Préparer un livre de bord pour les réunions du conseil d’administration peut être une tâche pour les secrétaires d’entreprise et les administrateurs. Pire encore, le conseil qui n’est pas encore passé au numérique doit faire des tonnes de photocopies, et si un changement doit être fait, il doit être fait dans la copie du livre de chaque administrateur. Tout cela peut être évité en adoptant un portail de conseil pour augmenter l’efficacité de votre conseil.
Ceci est important pour les conseils d’administration des entreprises et des organismes sans but lucratif – les conseils d’administration ont généralement beaucoup de terrain à couvrir à chaque réunion, ce qui nécessite des documents de base, tandis que les ressources des conseils d’administration d’organismes sans but lucratif sont limitées.
Voici quatre façons dont vous pouvez être plus efficace en adoptant simplement un portail du conseil :
1. Gagner du temps
Le temps gagné est l’efficacité réalisée. Un portail du conseil fait gagner du temps en supprimant certaines des nombreuses heures du temps nécessaire pour organiser une réunion du conseil par les cadres supérieurs et les secrétaires d’entreprise. Cela fait gagner du temps aux administrateurs eux-mêmes en gardant toutes les communications hors e-mail et via le portail, évitant ainsi d’avoir à rechercher des e-mails et des notes.
Nurit Richulsky est la vice-présidente de la Fédération UJA du Grand Toronto, une organisation caritative à but non lucratif qui collecte régulièrement des fonds pour des causes juives nationales et internationales.
« Nos dirigeants bénévoles sont des gens extrêmement occupés », dit Nurit. « Ces personnes sont habituées et s’attendent à un niveau très élevé en matière de communication. Il est important pour nous de disposer des outils dont nous avons besoin pour faire le travail afin que nous puissions rester concentrés sur notre mission principale, à savoir notre action caritative. »
Le module Portail du conseil d’administration de la suite DiliTrust Governance, est la solution de portail de conseil de la Fédération UJA du Grand Toronto, qui leur a permis de maintenir leurs normes élevées pour les membres de leur conseil. Les professionnels occupés n’ont pas le temps de gérer des communications aléatoires – ils ont besoin que tout soit mis devant eux quand ils en ont besoin, et toute erreur leur fait perdre un temps précieux.
2. Toujours disposer de la version la plus récente des fichiers
Les secrétaires d’entreprise doivent généralement effectuer un certain nombre de mises à jour du livre avant la réunion, laissant les administrateurs chercher le courriel contenant la bonne version du livre – espérons que c’est le plus récent, mais on ne sait jamais. Ces mises à jour contiennent généralement des données financières importantes, et un membre du conseil qui regarde les mauvais chiffres peut faire dérailler rapidement une réunion. Avec un portail du conseil d’administration, la version la plus récente du dossier sera toujours celle à laquelle les administrateurs auront accès, éliminant l’incertitude et permettant aux administrateurs de se concentrer sur les choses importantes.
3. Recueillir des données sur les réunions du conseil
Consultez les votes passés, la participation et bien plus encore avec un portail du conseil d’administration. Vous pouvez définir vos propres indicateurs de performance clés pour évaluer vos administrateurs, ce qui permet de mieux mesurer l’efficacité de votre conseil d’administration grâce à une archive de données sur chaque réunion.
4. Accroître la confiance et la sécurité lors des réunions virtuelles du conseil
De nombreux conseils ont commencé à tenir leurs premières réunions virtuelles du conseil pendant la pandémie. Certains ne veulent jamais revenir à l’ancienne façon de faire des affaires – les administrateurs considèrent les réunions virtuelles du conseil d’administration comme une utilisation beaucoup plus efficace de leur temps, selon un article publié en juillet dans le Harvard Business Review[1]. Il y a plusieurs raisons pour cela, de la possibilité de remplacer le temps de déplacement par la préparation de la réunion, à la possibilité d’utiliser les ateliers pour traiter des problèmes spécifiques.
Cependant, il existe toujours un élément de malaise avec la sécurité de la transmission numérique des informations. Les solutions telles que le module Numérisation des instances de la suite Dilitrust Governance, sont bien plus sécurisées que les e-mails et les services de partage de fichiers conventionnels.
Toutes les communications du conseil d’administration se produisent dans la solution, ce qui élimine le courrier électronique, et tous les fichiers dont le conseil a besoin, sont également stockés et accessibles depuis le portail du conseil.
Une prise de décision plus rapide se produit lorsque votre conseil d’administration dispose de données à jour. Le portail du conseil sécurisé[2] augmentera l’efficacité de vos réunions de conseil d’administration et permettra aux administrateurs d’accéder en toute transparence aux données dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées, effectuer des évaluations du conseil d’administration, etc. Contactez-nous dès aujourd’hui pour une démonstration.
1. The Upside of Virtual Board Meetings, Keith Ferrazzi and Sarah Zapp. Harvard Business Review, July 2020.
2. DiliTrust Governance Secure Board Portal
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