La réunionite aiguë perdure. Elle coûte cher et semble encore avoir de beaux jours devant elle. Comment l’éviter pour que votre entreprise renoue avec des réunions productives, efficaces et engageantes pour leurs participants ?
498 milliards d’euros : tel est le coût annuel de la réunionite aiguë. Plus précisément, il s’agit du montant global des ressources employées dans le cadre des deux heures passées en réunions inutiles. Annoncé pour la seule année 2019, ce chiffre faisait partie des conclusions du rapport commandé par une application de planification de réunions. Il fut réalisé auprès de plus de 6 500 professionnels dans quatre pays : le Royaume-Uni, l’Allemagne, la Suisse et les États-Unis.
En parallèle, ce rapport dévoilait la liste des plus mauvais élèves en matière de planification de réunions. Et ce, sur la base des 19 millions d’invitations à des réunions et des réponses reçues via l’application. La France y figure tout en bas. Ainsi, il faut en moyenne 10 heures 45 minutes à quelqu’un pour répondre à une invitation à une réunion. La réunionite aiguë : un mal durable même en 2020 ? Quels en sont les symptômes ? Les remèdes ? Comment éviter la rechute ?
Réunionite aiguë : les signaux qui doivent alerter
Le premier signal fort trahissant la réunionite aiguë au sein d’une organisation est la durée de chaque réunion. L’étude menée par l’IFOP en 2018 soulignait la réduction de cette durée de onze minutes en deux ans. En moyenne, 1h09 contre 1h20 en 2016, toutes entreprises confondues. Au même moment, elle révélait une augmentation du nombre de réunions, passant de 3 à 3,5 sur la même période. Soit 27 jours au total en 2018 passés en réunion par les cadres interrogés pour la réalisation de cette enquête.
Outils essentiels pour les entreprises dans le cadre de la définition et du développement de leur stratégie managériale, commerciale et de communication interne, les réunions font pourtant l’objet d’une désaffection de la part de nombreux collaborateurs. Au-delà de celles qui durent plus d’une heure alors qu’elles pourraient être plus efficaces en vingt minutes, leur organisation en amont est aussi pointée du doigt par 42% des cadres. Il en résulte un flou tenace quant aux objectifs de chacune d’entre elles. Ces réalités ne favorisent pas l’engagement des collaborateurs dont le désintérêt se traduit très souvent par un défaut d’écoute. Dès lors, il s’agit pour eux de faire acte de présence. Et de profiter des prises de parole successives pour consulter leurs e-mails en retard ou leurs réseaux sociaux.
Les remèdes disponibles
Si tant est qu’on veuille expliquer les causes de la réunionite aiguë et de ses symptômes, encore faudrait-il pouvoir interroger le modèle de l’entreprise. 78% : tel est le pourcentage de cadres qui considèrent que leur opinion n’est rarement voire jamais prise en compte par le management lors des décisions importantes. Par conséquent, l’approche consisterait à repositionner tout l’intérêt de chaque réunion. Non seulement par la définition précise d’un objectif (et un seul), d’un ordre du jour et d’un contenu pensé et hiérarchisé. Mais aussi par la préparation de supports interactifs et opérationnels. Et ce, pour accroître le taux des échanges ludiques et productifs. Enfin, par la pleine et entière prise en compte des éléments partagés par tous les participants.
48% : il s’agit de la part des cadres qui comprennent et/ou adhèrent rarement voire jamais aux décisions importantes prises par leur direction. En 2020, à l’heure de grands bouleversements économiques mondiaux et des transformations profondes qu’ils suggèrent au sein de chaque entreprise, la capacité de celle-ci à impliquer ses collaborateurs dans la concrétisation de ces changements pérennes passe par des réunions efficaces. En outre, l’idée est d’inviter les compétences dédiées en fonction de la typologie et de l’objectif de chacune d’entre elles. De plus, il s’agit de s’appuyer sur des solutions intuitives qui facilitent leur mise en œuvre.
Réunionite aiguë : éviter la rechute en renforçant l’efficacité de chaque réunion
Dès aujourd’hui, favorisez l’application des gestes barrières protégeant votre entreprise de la réunionite aiguë. Et notamment par l’utilisation du portail digital DiliTrust Digitalisation des instancescertifié ISO 27001. Avant chaque réunion, la solution vous permet d’envoyer vos convocations et vos données iCal de façon intuitive. Chaque invité choisit son mode de participation. Il reçoit également l’ordre du jour pour consultation et validation. Les supports documentaires préparés en vue de la réunion sont stockés en toute sécurité et font l’objet de notifications à chaque nouvelle mise à disposition.
Pendant la réunion, chaque participant signe de manière digitale la feuille de présence. La consultation online et offline des documents, tout comme leur présentation, mais aussi les sondages et les votes, peuvent être effectués en présentiel ou à distance en visioconférence. La prise de note et la rédaction du PV en séance sont simplifiées. Après la réunion, envoyez celui-ci au format PDF pour validation de tous les participants. Valorisez les interventions, les idées et les questions de chacun d’entre eux par la mise en place d’une auto-évaluation de chaque réunion des comités de l’entreprise. Enfin, conservez l’ensemble des documents en ligne pour toute consultation ultérieure.
