All’interno di un’azienda, la gestione dei contratti si riferisce a tutti i processi coinvolti nella stesura, nella gestione e nel monitoraggio dei contratti.
Nelle aziende che gestiscono grandi volumi di contratti, questi rappresentano un’importante sfida legale e finanziaria che richiede una gestione intelligente, facilitata dalla tecnologia.
In questo articolo vi parliamo della gestione intelligente dei contratti e di come applicarla nella pratica.
Ma cos’è esattamente la gestione dei contratti?
La gestione dei contratti è il nome dato all’attività di redazione, monitoraggio e analisi dei contratti durante il loro ciclo di vita. Il ciclo di vita di un contratto può essere suddiviso in diverse fasi:
- Editoriale
- Negoziati
- Convalida e firma
- Esecuzione
- Rinnovo
Tutte queste fasi devono essere perfettamente padroneggiate dalle aziende, perché una gestione imperfetta dei contratti può avere gravi conseguenze sulle relazioni con le parti coinvolte (clienti, fornitori), oltre a generare significative perdite finanziarie; è il caso, ad esempio, di quando non si conoscono le date di rinnovo automatico.
La gestione dei contratti copre un’ampia gamma di funzioni:
- Gestione amministrativa dei contratti.
- Gestione del rapporto con le parti, sia prima della firma che per tutta la durata del contratto.
- Prevenire i rischi legati al contratto, che sono essenzialmente legali e finanziari.
- Analisi delle prestazioni del contratto, ovvero costi e benefici, nonché qualità e scadenze.
Queste funzioni possono essere svolte dai vari reparti, principalmente dai reparti legale, vendite, finanza e acquisti.
Tuttavia, per risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori, alcune aziende preferiscono affidare tutti questi compiti a una persona dedicata, il contract manager. Si tratta di una funzione relativamente nuova, che richiede un’ampia gamma di competenze legali, commerciali, finanziarie e tecniche.
Che esista o meno un posto dedicato all’interno dell’azienda, la gestione dei contratti finisce sempre per porre un problema legato al volume di documenti da gestire. La maggior parte delle aziende gestisce grandi volumi di contratti, tra i 20.000 e i 40.000 secondo PwC.
In queste condizioni, è chiaro che lagestione manuale dei contratti è impossibile. Le aziende hanno bisogno distrumenti digitali per automatizzare la creazione dei contratti, fornire un accesso rapido alle informazioni in essi contenute e analizzare le loro prestazioni senza ricorrere a noiosi calcoli manuali.
Come si può automatizzare la gestione dei contratti?
Una volta raggiunto un certo volume di contratti, le aziende non possono più affidarsi a strumenti come Word o Excel per una gestione efficiente e sicura. La digitalizzazione dei documenti non è l’unico problema: la maggior parte dei contratti contiene dati sensibili che devono essere protetti e l’accesso ai contratti deve essere semplificato per tutti coloro che devono consultarli.
Il modo migliore per centralizzare e ottimizzare la gestione dei contrattiè optare per una gestione intelligente dei contratti, basata sull’uso di una soluzione digitale dedicata. Gli attuali software di gestione dei contratti sono progettati specificamente per limitare i rischi e migliorare le prestazioni associate alla gestione dei contratti.
Questi strumenti assumono la forma di piattaforme in cui :
- La creazione di contratti è standardizzata e semplificata.
- È integrato un modulo di firma elettronica.
- Le trattative e tutti gli scambi contrattuali vengono accelerati e resi più sicuri.
- Il monitoraggio della loro esecuzione (ordini, rinnovi, date chiave) è ottimizzato.
- È facileanalizzare le loro prestazioni , grazie a report e dashboard personalizzabili.
Queste soluzioni rientrano nellagestione intelligente dei contratti, perché consentono di risparmiare tempo prezioso nell’inserimento delle informazioni contrattuali, nell’archiviazione e in altre attività ripetitive e dispendiose. Forniscono alle aziende un vero e proprio archivio digitale dei contratti, facilitando le attività quotidiane legate ai contratti.
Inoltre, gli strumenti di gestione dei contratti apportano un reale valore aggiunto all’azienda, grazie alle informazioni e agli indicatori chiave che forniscono per il processo decisionale. Questo maggiore controllo sui contratti si basa su funzionalità quali :
- Il motore di ricerca intelligente, che consente di accedere a informazioni specifiche (clausole o altri elementi legali) in pochi secondi.
- Strumenti di audit e di reporting che consentono di avere una visione d’insieme dell’attività e delle prestazioni del contratto in pochi clic.
Il software di gestione dei contratti è quindi progettato per ottimizzare la gestione dei contratti a tutti i livelli e per tutto il ciclo di vita del contratto, dalla stesura al completamento.
Tutti i reparti ottengono un maggiore controllo sui contratti: l’ufficio legale, naturalmente, ma anche le vendite, gli acquisti, le finanze e le risorse umane.
💡 La gestione intelligente dei contratti consente ai professionisti di gestire facilmente grandi volumi di contratti senza il rischio di errori o approssimazioni, con una visione d’insieme che facilita il processo decisionale.
Semplificare la stesura, la negoziazione e il monitoraggio dei contratti consente di risparmiare una notevole quantità di tempo, migliorando la produttività e la crescita dell’azienda. Più velocemente viene firmato un contratto, più contratti possono essere firmati al giorno, alla settimana o al mese. A questo miglioramento si aggiungono i risparmi ottenuti sui costi nascosti e sulle opportunità mancate legate ai contratti, che vengono rilevati automaticamente dal software.
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