A partire da un certo volume di contratti, è difficile per le aziende assicurare una gestione e un controllo efficaci di questi ultimi. Per questo esistono soluzioni di gestione dei contratti, ovvero strumenti digitali che semplificano e ottimizzano la gestione dei contratti durante tutto il loro ciclo di vita.
Questi strumenti comprendono quelli che vengono chiamati flussi di lavoro di convalida, cioè i circuiti che centralizzano il processo di convalida dei contratti. Questi processi digitali permettono a tutti i validatori di consultare e modificare il documento, prima di arrivare alla fase finale di validazione. Ma questi circuiti non sono solo numerici; le imprese possono parametrarli in funzione delle particolarità del contratto o dei processi interni. In questo articolo si parla di tutto ciò che riguarda i loro aspetti.
Perché scegliere l’approvazione digitale per i vostri contratti?
Contratti a distanza
Dopo la crisi sanitaria, gli scambi a distanza non hanno smesso di aumentare. Oggi è fondamentale per le imprese proporre strumenti che consentano di valutare e firmare i contratti a distanza in tutta sicurezza.
L’approvazione digitale risponde in modo preciso a questa esigenza; in effetti, consente a interlocutori geograficamente distanti di valutare uno stesso documento e di apportare modifiche se necessario. Centralizzata su una piattaforma unica, la validazione può essere effettuata in modo fluido e senza problemi di organizzazione.
Scambi fluidi
In effetti, l’altro vantaggio notevole dei workflow di approvazione è la fluidificazione degli scambi. In una gestione manuale, la fase di convalida di un contratto implica scambi spesso lunghi e complessi: riunioni interminabili tra le parti, relazioni via e-mail, versioni multiple del contratto che possono perdersi o confondersi… L’e-mail come unico mezzo di comunicazione mostra rapidamente i suoi limiti!
Rispetto alle e-mail, i flussi di lavoro di convalida hanno il vantaggio di offrire uno schema che semplifica gli scambi. All’interno di un circuito di approvazione, le parti non devono più correre una dopo l’altra per assemblare le convalide; l’apparecchio si occupa di tutto! La comunicazione è quindi facilitata tra il servizio giuridico, gli operatori e i validatori esterni all’azienda (clienti o fornitori).
Un guadagno di tempo notevole
Tutti i ritorni legati alla convalida del contratto, senza parlare delle numerose modifiche apportate al documento, sono problemi cronici. I servizi giuridici sono spesso difficili da gestire!
Inoltre, la maggior parte delle fasi del processo di convalida sono le stesse da un contratto all’altro e possono essere automatizzate per risparmiare tempo; è proprio questo che permettono i flussi di lavoro di convalida, che uniformano allo stesso tempo le diverse convalide e il trattamento del documento.
Semplici da prendere in considerazione, questi strumenti consentono ai servizi giuridici e agli altri validatori di guadagnare un tempo non vincolante da dedicare alle attività a forte valore aggiunto.
Una conoscenza approfondita del processo di validazione
Le interminabili catene di email, pongono anche un problema di affidabilità e di tracciabilità. Tutti i collaboratori sanno quanto sia difficile trovare un’informazione precisa in questi scambi multipli!
Con l’approvazione digitale, c’è un altro problema da risolvere. In effetti, i flussi di lavoro di convalida centralizzano tutte le informazioni su una stessa piattaforma, il che consente a tutti i validatori di accedervi in modo molto più semplice.
L’approvazione digitale consente inoltre di garantire la sicurezza delle parti: in effetti, si può scegliere un flusso di lavoro ordinato, in cui la convalida di un interlocutore è necessaria per ottenere la convalida dei successivi. Questa funzione è un indicatore di affidabilità e sicurezza, che rafforza la conformità dei documenti.
Il vantaggio della flessibilità
L’approvazione digitale non rimane solo una tecnologia flessibile.
In effetti, gli obiettivi della messa in opera possono variare a seconda dell’impresa, e in generale a seconda del tipo di contratto: in alcuni casi, la sicurezza e la conformità sono prioritarie; in altri, sono soprattutto la rapidità e la fluidità degli scambi a essere ricercate.
In funzione di queste priorità, ma anche delle particolarità di ogni contratto (oggetto, importo, validatori…), le esigenze relative al flusso di lavoro sono diverse. È per questo che i circuiti di validazione sono parametrabili.
L’utilizzatore può scegliere tra una convalida parziale e una parallela. Nel caso di una validazione séquentielle, l’ordine di approvazione delle parti è importante e viene definito all’inizio: se il primo interlocutore non approva, il secondo non può approvare, e così via. In una convalida parallela, al contrario, l’ordine conta poco, il che consente a tutte le parti di valutare il documento in modo indipendente.
DiliTrust vi consente di approvare i vostri contratti in modo decentralizzato
Il modulo Contratti di DiliTrust è uno strumento di gestione dei contratti che consente alle imprese di semplificare il processo contrattuale in tutte le sue fasi. In particolare, il modulo di approvazione digitale rende la fase di convalida dei contratti più rapida, sicura e autonoma.
Il modulo è flessibile; consente in particolare di scegliere tra una validazione sequenziale e una parallela. Le fasi del circuito di validazione sono interamente definite dall’esperto dell’azienda.
Questo strumento semplifica gli scambi tra gli operatori e il dipartimento legale. Il legal in-house non dovrà più inviare numerose e-mail agli operatori per verificare l’applicazione delle norme relative al contratto: queste possono essere integrate direttamente nel circuito di convalida.
Il workflow della validazione disponibile all’interno delle soluzioni DiliTrust è molto più rapido di una validazione manuale e consente ai validatori di acquisire autonomia.
💡 Buono a sapersi : Dopo l’importazione del contratto e la definizione del circuito, viene inviata automaticamente una notifica per posta a tutte le parti, affinché il processo possa iniziare. Con un solo clic, ogni validatore può consultare il documento e decidere se approvarlo o meno. L’applicazione semplifica inoltre la procedura in caso di rifiuto: i validatori possono inserire un commento per spiegare il motivo del rifiuto.
Inoltre, la persona che ha avviato la richiesta viene informata in tempo reale di tutte le risposte. Ciò gli consente di seguire più facilmente la convalida e di intervenire rapidamente in caso di blocco. Una volta convalidato il contratto, la richiesta di firma elettronica può essere inoltrata direttamente all’esterno.
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