La diffusione del telelavoro e degli scambi interamente digitali ha democratizzato l’uso della firma elettronica per convalidare contratti, scambi e transazioni.
Come si ottiene una firma elettronica su un documento?
⚠️ Il processo di firma elettronica è legalmente e tecnicamente regolamentato a livello nazionale ed europeo.
Consente :
In breve, la firma digitale è un meccanismo di crittografia che garantisce l’integrità di un documento e ne autentica l’emittente.
Esistono tre diversi livelli di sicurezza, illustrati di seguito:
Per questo motivo non è possibile utilizzare un’immagine della propria firma sui documenti digitali.
Esistono vari modi per aggiungere una firma ai documenti – anche scritta a mano, se necessario – utilizzando software per ufficio come Adobe, Word o Excel, nonché soluzioni di firma online.
Come si firma digitalmente un documento PDF?
Il PDF è un formato standard che può essere letto su sistemi operativi Windows, Mac OS o Linux, consentendo di presentare e scambiare documenti in modo sicuro. Un PDF può essere letto utilizzando il software gratuito Acrobat Reader oppure online.
È possibile aggiungere a un PDF campi modulo, collegamenti, pulsanti o persino campi riservati alle firme elettroniche. Come funzionano?
Firma digitale con Adobe Acrobat Reader
Firma in locale con Adobe Acrobat Reader
Iniziare aprendo il documento che si desidera firmare con Adobe Acrobat Reader. Fare quindi clic sull’icona “Firma” nella barra degli strumenti o selezionare “Compila e firma” dal menu a discesa Strumenti.
Una volta aperta la finestra, fare clic sullo strumento “Compila e firma”.
I campi del modulo vengono rilevati automaticamente. Selezionare quello in cui si desidera scrivere.
Nell’icona “Firma” sulla barra degli strumenti, selezionare se si desidera aggiungere la propria firma o le proprie iniziali.
Se avete già utilizzato questa opzione, appariranno le vostre vecchie firme.
Se necessario, viene visualizzato il pannello “Firma” o “Iniziali”.
Nel primo pannello sono disponibili tre scelte:
👉 Affinché queste firme siano valide, devono essere accompagnate da una richiesta di certificato effettuata direttamente sul software Adobe Acrobat Reader.
In questo modo, la vostra firma elettronica sarà autenticata e legalmente protetta.
A tale scopo, andare su “Modifica”, quindi su “Preferenze” e poi su “Firme”. Fare clic sul pulsante “Altri”, sotto “Identità e certificati approvati”, quindi aggiungere un ID nella scheda ID digitali.
Scegliere l’opzione “Nuovo ID digitale da creare ora”, fare clic su “Avanti” e seguire le istruzioni.
⚠️ Senza questo elemento, la firma non ha valore legale.
Creazione di una firma online con Adobe Acrobat Reader
È anche possibile farlo online direttamente sul sito web di Adobe.
Il metodo è lo stesso. Basta scaricare il documento da firmare dalla piattaforma dedicata e poi accedere all’area per compilare legalmente il modulo di firma.
È quindi possibile scaricare la versione firmata o ottenere un link per condividere i file PDF online.
Firma digitale con Microsoft 365
Come si crea una firma elettronica in Word ed Excel?
Word è lo strumento di elaborazione testi preferito da molte aziende. La possibilità di firmare un documento direttamente nel software è un progresso importante che può far risparmiare molto tempo nel processo contrattuale!
Word ed Excel fanno entrambi parte della suite per ufficio Microsoft 365 e funzionano allo stesso modo quando si tratta di aggiungere una firma digitale.
Come per i file PDF, è necessario aggiungere la certificazione digitale alle firme inserite nei documenti creati con questi strumenti, in modo che siano conformi al quadro normativo.
Ottenere un certificato digitale da Microsoft
Per ottenere un certificato digitale da Microsoft, è necessario utilizzare un’autorità di certificazione, che è una terza parte rispetto al software. Ce ne sono diverse e possono richiedere una tariffa. Prima di utilizzarne una, informatevi se il costo è elevato.
Questo certificato digitale è necessario per apporre una firma elettronica legale ai vostri documenti.
È possibile creare un certificato digitale seguendo le istruzioni riportate sul sito web di Microsoft.
⚠️ Tuttavia, altri utenti non sono in grado di verificare l’autenticità di questo sito e non lo consideriamo un’opzione affidabile da raccomandare.
Firma elettronica di Word ed Excel dopo l’ottenimento del certificato
Una volta ottenuto il certificato, per aggiungere una firma digitale a un documento è necessario aggiungere quella che Microsoft chiama “riga di firma”.
Si trattadi un campo riservato in cui il redattore può anche specificare o indicare al destinatario se le informazioni sono necessarie.
Ecco i passaggi da seguire per creare questa linea di firma in Word o Excel:
Tutto ciò che dovete fare è aggiungere la vostra firma a parole o come immagine.
Come posso creare facilmente una firma elettronica?
Le due soluzioni appena descritte richiedono un grande lavoro a monte e un certo rigore per garantire la conformità dei documenti.
Per garantire che i documenti siano firmati nella forma corretta, esistono strumenti di firma elettronica che funzionano in modo interoperabile con software come Word ed Excel.
Tra questi (in ordine sparso): Adobe Sign, Signaturit, DropBox Sign, Box Sign, Universign, Connective, Yousign e Nitro Sign.
Questo software su abbonamento consente a tutti i vostri team di automatizzare il processo di firma elettronica per tutti i documenti importanti.
Immaginate quanto tempo possono farvi risparmiare, in cambio di un abbonamento!
Perché combinare un software di firma elettronica con una soluzione di gestione dei contratti?
Una soluzione di gestione dei contratti combinata con un software di firma elettronica vi offre uno strumento all-in-one.
Grazie alla loro interoperabilità, potete creare, convalidare, firmare, monitorare e analizzare i contratti per l’intera azienda, tutto in un unico luogo! Non importa dove vi troviate.
Il nostro modulo CLM nella suite DiliTrust Governance è compatibile con 7 fornitori di firma elettronica, in ordine casuale: Adobe Sign, Signaturit, DropBox Sign, Box Sign, Universign, Connective, Yousign e Nitro Sign.
Un CLM abbinato a una soluzione di firma elettronica offre 4 vantaggi chiave:
🛡️ Garantire la completa sicurezza delle controparti
I firmatari sono identificati, quindi l’integrità del documento è pienamente rispettata. I fornitori di firma elettronica garantiscono che le firme non vengano ripudiate.
Qualsiasi firma apposta sul documento è completamente a prova di falsificazione.
🚀 Accelerare la contrattualizzazione
Grazie al vostro CLM, potete automatizzare le richieste di convalida internamente. Integrando uno strumento di firma elettronica, tutto sarà molto più veloce!
👥 F acilitare la collaborazione e la tracciabilità
I vostri dipendenti hanno bisogno solo di una connessione a Internet per accedere ai contratti.
🔎 O ttimizzare il monitoraggio
Controllate facilmente lo stato di avanzamento dei vostri contratti mentre vengono convalidati e firmati.
