Con la diminuzione della forza lavoro e l’incombere di una potenziale recessione, il 2023 si preannuncia un anno impegnativo per le imprese.
Le aziende che spendono in modo strategico investendo nell’ automazione e in altri strumenti tecnologici per fare di più con meno risorse saranno nella posizione migliore per affrontare il periodo di turbolenza economica. Eliminando i processi manuali improduttivi si possono ottenere significativi guadagni di efficienza.
I dipartimenti legali delle aziende dovrebbero essere in prima linea su questo fronte, dando il buon esempio con una gestione più efficiente di tutti i flussi di lavoro.
La gestione del ciclo di vita dei contratti è un buon punto di partenza, dato che è spesso un’attività critica per i dipartimenti legali, che si destreggiano tra le risme di documenti relativi a dipendenti, venditori, clienti e partner.
Ottimizzare questi flussi di lavoro con l’automazione è del tutto ragionevole: aiuta i responsabili dei contratti a tenere sotto controllo le operazioni, riducendo al contempo le spese legali e liberando gli in-house counsel per affrontare le questioni di maggiore priorità.
7 modi in cui l’automazione trasforma i processi di gestione dei contratti
1. Aggiornamenti e rinnovi
Un sistema automatizzato può essere programmato per tenere sotto controllo i contratti, con avvisi e notifiche personalizzate se sono prossimi alla scadenza, se devono essere rinnovati o se devono essere aggiornati.
Questo agevola i legali nel tenere sotto controllo tutti i contratti in corso con promemoria tempestivi che li aiutano a evitare le penali per le scadenze non rispettate o le spese di rinnovo tardive.
2. Produttività
Non è necessario che il personale dell’ufficio legale crei meticolosamente i contratti da zero ogni volta.
Un sistema automatizzato creerà e memorizzerà i modelli dei contratti più comunemente utilizzati, in modo che il personale debba solo inserire i dettagli e premere Salva. Trasferendo questo tipo di attività ripetitive a strumenti automatizzati, i legali possono dedicare il loro tempo prezioso e le loro competenze a task più importanti.
3. Accessibilità
Una piattaforma automatizzata può archiviare in modo sicuro tutti i materiali contrattuali, ma il fatto che sono protetti non significa che siano inaccessibili. Gli utenti con i privilegi di accesso corretti possono facilmente accedere per modificare o aggiornare il contratto, se necessario. Le modifiche vengono effettuate in modo rapido, efficiente e in tempo reale, in questo modo si è certi di lavorare sempre con la versione più aggiornata dei documenti.
4. Archiviazione sicura
Secondo un recente rapporto del gigante della sicurezza Sophos, gli attacchi informatici sono destinati a intensificarsi nel 2023, con attacchi ransomware più innovativi e un maggiore accesso agli strumenti di criminalità informatica sul dark web.
Le aziende che non utilizzano una piattaforma di archiviazione sicura e automatizzata si mettono a rischio in questo contesto di minacce crescenti. Un sistema di archiviazione automatica agisce come una cassaforte chiusa a chiave, i quali documenti sono difese a più livelli riducendo al minimo il rischio di violazione e perdita dei dati.
Gli amministratori possono impostare i privilegi di accesso per garantire che solo gli utenti autorizzati possano entrare nel sistema e personalizzare i controlli su ciò che possono fare una volta entrati, limitando il numero di persone che possono visualizzare, modificare o condividere i materiali.
5. Visibilità
Un sistema centralizzato non si limita a tenere al sicuro tutti i documenti, ma offre anche una visione d’insieme di ogni aspetto del ciclo di vita contrattuale.
Il personale può controllare lo stato di avanzamento di tutti i contratti a colpo d’occhio, apportando modifiche tempestive quando necessario, rimanendo informato su tutti gli sviluppi in tempo reale e vedendo quali contratti necessitano di attenzione urgente.
6. Trasparenza e tracciabilità
I sistemi automatizzati generano una grande quantità di dati preziosi. Questi dati possono essere utilizzati per creare rapporti che forniscano ai General Counsel un quadro accurato e completo di come il loro dipartimento sta gestendo i contratti.
Questa analisi dei dati di alto livello aumenta in modo significativo la trasparenza e la responsabilità. Il management può tracciare in modo semplice e veloce ogni fase del percorso di un contratto attraverso il sistema, vedendo chi è coinvolto, quali modifiche sono state apportate, gli aggiornamenti rilevanti, le comunicazioni e altro ancora.
I legali hanno a disposizione tutto ciò che serve per identificare gli ostacoli, individuare le aree problematiche, individuare le aree di miglioramento e valutare le prestazioni del personale.
7. Perfezionamento del contratto
Se fatti manualmente, i contratti comportano un lungo tira e molla. Soprattutto nelle fasi successive, quando sono necessarie le firme, spesso di più parti.
Una piattaforma automatizzata può essere personalizzata per inviare notifiche quando sono necessarie le firme e consentire la firma elettronica per un completamento più rapido dei contratti.
Invece di aspettare giorni per stampare i contratti, inviarli alle parti interessate e attendere le loro firme, è sufficiente fare clic sul link fornito per accedere in modo sicuro e firmare in pochi minuti da qualsiasi device.
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Il modulo all’avanguardia di DiliTrust per la gestione dei contratti aggiunge valore a ogni fase del ciclo di vita del contratto, aiutando le aziende ad ottenere il massimo dai propri uffici legali e a prepararsi ad affrontare tempi difficili.
Sfruttando le efficienze dell’automazione, i team legali possono ottenere risparmi significativi, non solo in termini di budget ma anche di tempo e risorse. Per essere sicuri di essere pronti per il futuro, rivolgetevi oggi stesso al nostro team per avviare la trasformazione digitale del vostro ufficio legale.
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