Alors que les services juridiques sont confrontés aux défis de la transformation digitale, ils ont besoin de solutions robustes pour les aider à renforcer leur efficacité tout en garantissant la protection des données hautement sensibles qu’ils traitent et la conformité à des réglementations en constante évolution. C’est là que les solutions de Gestion Juridique d’Entreprise (ELM) entrent en jeu.
Qu’est-ce-qu’une solution de Gestion Juridique d’Entreprise (ELM) ?
La Gestion Juridique d’Entreprise ou ELM englobe la stratégie et les processus d’un service juridique d’entreprise, y compris la gestion des documents Corporate, la facturation et l’automatisation des workflows des dépenses juridiques, ainsi que le reporting et l’analyse.
La Gestion Juridique d’Entreprise a longtemps été gérée avec des méthodes traditionnelles et peu technologiques, mais dans un environnement en constante évolution, de risques accrus de conformité réglementaire et de budgets plus réduits, la transformation digitale est devenue une nécessité.
Avec les processus et méthodes traditionnels, les équipes juridiques sont souvent confrontées à des processus inefficaces, à une documentation dispersée et à un manque de communication, ce qui peut mener à :
- Des dépenses excessives
- Une mauvaise communication, un risque d’erreurs
- Une mauvaise affectation des ressources
- Le non-respect des délais de conformité et contractuels
Cela a un impact significatif sur les performances et les résultats du département juridique.
Les solutions de Gestion Juridique d’Entreprise aident à résoudre ces problèmes. Elles sont conçues pour rationaliser les opérations des équipes juridiques internes, en les aidant à centraliser toutes les opérations et les données juridiques en un seul endroit, en améliorant la collaboration, l’efficacité et en stimulant la productivité globale et les processus de prise de décision.
Les avantages d’une solution ELM
Pour optimiser les performances d’un service juridique, la solution ELM doit couvrir les principaux aspects du droit des sociétés et inclure des fonctionnalités essentielles telles que :
1. Gestion des affaires juridiques (Matter Management)
La gestion des affaires juridiques fait référence aux activités impliquées dans la gestion de tous les aspects de la pratique juridique de l’entreprise. Le logiciel ELM facilite cette gestion en fournissant un référentiel central sécurisé pour tous les documents et données juridiques, permettant aux équipes juridiques de suivre leurs affaires et de collaborer facilement avec les parties prenantes impliquées. L’automatisation des workflows et les rappels automatiques permettent d’optimiser les processus tout en augmentant le contrôle sur les dépenses liées aux affaires.
2. Facturation électronique et gestion des dépenses
Dans un contexte de restrictions budgétaires et de responsabilisation renforcée, les services juridiques ont besoin d’un contrôle étendu de la facturation et des dépenses juridiques. C’est là que la facturation électronique et la gestion des dépenses entrent en jeu. Les fonctions de facturation électronique permettent de vérifier la conformité des factures avec les directives de facturation et de valider les taux horaires et les conventions d’honoraires alternatives. Un ELM robuste permettra également aux services juridiques de mieux gérer les cabinets d’avocats et les fournisseurs, d’identifier, de suivre et de prévoir les coûts. Les capacités d’automatisation des budgets et des régularisations des fournisseurs simplifient le suivi et la prévision des coûts. Une solution efficace permet également d’automatiser le flux de travail, de réduire les tâches répétitives et d’accroître la productivité et la précision.
3. Mises en suspens juridiques (Legal Hold)
Avec un logiciel ELM, les mises en suspens juridiques deviennent plus faciles à gérer. Une solution efficace offre un référentiel central pour les avis de conservation, les rappels et les décharges, ce qui permet au service juridique de contrôler et de suivre le flux de communication entre le service juridique, les dépositaires des données et le personnel informatique chargé de la collecte des données. La gestion des mises en suspens juridiques peut être facilitée par des fonctionnalités robustes telles que les notifications automatisées, le suivi, l’accusé de réception du dépositaire et la validation des mises en suspens/dépositaires. En outre, l’intégration avec d’autres applications facilite la mise à jour des données des dépositaires et même la conservation automatique des données.
4. Reporting et analyses
Les services juridiques traitent un volume de données en hausse constante. Les données sont une ressource extrêmement précieuse, mais seulement si le service juridique peut les transformer en insights pertinents. Pour ce faire, il doit disposer d’un outil ELM doté de capacités d’analyse et de reporting complètes. Non seulement les données deviennent un outil efficace pour la prise de décision, mais des analyses et des rapports faciles à lire facilitent également la collaboration entre les juristes d’entreprise et les différentes équipes et parties prenantes internes et externes impliquées dans les affaires juridiques.
5. Gestion des contrats (Contract Lifecycle Management)
Une solution ELM ne serait pas complète sans la gestion du cycle de vie des contrats. La gestion des contrats représente une part importante de la charge de travail des services juridiques et peut devenir insurmontable lorsqu’elle est effectuée manuellement. Une solution CLM vous donne une vue à 360° du cycle de vie des contrats et offre des fonctions complètes, notamment l’automatisation des workflows, une collaboration aisée, le contrôle des documents, l’exécution sécurisée des contrats et des fonctions intégrées de signature électronique. Un outil CLM simplifie les étapes complexes de vos contrats, réduisant la charge de travail tout en augmentant la précision.
Qu’en est-il de la sécurité des données et de la conformité ?
Le service juridique traite des données très sensibles, et il est de son rôle de protéger l’organisation contre les risques liés à la sécurité des données. C’est l’une des raisons pour lesquelles les juristes d’entreprise ont peut-être été plus réticents que d’autres à adopter la transformation digitale. Mais la gestion juridique digitale et la sécurité des données ne s’excluent pas nécessairement l’une ou l’autre. Il existe des solutions qui offrent des normes de sécurité très élevées. De plus, une solution digitale atténue le risque d’erreur humaine, augmente la précision, permet des rappels de délais, et améliore certains aspects de la protection des données.
Optimisez vos opérations juridiques !
Il est temps de s’engager dans la transformation digitale et d’optimiser vos opérations juridiques. Les solutions logicielles de gestion juridique d’entreprise permettent de gagner en efficacité, de réduire les coûts tout en offrant un haut niveau de sécurité des données. Si vous êtes prêt à vous lancer, veillez à choisir une solution complète qui s’adapte à vos besoins même s’ils évoluent, et qui offre la protection des données dont vos données ont besoin.
La question n’est plus de savoir s’il faut choisir une solution ELM, mais laquelle. Le bon logiciel vous aidera à maximiser votre succès et à atteindre vos objectifs.
NOUVEAUTÉ : DiliTrust étend son offre commerciale et locale suite à l’acquisition de la solution ELM doeLEGAL. Pour en savoir plus, lisez notre communiqué de presse.
