La gestion du cycle de vie des contrats (CLM – Contract Lifecycle Management)est l’entièreté du cycle de vie d’un contrat du début à la fin. La quantité de contrats à travers laquelle le service juridique d’une entreprise doit passer est élevée. Par conséquent, avoir un système fiable est primordial. Maintenir la conformité nécessaire est tout aussi important que d’avoir les bons outils pour aider à gérer vos contrats.
1. Pourquoi est-ce important de vous assurer que votre entreprise demeure conforme?
La conformité des contrats comporte plusieurs étapes qui aident votre entreprise à rationaliser certains processus et à améliorer l’efficacité du service juridique. Ceci aide à identifier les secteurs clés qui doivent être normalisés et les contrats qui peuvent être mis en gabarits ainsi qu’à rationaliser le flux de travail de la gestion des contrats.
De plus, ceci aide aussi à s’assurer que l’entreprise atteint ses objectifs et que tous les contrats avec les fournisseurs et les clients sont conformes. Ceci aide votre entreprise à rester sur la bonne voie et à libérer du temps pour toutes autres tâches stratégiques.
2. Quels sont les avantages à avoir un programme de conformité des contrats en place?
Maintenir la conformité des contrats par l’intermédiaire d’un programme de conformité est fortement recommandé pour toute entreprise. Ceci aide à réduire les tâches répétitives et à libérer du temps pour plus d’opérations stratégiques. Plus important encore, ceci aide à identifier et à atténuer toutes complications juridiques ou financières qui pourraient advenir en cas de non-conformité. Finalement, ceci aide à bâtir la confiance et la transparence entre toutes les parties impliquées en plus d’offrir une excellente assurance de qualité.
3. Qui devez-vous impliquer?
La conformité des contrats implique autant les parties prenantes internes que celles externes. À l’interne, tous ceux qui sont responsables du processus d’approbation de contrats sont impliqués, avec le service juridique et tous autres membres de l’équipe qui doivent communiquer avec les fournisseurs et les clients. À l’externe, les parties impliquées sont les fournisseurs et les clients et leurs équipes juridiques, le cas échéant. Pour tout nouveau contrat, il est recommandé d’avoir une réunion de conformité du contrat durant laquelle le processus de conformité sera expliqué et où tous les risques possibles seront rapportés par les parties impliquées. Ceci fait partie des meilleures pratiques recommandées pour éviter toutes répercussions financières ou juridiques possibles.
4. Quelles sont les premières étapes à suivre?
Même si l’implantation d’un programme de conformité peut sembler ardue, suivre ces étapes vous aidera à partir du bon pied :
- Créer un modèle pour vos contrats : Identifiez les types de contrats que votre entreprise crée régulièrement et faites-en un modèle. Ceci n’aide pas uniquement à vous garder conforme, mais aussi à gagner du temps sur la préparation de nouveaux contrats. Il est aussi recommandé de garder ces modèles dans un fichier normalisé et mis à jour pour que tous les membres de l’équipe puissent y accéder facilement. Créer des modèles normalisés aide à garder toute l’information uniforme et conforme, tout en économisant du temps que les membres de votre équipe pourront utiliser pour se concentrer sur des opérations plus stratégiques.
- Avoir un flux de travail normalisé pour les approbations : Le processus d’approbation des contrats peut prendre du temps et beaucoup de va-et-vient. Par conséquent, créer un flux de travail normalisé avec des échéances prédéterminées peut aider à garder le processus rationalisé. Assurez-vous que toutes les parties impliquées dans le processus d’approbation reçoivent le contrat avec les échéances. Les envoyer par voie électronique en format numérique aide à sauver du temps et à accélérer le processus d’approbation.
- Vérifier l’exécution et la conformité des contrats : Une fois qu’un contrat est signé et mis en branle, suivez et révisez son exécution avec toutes les parties impliquées. Allez chercher régulièrement les rétroactions de vos clients, vos fournisseurs et les membres de vos équipes pour aider à identifier ce qui ne fonctionne pas et ce qui peut être amélioré. De plus, la vérification de la conformité des contrats aide à s’assurer que les échéanciers sont respectés et à améliorer le contrôle de qualité.
- Avoir un programme de conformité dans votre entreprise : Parlez de l’importance de la conformité avec les parties prenantes internes et externes. En tant qu’entreprise, accueillez des programmes ou des séances de conformité en identifiant et en invitant des personnes ayant des connaissances sur le sujet pour en parler aux employés, aux clients et aux fournisseurs. Ces séances peuvent aider à souligner les risques liés à la non-conformité et permettent de partager les meilleures pratiques de la conformité des contrats.
En résumé, la conformité des contrats repose entre les mains de la gestion des contrats. En tant qu’entreprise, il est important de communiquer l’importance de la conformité des contrats avec les parties prenantes internes et externes.
Assurez-vous de suivre les meilleures pratiques telles que les modèles de contrat, les flux de travail d’approbation et les révisions constantes de la conformité des contrats de votre entreprise. Implantez ces étapes avec un programme de conformité dans l’entreprise peut aider à maintenir la conformité nécessaire avec le CLM.
Le CLM que vous avez choisi devrait être en mesure de vous fournir une liste complète de tous les sous-traitants avec lesquels il travaille.
✅ Bon à savoir : Pour obtenir la certification ISO/IEC 27001:2013, les sous-traitants d’une entreprise sont également audités au niveau de la sécurité.
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