Il settore legale è in costante evoluzione e la tecnologia permette sempre più di automatizzarne i flussi di lavoro: è il momento ideale per ripensare al proprio processo di gestione dei contratti ed identificare gli strumenti più idonei per efficientarlo.
Per implementare con successo nuovi strumenti per la gestione dei contratti all’interno del proprio ufficio legale, è fondamentale definire prima una chiara strategia.
Quali sono i passaggi chiave da seguire?
MIGLIORARE LA QUALITA’ DEI CONTRATTI
Il primo passo consiste nell’analizzare il processo con cui vengono gestiti i contratti, identificandone gli aspetti positivi e negativi. In particolare ci sono alcuni indicatori ben precisi che devono essere presi in considerazione:
- I risparmi di costi
- La gestione del rischio
- L’utilizzo di modelli contrattuali
- Il tempo impiegato
Una volta terminata questa prima fase di analisi, è possibile definire gli obiettivi – misurabili – della strategia di ottimizzazione, in modo da identificare gli strumenti di automazione del ciclo contrattuale più idonei alle proprie necessità (prima ancora di implementarli).
Un altro modo per migliorare il processo è quello di utilizzare dei modelli di contratto, che permettono di snellire l’intero processo di gestione e di uniformare la terminologia adottata da tutta l’azienda, minimizzando i rischi di errori ed inesattezze.
STRUTTURARE I DATI PROVENIENTI DA PIÙ FONTI
Prima di implementare qualsiasi strumento di automazione, è buona prassi organizzare i dati e i documenti esistenti in categorie ben definite. Questo vi permetterà di indentificare eventuali dati duplicati, non corrispondenti, incompleti oppure obsoleti. Inoltre, è consigliabile tenere i vostri contratti in un unico spazio facilmente accessibile per eventuali ricerche.
Completata questa panoramica sui vostri dati, potete iniziare a cercare la piattaforma con le funzionalità e le caratteristiche più idonee alle vostre specifiche esigenze.
Il modo più efficiente per riordinare i dati provenienti da più fonti è quello di automatizzarli. Potete ad esempio valutare l’opzione di implementare un hub centralizzato che possa gestire tutti i contratti in entrata e in uscita. In questo modo potrete avere una visione a 360° di tutti i contratti nel sistema e potrete cercare dati specifici attingendo da più fonti, aiutandovi a risparmiare tempo, spazio di archiviazione e costi.
ANALIZZARE I CONTRATTI PER MODELLI DI RISCHIO
In qualsiasi accordo legale, è indispensabile leggere l’intero contratto per verificare qualsiasi potenziale rischio, i termini e le condizioni stabilite e in generale qualsiasi modifica che sia necessario fare. Di solito il processo di negoziazione richiede tempo e le modifiche si susseguono repentinamente. In questa situazione è buona pratica analizzare il contenuto per trovare i pattern che potrebbero portare ad una situazione di rischio. Una volta individuati questi pattern, l’ufficio legale può preparare dei template di contratto specifici per ogni area: oltre a ridurre eventuali rischi, questo permetterà di risparmiare tempo non dovendo più rivedere contratti simili. Infatti se viene utilizzato un template pre-approvato, andranno controllate solo le modifiche apportate al modello.
UTLIZZARE LA TECNOLOGIA PER REVISIONARE UN ELEVATO NUMERO DI CONTRATTI
Le soluzioni di Contract Management permettono di strutturare ed accelerare il lungo processo di revisione dei contratti legali. Il modo migliore per analizzare i contratti in questa situazione è infatti – come abbiamo visto – attraverso template pre-approvati: se vengono apportate delle modifiche, il software le invia automaticamente al team legale affinchè vengano riviste ed approvate. Questo fa risparmiare tempo, snellisce i processi e riduce i potenziali rischi. Inoltre, le soluzioni di Contract management centralizzano tutti i contratti e permettono all’ufficio legale di gestirne il ciclo di vita.
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