Le aziende che devono gestire volumi importanti di contratti hanno tutto da guadagnare dall’automatizzazione del Contract Management. Infatti, la sfida è allo stesso tempo organizzativa, strategica e finanziaria.
Perché automatizzare la gestione dei contratti? Questo cambiamento comporta dei rischi per le professioni legali?
4 motivi per automatizzare la gestione dei contratti
Niente più contratti persi da una mano all’altra e ore sprecate a cercare il documento corretto, la giusta clausola o a inseguire l’importo di una prestazione. Ecco quali sono i vantaggi apportati dalle soluzioni CLM alla gestione dei contratti.
#1 – Risparmio di tempo
Questo è indubbiamente il vantaggio più spesso messo in evidenza quando si tratta di automatizzare il Contract Management. La gestione manuale dei contratti è infatti una mansione estremamente dispendiosa in termini di tempo, non soltanto per i giuristi, ma anche per tutti i collaboratori che si occupano di contratti.
Grazie all’automatizzazione delle attività più monotone, ciascun collaboratore ha la possibilità di concentrarsi sulle questioni più importanti. Il risparmio di tempo in fase di negoziazione e approvazione accelera inoltre la stipula dei contratti e permette così di negoziare un maggior numero di accordi. L’azienda aumenta pertanto la propria produttività; le occasioni perse a causa della lentezza dei processi sono solo un lontano ricordo.
#2 – Maggiore controllo
Molte aziende non riescono a tenere sotto controllo i contratti in essere: non si conoscono date di scadenza, rischi inerenti ai contratti, senza parlare dei documenti andati smarriti.
L’automatizzazione della gestione dei contratti consente di centralizzare ogni aspetto in unico strumento intelligente, per risolvere il mancato controllo una volta per tutte. Grazie all’identificazione intelligente delle informazioni essenziali, non sfuggirà più alcuna data di scadenza e alcuna clausola insolita.
Inoltre, il controllo globale delle prestazioni dei contratti risulterà rinforzato attraverso la produzione di KPI e di dashboard aggiornate. Questa visione d’insieme rappresenta una vera e propria risorsa strategica nel momento in cui le aziende devono padroneggiare i propri dati e ricavarne informazioni utili.
#3 – Modernizzazione dell’ufficio legale
Gli uffici legali hanno recentemente trasformato la propria immagine. Da qualche anno, con l’ascesa delle soluzioni legaltech, le professioni legali si sono affermate come figure moderne al servizio delle sfide affrontate dalle aziende.
Grazie a dashboard e audit automatizzati, gli uffici legali possono comunicare le performance della propria attività, un tempo non quantificabili. Grazie ai software di Contract Management, i giuristi si mettono in pari con le altre professioni in termini di digitalizzazione e controllo dei dati.
#4 – I vantaggi della centralizzazione dei contratti
Il Contract Management automatizzato ha anche il vantaggio di centralizzare tutte le informazioni contrattuali in un’unica piattaforma, l’equivalente digitale (e intelligente) del vecchio armadio pieno di contratti cartacei, che molti hanno conosciuto.
Disporre di una base centralizzata offre molteplici vantaggi. La piattaforma di Contract Management:
- rispetta le norme di sicurezza più rigorose per evitare fughe, perdite e alterazioni dei contratti
- consente di collaborare da remoto su un unico documento, in modo da modificarlo rapidamente senza scambi interminabili di e-mail
- facilita la ricerca di informazioni e la condivisione delle conoscenze
Il risultato è un’organizzazione quotidiana notevolmente semplificata.
Nonostante i numerosi vantaggi dell’automatizzazione della gestione contrattuale, alcuni operatori del diritto sottolineano i rischi associati alla tecnologia, tra cui la sostituzione dell’uomo e la sicurezza dei dati. C’è motivo di preoccuparsi?
I rischi associati all’automatizzazione del Contract Management
La tecnologia sostituirà l’uomo?
La risposta è no. Anche se l’espressione “intelligenza artificiale” può intimorire, in realtà le tecnologie di AI non sarebbero in grado di sostituire le competenze di un operatore del diritto. Si limitano infatti ad alleviare il carico di lavoro umano, eliminando le mansioni monotone e sistematiche. Lo strumento è al servizio del professionista e non in concorrenza con il medesimo. Le competenze del giurista non sono mai riproducibili tramite un algoritmo.
Gli strumenti digitali sono affidabili?
Secondo Alexandre Grux, cofondatore di Hyperlex, acquisita da DiliTrust, le mansioni ripetitive finiscono per ripercuotersi negativamente sull’uomo, interferendo con l’attenzione e aumentando il rischio di errore. In questo contesto, i programmi informatici che non sanno cosa sia la stanchezza sono ottimi alleati. Possono ripetere milioni di volte la stessa operazione di verifica o di copia/incolla senza difficoltà. Resta inteso che l’uomo può sempre controllare il lavoro svolto dal software: l’ultima parola rimane all’utente.
D’altro canto, non bisogna preoccuparsi della sicurezza dei contratti archiviati. La protezione dei dati è infatti una priorità delle soluzioni legaltech. I dati contrattuali, rigorosamente cifrati e tutelati, sono in buone mani. Anche in caso di fuga di informazioni, la cifratura renderebbe i contratti del tutto illeggibili.
L’implementazione dello strumento è complessa?
Ogni nuovo strumento richiede un certo tempo di installazione e adattamento. Durante questo periodo, il ritmo di lavoro risulta inevitabilmente un po’ rallentato. Fatta questa premessa, i software SaaS come il modulo Contratti della suite DiliTrust Governance sono molto semplici da implementare in quanto non necessitano di alcuna infrastruttura tecnica, ma soltanto di una buona connessione internet.
Abituare i collaboratori a nuove modalità operative è sicuramente la parte più difficile, in cui pedagogia e comunicazione rivestono un ruolo importante. Ad ogni modo, con le soluzioni legaltech viene prestata la massima assistenza in questa fase di transizione: supporto, consigli, tutorial… C’è sempre la possibilità di ricevere aiuto, che è anche caldamente raccomandato.
L’automatizzazione della gestione dei contratti è costosa?
Alcuni uffici legali sono titubanti all’idea di digitalizzarsi per motivi di budget. Il costo dell’automatizzazione va tuttavia visto sotto una luce diversa, considerando che, secondo Aberdeen, le aziende perdono mediamente 100 miliardi di dollari all’anno a causa di una cattiva gestione dei contratti.
Gli errori, le dimenticanze e il tempo perso per via di una gestione inadeguata dei contratti sono infinitamente più onerosi a lungo termine rispetto alla modernizzazione del servizio. Tale aspetto deve essere portato all’attenzione del management.
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