Les entreprises, quelle que soit leur taille, manipulent quotidiennement une grande quantité de documents, ce qui engendre des préoccupations concernant à la fois la sécurité mais aussi la productivité.
Afin d’assurer une gestion efficace de leurs données, il est avantageux pour les entreprises de créer une base de données documentaire qui soit à la fois intelligente, sécurisée et accessible. On appelle cela un fonds documentaire. En quoi consiste-t-il ?
Fonds documentaire : définition
Un fonds documentaire regroupe divers documents qui peuvent alors prendre différentes formes : papier, numériques, livres, revues, archives, contenus sonores ou encore audiovisuels. Parfois, des professionnels de l’archivage se chargent de constituer la collection de documents d’une entreprise ou d’une organisation, en accord avec une stratégie bien définie… mais c’est loin d’être monnaie courante dans toutes les entreprises.
Pourtant, l’objectif premier d’une telle collection est d’optimiser l’accès à l’information pour les entreprises. Les ressources sélectionnées sont classées selon des critères prédéfinis, tels que l’utilité (le document peut être utilisé ultérieurement) ou la valeur légale (la loi impose de conserver certains types de documents).
Au quotidien, les entreprises produisent et reçoivent un nombre important de ressources qui viennent enrichir ce fonds documentaire. La mise à jour et la gestion de ce dernier nécessitent une organisation rigoureuse : chaque nouveau document doit être sélectionné avec soin, classé et archivé de manière sécurisée. La mise à disposition d’un fonds documentaire complet et efficace représente un atout de taille pour les entreprises.
Pourquoi utiliser un fonds documentaire ?
Mettre en place un fonds documentaire répond à trois objectifs majeurs :
- Conserver les documents pour des raisons légales et réglementaires.
- Faciliter la recherche et l’accès aux ressources archivées en cas de besoin.
- Améliorer la circulation de l’information au sein des équipes.
Bien que la plupart des documents soient stockés pour des raisons légales, d’autres sont consultés de manière régulière par les collaborateurs. Certaines ressources sont quant à elles conservées à titre de preuve pour documenter l’historique de l’entreprise.
Dans tous les cas, l’utilisation d’un fonds documentaire est cruciale pour les entreprises car elle permet de maîtriser l’information.
Les collaborateurs ayant accès à une grande quantité d’informations pertinentes ainsi qu’à une collection documentaire centralisée, bénéficient d’un net avantage à plusieurs niveaux :
? En termes de productivité et d’efficacité : finie la perte de temps due à la recherche d’un document important. Les salariés gagnent en temps et en efficacité.
♟️ En termes de prise de décision : knowledge is power, plus les collaborateurs possèdent et maîtrisent une grande quantité d’informations pertinentes, plus il est facile de prendre des décisions éclairées.
?️ Sur le plan de la communication : la centralisation des ressources permet de fluidifier les échanges, que ce soit en interne ou avec les clients et partenaires de l’entreprise.
?️ En termes de sécurité et de confidentialité : la sécurité des ressources critiques et confidentielles est primordiale pour éviter les pertes et les fuites d’informations qui peuvent être coûteuses sur les plans financier, légal et stratégique.
Toutes les équipes ont besoin de conserver des traces écrites ou d’utiliser certaines ressources pour des raisons stratégiques. Il est donc primordial que les collaborateurs maîtrisent le fonds documentaire.
Avec l’avènement des technologies numériques et de la digitalisation, le volume des documents traités par les entreprises ne cesse d’augmenter, exigeant une capacité de gestion renforcée et sécurisée.
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Comment DiliTrust peut vous aider à gérer le fonds documentaire de votre entreprise ?
Une gestion optimale des documents de l’entreprise est essentielle notamment pour une gouvernance d’entreprise réussie.
Les outils numériques permettent d’aller au-delà de la simple gestion de l’archivage des ressources. DiliTrust est une suite de logiciel SaaS. Son module Fonds Documentaire offre une centralisation intelligente et sécurisée des documents et présente plusieurs avantages :
Les droits d’accès peuvent être définis de manière fine et personnalisée, tandis que les rapports statistiques permettent à l’administrateur du fonds documentaire de surveiller les actions effectuées par chaque utilisateur. La sécurité est un élément central pour DiliTrust.
Les données stockées dans l’outil ne sont pas partagées dans le Cloud, garantissant ainsi une sécurité et une confidentialité optimales pour les documents ultra-confidentiels.
Sans limite de stockage, le fonds documentaire DiliTrust peut contenir une quantité illimitée de ressources, classées en arborescence pour une gestion facilitée.
La structure et l’interface ergonomique de l’outil permettent de trouver facilement l’information souhaitée, ce qui permet d’économiser du temps et d’améliorer l’efficacité.
La politique de droits d’accès est entièrement personnalisable pour chaque projet, et les parties prenantes peuvent collaborer en temps réel sur les documents.
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