Tutte le aziende devono gestire un certo volume di contratti. Quando questo volume diventa importante (ossia a partire da circa 40 contratti al mese), la gestione manuale risulta problematica e rischia di far perdere molto tempo e denaro.
Sempre più aziende scelgono pertanto di automatizzare la gestione dei propri contratti, dotandosi di un software di Contract Management. Quali sono dunque i vantaggi di questi strumenti e cosa ci si può aspettare?
#1 – Notevole risparmio di tempo
Gestire manualmente volumi elevati di contratti è dispendioso in termini di tempo. Questo è senz’altro il primo motivo per cui le aziende desiderano automatizzare tale operazione. Secondo la società di consulenza Day One, il 62% degli uffici legali stima che il proprio carico di lavoro è destinato ad aumentare nei prossimi anni.
La gestione dei contratti richiede molto tempo perché il loro ciclo di vita non si conclude con la stipula. Bisogna infatti tenere anche conto del monitoraggio dell’esecuzione e delle date di scadenza, di eventuali modifiche e dei taciti rinnovi.
Quando questi aspetti vengono gestiti manualmente, il rischio di errore è elevato e può costare caro all’azienda; i collaboratori dedicano pertanto molto tempo alla lettura, alla classificazione e alla verifica delle informazioni contenute nei contratti. Senza contare il lavoro che precede la stipula, che implica scambi spesso lunghi e laboriosi per l’approvazione del documento.
Grazie alle tecnologie di Contract Management, queste mansioni vengono in gran parte automatizzate. Alcuni software di gestione dei contratti sono infatti dotati di sistemi di intelligenza artificiale che scansionano il testo dei contratti per estrarre le clausole e le informazioni essenziali (controparti, date, ecc.). In questo modo si risparmia tempo nella stesura e nell’approvazione, grazie alla configurazione di modelli di contratti e workflow di convalida. Inoltre, stando al medesimo studio, il Contract Management velocizza le negoziazioni del 50%.
#2 – Centralizzare i contratti e semplificare le mansioni quotidiane
I contratti sono documenti legali che passano nelle mani di svariati soggetti; giuristi, ma anche ufficio commerciale, ufficio acquisti, amministrazione o risorse umane, senza dimenticare le figure esterne all’azienda (clienti, fornitori, ecc.). Ne conseguono scambi di e-mail spesso lunghi e complessi, che fanno perdere tempo e favoriscono dimenticanze ed errori, che poche aziende possono permettersi.
Con i software di Contract Management, tutti i contratti sono centralizzati e accessibili da una libreria, ossia una sorta di biblioteca, dei contratti stessi, che semplifica notevolmente le comunicazioni in un’epoca in cui si sta diffondendo lo smart working.
Questo strumento permette anche di agevolare le mansioni quotidiane riguardanti i contratti, ossia:
- La ricerca di informazioni, che viene facilitata grazie a un motore di ricerca intelligente
- I processi di approvazione, che vengono automatizzati attraverso un workflow personalizzabile
- La stesura dei contratti, grazie a un repertorio di clausole e dei modelli
- La gestione delle scadenze, grazie a un sistema di promemoria delle date importanti
Il risparmio di tempo si traduce pertanto in maggiore efficienza e produttività: il Contract Management automatizzato consente alle aziende di stipulare più contratti con una certa rapidità.
#3 – Rafforzare la sicurezza e la conformità dei contratti
L’archiviazione di tutti i contratti in un’unica libreria online protetta è una grande risorsa per la sicurezza dei documenti, che mette la parola fine alle perdite accidentali e alle fughe di informazioni.
Anche se si potrebbe pensare che lo smarrimento di un contratto sia un evento raro, lo studio evidenzia che le aziende non sanno dove si trovi il 10% dei loro contratti. Questa incertezza viene dissipata grazie alla centralizzazione dei contratti, che migliora la gestione dei dati.
Il rilevamento intelligente delle clausole e dei dati essenziali del contratto consente anche di rendere più affidabili stesura e monitoraggio. Il rischio di errore e di non conformità si riduce notevolmente, o addirittura si annulla, rispetto alla gestione manuale.
Il modulo Contratti di DiliTrust, una soluzione completa per semplificare tutti gli aspetti della gestione dei contratti
Il modulo Contratti di DiliTrust è una soluzione SaaS di gestione dei contratti, che si integra facilmente in tutti gli strumenti esistenti (word processor, piattaforme CRM, firma elettronica). Il software archivia i contratti in un unico database per agevolare la collaborazione e il lavoro da remoto.
Le sue funzionalità sono numerose e semplificano la gestione dei contratti durante tutto il loro ciclo di vita:
- Repertorio di clausole e modelli di contratti
- Firma elettronica
- Workflow di approvazione
- Cronologia delle modifiche del contratto
- Sistema di promemoria automatici alle scadenze
- Dashboard statistiche
- Archiviazione completamente sicura
Dalla creazione alla stipula del contratto, rimane traccia di tutte le modifiche apportate. L’approvazione è protetta grazie a un workflow configurabile e la firma elettronica consente di risparmiare tempo prezioso. I promemoria automatici aiutano a evitare perdite legate ai taciti rinnovi e a segnalare clausole vessatorie.
Tutte queste funzionalità semplificano enormemente la vita quotidiana dei giuristi, degli operatori commerciali e di tutti i collaboratori che si occupano dei contratti, con notevoli risparmi in termini di tempo, energie e denaro.
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