Costruire un business case può essere utile per convincere i membri del board ad adottare una soluzione di Smart CDA e rappresenta un ottimo esercizio per valutare ancora più attentamente la propria scelta. Ecco i 5 elementi essenziali da includere.
L’adozione di un board portal viene solitamente accolta positivamente dai segretari del CDA perché le opportunità di semplificare il loro lavoro, sia nella fase di pianificazione che durante quella operativa, di condividere facilmente e in modo sicuro i documenti e di velocizzare tutti i processi rende queste soluzioni digitali immediatamente apprezzate.
Ma come convincere i membri del board ad adottare una soluzione di Smart CDA?
IL BUSINESS CASE PER LO SMART CDA: I 5 elementi chiave
Costruire un business case per illustrare la scelta di adottare una soluzione di Smart CDA è sicuramente un modo efficace: non c’è bisogno di un documento lungo e complesso, ma è importante che vengano inclusi quelli che sono i 5 elementi chiave del case.
1. Cosa si sta comprando
In primis, è importante capire effettivamente che cosa si sta acquistando per la propria azienda. Una soluzione di Smart CDA è un portale che consente di gestire in maniera efficiente, rapida e sicura tutte le attività di gestione dei consigli di amministrazione. Quindi, vuol dire acquistare uno strumento che consente la gestione, modifica e condivisione di dati e documenti, la possibilità di effettuare riunioni a distanza, di comunicare direttamente sulla piattaforma e tutte le varie funzionalità presenti nelle specifiche rilasciate dal produttore.
Una volta compreso qual è il focus dell’acquisto, è bene definire anche cosa, invece, non è compreso: ad esempio, tablet, pc e altri device non sono inclusi nell’acquisto del software di Smart CDA.
2. Quali sono gli obiettivi
Acquistare un board portal vuol dire migliorare l’efficienza dei CDA, velocizzarne i processi di gestione e aumentarne la produttività, ma non solo.
Infatti, implementare una soluzione di Smart CDA vuol dire anche:
- garantire maggiore sicurezza ai dati e documenti che vengono condivisi durante le riunioni, sia grazie a sistemi di protezione e crittografia dei dati, ma anche grazie alla possibilità di creare profili utenti con diritti di accesso ai documenti diversi;
- supportare la comunicazione da remoto, una funzione molte utile soprattutto in questo periodo di remote working;
- gestire in maniera autonoma, e senza dover ricorrere ad un supporto esterno, tutta la documentazione in forma digitale;
- adottare un approccio sostenibile riducendo l’utilizzo di carta per stampare i documenti.
3. Quanto costa
Ovviamente, il costo per l’acquisto di un software per gestire digitalmente il CDA è un fattore da tenere in considerazione. Per valutare al meglio l’aspetto economico, ed il suo impatto sul budget aziendale, è bene dividere il costo del board portal su base annua.
Nei costi relativi al software bisognerà considerare anche quelli relativi alla configurazione, alla formazione (per gli amministratori e per i consiglieri), agli aggiornamenti ed alla manutenzione del software.
4. I benefici attesi
Valutare i benefici apportati dall’adozione di soluzioni di Smart CDA non è sempre facile ed intuitivo perché molti di questi riguardano aspetti intangibili che possono risultare difficili da misurare.
Per questo può essere utile includere alcuni esempi:
- Una preparazione più efficiente di documenti e relazioni per i meeting può essere valutata considerando il minor tempo impiegato per questa attività da parte dei segretari del CDA;
- Una maggior trasparenza nella gestione e nella condivisione dei dati può essere facilmente misurata poiché gli utenti possono accedere sempre e dovunque alla piattaforma e ai documenti;
- Migliorare la sicurezza nella gestione e condivisione dei dati è facile da valutare perché le soluzioni di Smart CDA offrono soluzioni di protezione e crittografia dei dati;
- Il maggior coinvolgimento dei membri del CDA, che vedranno snellire e velocizzare il proprio lavoro grazie alla possibilità di accesso ai documenti anche nella fase di pianificazione strategica, si traduce anche in una migliore partecipazione alle riunioni e in una loro maggiore preparazione;
- I meeting diventeranno più efficienti e si riuscirà a coprire tutti i punti all’ordine del giorno all’interno della durata stabilita.
5. IL ROI
La valutazione del ROI è molto diversa in base, ovviamente, alle abitudini ed ai processi di ogni realtà aziendale. Adottando una soluzione di Smart CDA per gestire senza carta le riunioni societarie è possibile risparmiare circa 10.000 € all’anno. Questo dato considera i costi risparmiati per l’acquisto della carta, la stampa e le spedizioni tramite corriere (ovviamente, nelle aziende in cui la gestione e condivisione dei dati avviene già in forma digitale, il costo per la stampa dei documenti non dovrà essere calcolato nei risparmi).
Senza contare il risparmio in termini di ore di lavoro dedicate alla preparazione e all’invio dei documenti.
Inoltre, adottare un board portal aiuta a ridurre il tempo speso da parte della segreteria societaria e del dipartimento IT per supportare I board member (ad esempio dove trovare i documenti, come accedere ai file, sollecitare la firma dei documenti, etc): tutte le domande saranno rivolte e gestite direttamente dal team di supporto del fornitore del software.
