La digitalizzazione degli uffici legali rappresenta un cambio di marcia importante verso una maggior efficienza nella gestione dei documenti e nelle attività di collaborazione. Se da sempre i documenti prodotti in ambito aziendale rappresentano una parte importante del patrimonio delle società ben si comprende chi di fronte alla trasformazione digitale è arrivato ad affermare “Data is the new oil”.
La progressiva digitalizzazione dei processi aziendali è qualcosa con cui le imprese fanno i conti da molti anni ormai, ma è innegabile come il 2020 abbia portato con sé una forte accelerazione in questa direzione. Vincendo le resistenze anche dei conservatori più scettici, la necessità di adottare ed utilizzare nuovi strumenti informatici e tecnologici, anche solo per poter continuare a svolgere la propria attività, ha dato prova delle potenzialità che la trasformazione digitale è in grado di portare alle aziende in tutti i suoi vari ambiti. Non è un cambiamento semplice e lineare, anzi, sono diverse le sfide e le criticità che questi nuovi strumenti portano con sé (vedi la sicurezza) e di cui i General Counsel devono per forza di cose tener conto. Anzi, protagonista indiscusso nel processo di digitalizzazione dell’impresa non può che essere l’ufficio legale chiamato ad affrontarne le sfide ma anche a sfruttarne gli innegabili benefici sotto il profilo della gestione dei documenti, maggiormente improntata all’efficienza e alla produttività, e della collaborazione tra le divere figure e uffici che operano nell’azienda.
Quando si parla di processo di trasformazione digitale, son si tratta semplicemente di giustapporre alla già esistente organizzazione del lavoro gli strumenti tecnologici oggi presenti ma è necessario un cambiamento più profondo che evolva processi e cultura dell’intera azienda sulla base degli strumenti esistenti ed è per questo che diverse voci iniziano a parlare di maturità digitale cercandone di definirne i confini.
Il primo passo verso la digitalizzazione: fissare gli obiettivi
Quello della digitalizzazione non è un obiettivo in sé quanto, piuttosto, un mezzo per ottimizzare i flussi di lavoro e di informazioni: un approccio nuovo ma essenziale per migliorare l’efficienza aziendale e muoversi in direzione di una maggiore produttività. Proprio tenendo questo aspetto possiamo affermare che il primo passo da compiere per seguire la giusta direzione è rappresentato proprio dall’identificare gli obiettivi dell’evoluzione digitale. Il potenziale è, infatti, enorme ed a seconda del settore in cui questo processo trova applicazione gli obiettivi perseguibili sono diversi. Per un ufficio legale il più intuitivo degli obiettivi è quello di una migliore gestione dei documenti, raccolti in maniera centralizzata e strutturati per essere facilmente consultati: contratti, documenti contabili, note e informative, insomma tutto quanto passa per un ufficio legale conservato nel pieno rispetto della compliance normativa. Sul piano pratico la possibilità di avere un certo contratto, protetto ma facilmente accessibile, rintracciabile compilando un semplice campo di ricerca ed avendo a portata di mano tutti gli altri documenti collegati è un obiettivo che molti uffici dovrebbero porsi. I benefici in termini di tempo risparmiato, di maggior efficienza e rendimento sono assolutamente evidenti. Altro obiettivo può essere quello di avere un insieme organizzato e strutturato di informazioni da poter analizzare ed elaborare con facilità al fine di poter generare report e pianificare strategie di intervento in maniera più efficace e razionale.
Utilizzare sempre gli strumenti più adeguati
Il secondo passo è costituito dall’individuare le tecnologie in grado di supportare al meglio la strategia di trasformazione aziendale dell’ufficio legale e di effettiva realizzazione di quegli obiettivi fissati in precedenza. Si tratta di un momento essenziale nel processo di digitalizzazione perché, come vedremo più avanti, si tratta di un cambiamento radicale che impatta sul modo stesso in cui l’ufficio andrà a funzionare e non può, dunque, essere relegato all’improvvisazione. L’utilizzo di comuni cloud drive, fogli di calcolo et similia non rappresentano affatto qualcosa di vagamente assimilabile alla maturità digitale. Nell’ottica di una efficiente integrazione delle diverse tecnologie disponibili si rende necessario, piuttosto, il ricorso a piattaforme come DiliTrust Governance, una soluzione sviluppata appositamente tenendo in considerazione le particolari esigenze di un ufficio legale aziendale. DiliTrust Governance rende innanzitutto fattibile, ma anche semplice, la collaborazione fra più persone sia che si tratti di intervenire su un medesimo documento o di gestire e ripartire scadenze e adempimenti, con specifici strumenti per i vari ambiti di operatività di un ufficio legale: contrattualistica, procure e deleghe, contenzioso ecc. Proprio con riguardo a quest’ultimo ambito non dimentichiamo che il settore processuale civile è stato investito negli ultimi anni da una forte spinta telematica con una rigida regolamentazione tecnica che impone l’utilizzo di strumenti adeguati.
Raggiungere la maturità digitale
Fissati gli obiettivi e scelta la piattaforma da adottare si è finalmente avviato il processo di digitalizzazione ma prima che si possa considerare concluso è necessario innanzitutto affrontare il passaggio dall’analogico al digitale. Questa fase intermedia vedrà necessariamente la coesistenza e una duplicazione di documenti e informazioni tra il vecchio e il nuovo “sistema” di organizzazione. Nel tempo ci si è abituati a gestire database, elenchi, agende ecc. utilizzando i programmi della propria suite d’ufficio come tabelle di Word o i fogli di calcolo di Excel, ma si tratta di soluzioni dispersive e limitanti. Occorre, dunque, impostare una strategia per convertire la struttura di gestione documentale e lavorativa esistente nella nuova prospettiva digitale. Questo vuol dire da un lato operare una piena conversione e superamento del cartaceo e dall’altro spostare la gestione dell’ufficio verso l’utilizzo di strumenti specifici e ottimizzati per i compiti che deve svolgere anziché sprecare tempo e risorse per adattare alle proprie esigenze software generici come Excel. Corollario quasi automatico di questo passaggio è la necessaria riorganizzazione del lavoro nell’ufficio adattando le varie attività alle potenzialità dei nuovi strumenti.
Superata la fase di transizione è infine essenziale fare in modo che nell’abbracciare la digitalizzazione non si faccia il minimo indispensabile, ma occorre investire nella formazione del personale ed acquisire tutte le conoscenze e competenze necessarie a padroneggiare in maniera ottimale queste tecnologie in modo da realizzare nel modo migliore possibile gli obiettivi che ci siamo imposti al primo punto. Solo così si sarà creata un’infrastruttura di mezzi e persone tale da poter effettivamente parlare di maturità digitale.
