreprises résident souvent dans la capacité qu’ont leurs conseils d’administration à prendre les bonnes décisions au bon moment, même en période de crise. La rédaction et la diffusion des procès-verbaux est une garantie de conformité et de transparence des conseils.
La prise de notes et l’élaboration du procès-verbal sont essentielles pour mener efficacement les réunions du conseil d’administration. Ce ne sont pas des tâches très populaires mais elles peuvent être facilitées grâce aux nouvelles technologies.
Rappel sur le procès-verbal
Le procès-verbal est un document écrit qui retrace le déroulement et les décisions de la réunion du conseil d’administration. Il permet aux participants et aux absents d’avoir un compte-rendu formel des événements de la réunion.
Ce document est considéré comme officiel pour les tribunaux, les auditeurs et toutes les parties prenantes de l’organisation. Certains diront que si une discussion ou une décision prise lors de la réunion n’est pas dans le procès-verbal, et bien elle ne s’est pas produite… d’où l’importance d’avoir une bonne structure pour la prise des notes et la diffusion.
Si vous avez été nommé Secrétaire du Conseil, la rédaction du procès-verbal sera probablement de votre responsabilité. Cela ne signifie pas que vous devrez prendre les notes : ce sont parfois les administrateurs qui les prennent à tour de rôle. Ces notes peuvent également être prises par un membre externe du conseil, avec des compétences dans ce domaine, permettant ainsi à tous les administrateurs de participer activement à la réunion.
Le procès-verbal dans le conseil digitalisé
Le procès-verbal de la réunion sera à l’ordre du jour et présenté à la réunion suivante pour l’approbation des administrateurs. Si des modifications sont apportées, la nouvelle version sera à examiner lors d’une réunion ultérieure.
Lorsque le procès-verbal est préalablement partagé à travers un portail de gestion digitalisé, son approbation est faite sans perte de temps puisque les administrateurs peuvent faire part de leurs corrections en amont. Avec un accès illimité aux documents et aux archives, les administrateurs pourront se sentir davantage impliqués, plus enclins à communiquer avec leurs pairs et ainsi plus efficaces dans leur devoir de diligence. Diffuser le procès-verbal à travers la plateforme de gestion du conseil permet d’économiser les coûts d’impression de papier et d’affranchissement du document.
Le procès-verbal doit être archivé dans un endroit sécurisé tel qu’un portail de gestion des conseils, dont les serveurs sont certifiés par des normes de sécurité internationales. Le procès-verbal doit être accessible à tous les administrateurs, afin qu’ils puissent le consulter en cas de besoin ultérieur.
Pour certaines organisations à but non lucratif ou gouvernementales, les procès-verbaux doivent être rendus publics. Le format de la prise de notes peut varier d’une organisation à l’autre, mais c’est généralement assez simple. Rappelez-vous que le procès-verbal sera aussi lu par les absents de la réunion, alors assurez-vous que toutes les informations soient claires.
Avec un outil de gestion comme le module Board Portal de la suite DiliTrust Governance, la rédaction du procès-verbal et la mise au propre des notes prises lors de la réunion peut être réalisée au sein du portail. Ceci garantit un maximum de confidentialité pour la création de ce document majeur.
Alors faut-il encore conserver sur papier un original de vos procès-verbaux signé ? Cela dépend de votre type d’entreprise, et des règles de gestion du conseil. Le règlement intérieur du conseil peut prévoir la dématérialisation de ce document : signature électronique, stockage exclusivement sur support informatique sécurisé.
À ce jour, la signature électronique est reconnue juridiquement dans la plupart des pays pour les contrats : elle est donc également valide pour une feuille de présence ou une approbation de procès-verbal. Conserver vos procès-verbaux signés sur papier n’est sans doute plus d’actualité !
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