Adottare con successo un board portal non dipende solo dall’aver scelto la piattaforma più intuitiva e user-friendly o dal poter contare su consiglieri tech savvy. Per assicurare il successo di un progetto di digitalizzazione del CDA digitale può essere utile seguire alcune best-practice.
Avviare un processo di trasformazione digitale del CdA significa tradurre in ambito digitale tutte le principali attività di un Consiglio di Amministrazione, con una serie di benefici in tutto quello che attiene alla gestione delle informazioni: maggior sicurezza, migliori capacità di collaborazione e di elaborazione dei dati, il tutto con un minore impatto ambientale e dei costi.
Ma come coinvolgere al meglio i board member in questo processo? Ecco qualche consiglio per guidare l’adozione del board portal e far si che diventi uno strumento indispensabile per i consiglieri.
Chiarire il perchè della scelta
Anche se solitamente il passaggio al digitale viene valutato positivamente dai consiglieri in quanto permette di efficientare e semplificare molti processi (prima, durante e dopo le riunioni), è importante comunicare ai board member il perché della scelta.
D’altronde, anche i consiglieri più avvezzi alla tecnologia, i cosiddetti early-adopters, se non percepiscono come la nuova soluzione migliorerà i processi attuali, potrebbero avere delle riserve nel dover utilizzare un nuovo sistema che inizialmente richiederà tempo per apprenderne l’utilizzo.
La comunicazione dei motivi per cui si sceglie di abbandonare la carta per adottare una soluzione digitale deve essere chiara e sottolinearne i benefici, come una maggiore sostenibilità, un aumento di efficienza, collaborazione e trasparenza dei processi.
A tal proposito, potrebbe essere utile rispondere a queste domande:
- Quali sono i processi del board che saranno svolti in modo più efficiente?
- Quale sono le attività più time consuming e come una soluzione di CDA digitale aiuterà?
- Quali obiettivi si vogliono raggiungere?
Definire obiettivi chiari e misurabili
L’introduzione di un board portal può essere valutata correttamente solo se sono stati fissati degli obiettivi chiari, condivisi tra i consiglieri e facilmente misurabili, fornendo indicazioni precise.
E’ necessario, quindi, stabilire dei parametri di riferimento da raggiungere in un determinato lasso di tempo. In questo modo, ogni consigliere potrà impegnarsi attivamente per raggiungere questi obiettivi, contribuirà al successo dell’implementazione della soluzione di CDA Digitale ed avrà risultati tangibili con cui confrontarsi.
DEDICARE tempo ALLA FORMAZIONE
Utilizzare un board portal richiede inizialmente un impegno in termini di tempo ed energia. Si tratta infatti di modificare il proprio modo di lavorare e ripensare i processi di condivisione e comunicazione all’interno del CDA.
E’ consigliabile individuare una o più persone per promuovere questo processo: devono avere sia le competenze digitali necessarie, ma anche le giuste soft skills per fornire supporto ad altri board member quando ce ne sia bisogno.
Inoltre, è importante che l’implementazione del portale avvenga per fasi e che siano previsti dei momenti di formazione specifica per i board member.
comunicare il successo del progetto
Dopo aver stabilito gli obiettivi è importante comunicare costantemente con i consiglieri e aggiornarli sui risultati del progetto.
Per comunicare l’impatto positivo di una soluzione di CDA digitale, può essere molto utile anche fornire esempi pratici. Ad esempio, se il board portal supporta modalità di comunicazione da remoto e permette di effettuare riunioni a distanza, l’azienda può valutare di ridurre il numero di meeting in presenza sottolineando la possibilità di risparmiare tempi e costi per lo spostamento dei consiglieri.
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