Dans un contexte réglementaire en constante évolution, la conformité devient un enjeu majeur. Les entreprises doivent s’assurer que leurs stratégies de conformité sont à jour et peuvent être adaptées rapidement pour faire face aux risques liés à la conformité et à un volume croissant de données à prendre en compte.

Nous avons identifié neuf signes que vos process de contrôle de conformité méritent un ajustement, ainsi que quelques conseils pour prendre les devants.

1. Vos méthodes de travail sont plutôt traditionnelles  

Il est temps de changer si vos procédures de conformité demandent encore beaucoup de travail manuel. Ces methodes peuvent vous ralentir, vous faire commettre des erreurs et augmenter le risque de non-conformité. Gérer des volumes de données plus importants devient plus difficile ; la préparation d’audits et de fusions prend plus de temps. La solution est l’automatisation. Elle est essentielle pour atteindre un plus haut niveau de conformité.

2. Les problèmes de conformité sont fréquents

Êtes-vous régulièrement confronté à des documents incomplets, à des délais non respectés et à des enregistrements erronés ? Ce n’est pas de la malchance. Ces problèmes sont souvent le signe de difficultés plus importantes qui requièrent une attention particulière. Pour les résoudre, il faut une stratégie solide de conformité qui permet l’identification et l’élimination des causes sous-jacentes. Elle doit être accompagnée d’outils automatisés pour éviter que ces problèmes ne se reproduisent.

3. Vous avez du mal à vous conformer aux nouvelles réglementations

Si votre entreprise a du mal à s’adapter aux nouvelles réglementations, c’est peut-être parce que vous ne disposez pas de la flexibilité et des capacités technologiques nécessaires pour implémenter les nouvelles normes de conformité. Pour une mise en conformité efficace et flexible par rapport aux textes tels que la loi sur l’intelligence artificielle et la directive européenne sur les rapports de durabilité des entreprises (CSRD), il est essentiel d’utiliser des systèmes agiles et des flux de travail configurables.

4. Vous n’avez pas accès aux données en temps réel

Votre politique de conformité est réactive plutôt que proactive en l’absence de données disponibles en temps réel. Cela peut entraver l’évolutivité, l’adaptabilité et la prise de décisions stratégiques. Le maintien de la conformité au sein d’entreprises en expansion et la mise à disposition rapide d’audits et de documents relatifs aux fusions-acquisitions nécessitent des capacités de reporting en temps réel.

5. Vos données de conformité sont dispersées

Vos données relatives à la conformité sont-elles réparties entre plusieurs systèmes ? Il peut en résulter des temps de traitement plus longs, des vulnérabilités accrues, une duplication des données et un manque d’efficacité. La solution ? Des flux de travail automatisés, rationalisés et centralisés. Ils sont essentiels pour une meilleure sécurité des données, une charge de travail réduite et le respect des délais. Ils permettent ainsi d’assurer une gestion efficacement la conformité.

6. Vous ne vous adaptez pas aux avancées technologiques  

Certaines entreprises sont réticentes à utiliser les innovations technologiques dans leurs procédures de conformité. Cela peut rendre plus difficile la mise en place d’un système agile et efficace. Cette réticence peut être due à des inquiétudes concernant les coûts, à une peur du changement ou à un manque de compréhension des technologies. Cependant, ne pas adopter des technologies innovantes peut entraver le développement. Vos processus sont moins évolutifs et vous ne profitez pas des avantages que l’automatisation apporte à la conformité.

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7. Vos campagnes de formation et de sensibilisation sont mal adaptées

Des campagnes de formation et de sensibilisation aux procédures de conformité sont indispensable. Mal calibrées, elles peuvent cependant entraîner des erreurs de communication entre les membres du personnel, ce qui accroît le risque de non-conformité. Il est essentiel de créer une « culture de conformité » et de mettre en place des programmes de formation complets pour que tous vos collaborateurs soient informés.

8. Vous ne tirez pas le meilleur parti de l’analyse des données

En l’absence de solides capacités d’analyse, il est difficile d’extraire des données relatives à la conformité de vrais renseignements utiles. Cela peut nuire à une gestion proactive des risques et à une prise de décision éclairée. La mise en place d’outils et de méthodes d’analyse améliorera votre capacité à repérer les irrégularités, à suivre les performances en matière de conformité et à allouer les ressources de manière optimale pour obtenir les meilleurs résultats.

9. Vos structures de gouvernance présentent des lacunes

Une gestion efficace de la conformité peut se heurter à des obstacles majeurs si vos structures de gouvernance sont dispersées, avec des prises de décision décentralisées, des départements silotés et des objectifs non alignés. Il faut promouvoir des processus de conformité cohérents valables pour toute l’entreprise. Cela nécessite des structures de gouvernance rationnalisées et la collaboration entre départements, avec ds responsibilités de chacun clairement définies.

Quelles sont les prochaines étapes? 

Une approche stratégique et des solutions technologiques fiables sont indispensables pour faire face à la complexité des processus de conformité dans le contexte hautement concurrentiel d’aujourd’hui.

Une refonte en profondeur des méthodes de conformité s’impose dès lors que les entreprises sont confrontées à des problèmes tels que la fragmentation des structures de gouvernance, la dépendance à l’égard des processus manuels et la difficulté à s’adapter à l’évolution des directives et réglementations.

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