Nella loro attività quotidiana, le imprese si trovano ad affrontare un’ampia gamma di rischi legali. Si parla di rischio legale per indicare qualsiasi incertezza che potrebbe portare a conseguenze negative come cause legali, multe e sanzioni.
In questo articolo, esploriamo i principali rischi legali incontrati dalle aziende e scopriremo 5 suggerimenti per migliorarne la gestione.
Diversi tipi di rischi legali
Rischi legati allo status legale
La scelta dello status legale di un’azienda avviene durante la sua creazione e implica una struttura di governance. A seconda dello status scelto, la gestione fiscale, operativa, manageriale e persino documentale della struttura sarà diversa. Durante la vita dell’azienda, il reparto legale deve garantire un adeguato rispetto delle pratiche relative al suo status, specialmente per prevenire frodi.
Rischi legati agli asset
Tutti gli asset aziendali presentano rischi legali propri. Gli asset includono il capitale umano e la proprietà intellettuale, raggruppati come asset immateriali, così come edifici ed attrezzature considerati asset tangibili.
Rischi relativi ai contratti
Le imprese gestiscono spesso un’enorme quantità di contratti, che rappresentano non solo un rischio legale ma anche finanziario significativo. Questi rischi possono riguardare la conformità delle clausole e disposizioni, il rispetto degli obblighi contrattuali o il rispetto delle scadenze. Da qui l’importanza di una gestione contrattuale ben curata, senza errori o dimenticanze.
Rischi associati ai contenziosi
Un contenzioso è una controversia tra due o più parti che potrebbe portare alla presentazione di un reclamo. I contenziosi più comuni che le imprese affrontano riguardano la responsabilità legata ai prodotti, errori professionali o incidenti. Questi conflitti consumano tempo, generano rischi finanziari significativi e danneggiano spesso la reputazione dell’azienda. Il reparto legale deve intervenire nei contenziosi stessi e in modo preventivo, definendo i rischi e pianificando accordi di trasferimento dei rischi.
Rischi regolamentari
Tutte le imprese sono soggette a un insieme di norme, regolamenti o anche testi politici, tipicamente specifici per il loro settore. Questi regolamenti sono emessi da istituzioni pubbliche o amministrazioni e subiscono frequenti modifiche, richiedendo un monitoraggio attento e la previsione da parte dei reparti legali. La mancata conformità ai regolamenti pertinenti può causare varie controversie e sanzioni, come multe o restrizioni operative.
Cos’è la mappatura del rischio legale?
Date le numerose e variegate tipologie di rischi legali, una vigilanza continua da parte dei reparti legali è essenziale. Per facilitare la gestione di questi rischi, è cruciale implementare strumenti e metodi efficaci, a cominciare da una mappatura completa.
La mappatura del rischio legale è una metodologia che coinvolge l’identificazione, la priorizzazione e la valutazione dei rischi legali a cui la azienda è esposta. Il suo obiettivo principale è avere una panoramica di questi diversi rischi per prevederli meglio. La priorizzazione è fondamentale, consentendo la prioritizzazione delle azioni da parte del reparto legale e di altri dipartimenti coinvolti. Questa mappatura, uno strumento strategico, beneficia della comunicazione a tutti i dipartimenti aziendali. Sebbene il reparto legale supervisioni la gestione dei rischi legali, è attuata da tutti i dipendenti nelle loro pratiche quotidiane (vendite, acquisti, finanza, contabilità, risorse umane, ecc.).
La mappatura è sviluppata assegnando a ciascun rischio legale un punteggio corrispondente al suo impatto potenziale. Questo punteggio, spesso numerico, può essere calcolato o assegnato basandosi su diversi criteri: rischio legale, rischio di reputazione e possibili perdite finanziarie. L’obiettivo è produrre uno o più documenti condivisi, leggibili, adattabili e accessibili a tutti i dipendenti interessati.
5 modi per gestire i suoi rischi legali con la suite DiliTrust Governance
La suite DiliTrust Governance include una serie di strumenti per i servizi legali. Questi moduli complementari coprono tutti i rischi legali della azienda per una gestione ottimizzata e rinforzata.
1. Status Legale
Per gestire gli obblighi legati alla struttura di governance della azienda, DiliTrust si basa principalmente su Smart CDA, il suo modulo di istanze digitalizzate, e sul suo modulo Gestione Conteziosi. Attraverso spazi collaborativi sicuri e digitali, questi moduli consentono la centralizzazione dei dati sensibili e offrono una visione generale delle attività degli organi di governance, anche con più filiali. Questo comporta vantaggi in termini di tempo, produttività, sicurezza e conformità.
2. Asset
Per mantenere una visione d’insieme dei rischi legati agli asset della azienda, DiliTrust offre un modulo di gestione contrattuale automatizzata. Questo modulo centralizza tutti i contratti in un unico database, semplificando la gestione quotidiana da qualsiasi luogo. Con un sistema di avvisi, non si perderanno scadenze, rinnovi automatici o modifiche, riducendo significativamente i rischi.
3. Contratti
Il modulo Gestione Contratti di DiliTrust è specificamente progettato per ridurre i rischi associati ai contratti. Infatti, la gestione automatizzata è essenziale al di sopra di un certo volume, per evitare costose imprecisioni relative a date, clausole e altri elementi chiave come la compliance a normative nazionali/internazionali. Archiviati in un database completamente sicuro, i contratti sono gestiti rigorosamente durante tutto il loro ciclo di vita: redazione, convalida, firma e follow-up.
4. Contenziosi
Con il modulo Gestione Contenziosi, tutti i contenziosi sono centralizzati in un unico spazio, con un’interfaccia intuitiva. Questo modulo struttura e semplifica la gestione delle controversie, il che rappresenta un reale vantaggio in termini di immagine nei confronti degli stakeholder. Il software tiene conto anche dell’aspetto finanziario, consentendo di anticiparne l’impatto e ridurre i rischi.
5. Regolamenti
La compliance normativa di un’azienda dipende essenzialmente dalla conformità dei suoi contratti, che devono essere aggiornati ogni volta che vengono modificate le norme e le leggi in vigore. Il modulo Gestione Contratti facilita questo aspetto, grazie a una ricerca intelligente delle informazioni che consente di aggiornare rapidamente tutti i contratti pertinenti.
Inoltre, tutti i software della suite DiliTrust sono conformi alle leggi e ai regolamenti sulla protezione dei dati, in particolare al GDPR. DiliTrust è anche certificato ISO 27001 e ISO 27701, a garanzia dell’integrità dei dati personali di clienti e aziende.
Conclusione
La gestione dei rischi legali di un’azienda comporta molte e diverse azioni relative a contratti, controversie, beni e organi di governo. Per una gestione ottimale, le aziende possono dotarsi di strumenti intelligenti e sicuri come la suite DiliTrust, che copre tutti gli aspetti della riduzione del rischio legale.
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