La conservazione sostitutiva dei documenti non è solo una procedura da adottare in adeguamento alla normativa di settore, né unicamente una leva per la trasformazione digitale dell’operatività in azienda. Un’ulteriore caratteristica di questa fase del ciclo di vita del documento informatico è quella della sostenibilità.
La conservazione cosiddetta “a norma”, infatti, permette di concretizzare i benefici della dematerializzazione: il digitale è assolutamente green, la riduzione dell’utilizzo della carta stampata rende più sostenibili ed ecologici i processi aziendali. Uno spunto interessante, considerando gli obiettivi europei e le politiche improntati alla transizione ecologica delle attività produttive cui, anche con piccoli accorgimenti come usare meno carta, ci si può allineare.
Conservazione sostitutiva dei documenti, perché è sostenibile
Con conservazione sostitutiva dei documenti si intende la procedura che consente di custodire in un sistema di conservazione adeguato alle disposizioni di normativa documenti nati in forma cartacea e in seguito trasformati o convertiti in digitale. È importante sottolineare questa definizione perché da questa caratteristica si può comprendere come tale processo abbia un impatto rilevante in ambito ecologico. Oltretutto, esiste parecchia confusione nei non addetti ai lavori sul vero senso della conservazione sostitutiva, a volte in modo improprio tale definizione viene usata come sinonimo di altre modalità conservative. Il termine “sostitutiva” però rende bene l’idea della sostituzione o conversione di un documento cartaceo in un formato digitale: un documento nato già come digitale non va sostituito, dunque in quel caso si parla di conservazione digitale.
La conservazione sostitutiva dei documenti, dunque, reca conseguenze benefiche in termini di sostenibilità perché consente di rendere concreta la dematerializzazione, che permette di ridurre l’impiego di risorse naturali il cui sfruttamento ha ripercussioni negative sull’ambiente. In ambito documentale questo concetto è principalmente legato all’utilizzo della carta, materiale la cui domanda impatta sulla deforestazione. Ma con la conservazione sostitutiva, i tradizionali archivi composti da fogli e faldoni spariscono, in favore di forme di custodia dei documenti completamente virtuali più eco e user friendly.
Digitalizzazione non è sinonimo di dematerializzazione
In questo contesto è bene sottolineare una differenza rilevante sul piano tecnico: digitalizzazione non è sinonimo di dematerializzazione. In modo colloquiale i due termini potrebbero quasi venire sovrapposti, ma i loro significati esprimono diversità che è bene conoscere. Va evidenziato che entrambe sono pratiche molto sostenibili, propedeutiche alla concretizzazione di un approccio green alla gestione documentale.
Con digitalizzazione si intende, dal punto di vista tecnico, ridisegnare un processo contemplando l’utilizzo della tecnologia al fine di eliminare passaggi superflui che erano necessari quando lo si svolgeva in modo tradizionale, dunque analogico e manuale. In ambito documentale, la digitalizzazione dei processi di gestione punta a semplificarli, renderli più sicuri oltre che rapidi e meno costosi.
Non è quindi sinonimo di dematerializzazione. Con quest’ultimo termine, infatti, si intende la pratica di trasformare in file, dunque in prodotti elettronici, documenti in origine cartacei. Un’attività che viene svolta in adeguamento alle normative di settore, per garantire la piena fruibilità del contenuto, la sua inalterabilità e assicurare il suo valore probatorio nel corso del tempo. Per fare un esempio concreto, se si ha a disposizione un archivio cartaceo sarà necessario dematerializzare i documenti che ne fanno parte per attuare un processo di digitalizzazione che comprenderà tra le varie fasi l’archiviazione su supporto digitale o la conservazione “a norma”.
I vantaggi della conservazione sostitutiva
Poiché si tratta di un processo digitale, la conservazione sostitutiva innegabilmente comporta un risparmio di tempi e di costi per le imprese che l’adottano. È chiaro, infatti, che l’automatizzazione delle fasi di gestione documentale, contemplando l’integrazione con un sistema di conservazione, permette di svolgere più rapidamente le attività, sollevando il personale da compiti a basso valore aggiunto che possono essere svolti da una soluzione operativa digitale, riducendo il rischio di errori e permettendo ai lavoratori di dedicarsi ad attività a maggior valore. I benefici di questo approccio si ripercuotono anche sui clienti e sulla catena dei fornitori, perché il risultato della trasformazione digitale dei processi documentali sarà in primis una maggiore efficienza nell’erogazione dei propri servizi.
Il tutto, come prima spiegato, ha un impatto positivo anche in ottica ambientale, in quanto l’intero processo di gestione documentale per l’intero ciclo di vita del documento informatico più sostenibile.
Riassumendo, in generale, i principali vantaggi della conservazione sostitutiva sono:
- aumento della rapidità e capacità di ricerca e di riproduzione, nonché velocizzazione della ricerca dei documenti anche a distanza;
- le possibilità di archiviare, ricercare e riprodurre sono immediate e infinite;
- possibilità di duplicare un documento informatico senza il rischio della perdita di qualità del documento stesso;
- eliminando gli archivi cartacei, dunque fisici, vi è una riduzione degli spazi dedicati alla conservazione dei documenti: ne consegue una innegabile riduzione dei costi di gestione anche “nascosti”; i locali, così liberati, potranno essere utilizzati per scopi più inerenti al core business aziendale;
- un risparmio della quantità di ore uomo necessarie per la gestione dell’archivio oltre ad un risparmio di elementi concreti come, banalmente, toner delle stampanti e risme di carta;
- con la conservazione sostitutiva viene garantita la validità legale nel tempo ai documenti, sancendo la loro immodificabilità e assicurando il valore probatorio delle firme elettroniche ove si trovino apposte ai documenti stessi.
Requisito fondamentale per apprezzare nella propria realtà tali benefici è scegliere la conservazione sostitutiva con un provider attento sia agli aspetti tecnici sia legali della procedura, in modo da avere la certezza di operare in compliance senza preoccupazioni.
