La gestion des contrats (contract management en anglais) est une compétence à part entière, parfois assurée par un collaborateur dédié au sein de l’entreprise. Avec l’augmentation du volume des contrats, il devient difficile de s’acquitter de cette tâche sans l’aide d’outils digitaux !
Quels sont les principaux défis liés à la gestion des contrats ? Comment l’automatisation apporte-t-elle une réponse à ces enjeux ?
En 2022, il est impossible de gérer, sans outil, la totalité de ses contrats en entreprise ; et d’échapper aux risques qui vont avec ce traitement manuel. Voici donc les grands défis liés au contract management.
Quels sont les principaux défis liés à la gestion des contrats ? Comment l’automatisation apporte-t-elle une réponse à ces enjeux ?
Les grands défis du contract lifecycle management
En 2022, il est impossible de gérer, sans outil, la totalité de ses contrats en entreprise ; et d’échapper aux risques qui vont avec ce traitement manuel. Voici donc les grands défis liés au contract management.
Un volume qui rend le traitement manuel difficile, voire impossible
D’après une enquête PwC, les grandes entreprises manient en moyenne 20 000 à 40 000 contrats. Alors qu’une gestion manuelle est possible sur des petits volumes, de quelques dizaines par mois environ, ces volumétries colossales rendent la gestion manuelle quasiment impossible ! Si des entreprises y parviennent, c’est au prix d’un précieux temps de travail, et d’un risque d’erreur proportionnel au volume de contrats traités.
Le traitement manuel des contrats pose de nombreux problèmes, à commencer par la mobilisation de collaborateurs (les juristes) pour effectuer des tâches chronophages et répétitives (copier/coller de clauses, relectures, relances d’e-mails…). En effet, lorsqu’ils sont occupés à ces tâches pourtant indispensables, les juristes ne peuvent pas se consacrer à leur cœur de métier, incluant des missions comme la veille juridique et le conseil.
En outre, sur un tel volume de documents, il est quasiment impossible de ne pas commettre d’erreur ou d’oubli : dates d’échéances inconnues, non-conformité d’un ou plusieurs contrats, montants exorbitants… Autant de risques juridiques et financiers qui planent sur l’entreprise en permanence.
Des échanges complexes
Les contrats ne sont pas des textes figés, mais des documents évolutifs, qui se caractérisent par un véritable cycle de vie.
Avant la signature, il faut compter les étapes de rédaction, de négociation et de validation du contrat. Après la signature, l’entreprise doit s’assurer de sa bonne exécution et maîtriser les dates clés, qui sont critiques lorsque le contrat prévoit une reconduction tacite.
A toutes ces étapes, et particulièrement en amont de la signature, les contrats doivent passer entre plusieurs mains : service juridique, autres acteurs internes à l’entreprise (achats, commerciaux, RH, direction financière), sans oublier bien sûr les parties externes, c’est-à-dire principalement les clients et les fournisseurs.
Ces échanges entre de nombreux acteurs donnent lieu à une collaboration complexe et difficile à organiser. L’enjeu est multiple : d’abord, les juristes doivent s’assurer que les opérationnels connaissent et respectent les bonnes pratiques juridiques, pour éviter de futurs litiges.
Ensuite, le processus de négociation et de validation doit être aussi fluide que possible, pour que l’entreprise conserve de bonnes relations avec ses clients et ses fournisseurs.
Enfin, dans un contexte où le turn over est croissant, et où le travail à distance se généralise, le risque de déperdition d’informations et de non-respect des engagements est important.
L’évolution ultra-rapide des réglementations
Quel que soit le volume traité, la gestion des contrats serait largement simplifiée si les lois et réglementations étaient stables dans le temps. Or, c’est loin d’être le cas ! D’après une étude Thomson Reuters, une réglementation change toutes les 10 minutes en moyenne dans le monde.
Concrètement, cela signifie que les juristes doivent mener une veille sans relâche, et passer en revue tous les contrats pour identifier les clauses concernées et les modifier. Le risque d’oubli, et donc de litige, est important. Sans parler du travail fastidieux et chronophage imposé au service juridique !
Heureusement, si la complexification du contract management est indéniable, des technologies existent pour la compenser, et simplifier le travail des collaborateurs.
L’automatisation au sein des services juridiques : une solution indispensable
La digitalisation du secteur juridique n’est pas une nouveauté. En effet, cela fait plusieurs décennies que les contrats et autres documents sont numérisés, et produits par des logiciels bureautiques. Mais cela ne change rien aux enjeux mentionnés plus haut : en effet, pour répondre à l’explosion du volume des contrats et l’évolution constante de réglementations, les services juridiques ont besoin d’automatiser une partie de leur travail. Grâce à l’automatisation de la gestion de contrats les processus sont plus fluides et libèrent du temps aux équipes. Cela peut aider dans les activités telles que la rédaction et validation de documents, le remplissage automatique suite à vos règles de conditions et clauses de contrats ou encore au bon suivi de ces derniers.
En faisant appel aux processus automatisés vous pouvez suivre chaque étape de l’éxecution du contrat, y compris la finalisation via des solutions intégrées comme la signature électronique. De plus, les logiciels de gestion de contrats permettent d’accélerer les interactions entre parties et finaliser les accords en sécurité.
L’automatisation de la gestion de contrats consiste à déléguer les tâches les plus répétitives et chronophages à un logiciel, pour dégager du temps aux humains. Pour résumer, dans le cadre de la gestion des contrats, l’automatisation peut optimiser :
- De la recherche et de la saisie d’informations
- De la simplification des processus de négociation et de validation
- De la mise en place de rappels automatiques aux dates d’échéance
Le défi de la confidentialité et sécurité dans les processus automatisés
Avec l’automatisation, la sécurité des données devient un enjeu prioritaire, surtout dans le cadre d’un contrat pouvant contenir des informations sensibles. Avec le bon logiciel, vous devriez être en mesure de protéger la confidentialité des documents. Ces solutions garantissent que les données des parties impliquées restent accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés, tout en respectant les réglementations sur la protection des données.
L’utilisation de la signature électronique, par exemple, améliore non seulement l’efficacité du processus, mais renforce également la sécurité en authentifiant chaque étape. Les technologies de cryptage intégrées aux logiciels empêchent toute altération ou accès non autorisé, rendant les documents électroniques aussi fiables que leur version papier, voire plus.
Enfin, l’automatisation permet un contrôle précis sur l’accès et l’utilisation des contrats grâce à des audits réguliers et des journaux de suivi. Ainsi, les entreprises peuvent gérer leurs conditions contractuelles de manière sécurisée tout en assurant une exécution optimale. Ce mariage entre efficacité et protection des données place l’automatisation au cœur de la transformation du processus de gestion des contrats.
Pour résumer
Sur tous ces éléments, l’informatique peut venir en aide aux juristes. En outre, les outils de contract management comme le module Contrats de DiliTrust peuvent inclure des algorithmes d’intelligence artificielle, qui permettent une analyse automatique très fine des contrats : recherche intelligente, identification des informations clé, élaboration de tableaux de bord avec des KPI pertinents…
Là encore, le gain de temps est considérable, sans parler de la maîtrise accrue des contrats, qui réduit le risque d’erreur et facilite la prise de décision. Une innovation non seulement technologique, mais aussi stratégique !
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