Gran parte del lavoro degli legali in-house riguarda e continua a riguardare la gestione dei contratti. Fortunatamente, esistono strumenti digitali efficienti che possono aiutare in questo compito dispendioso in termini di tempo. Non solo fanno risparmiare tempo, ma offrono anche maggiore precisione e protezione dei dati.
Sai quanto siano importanti le clausole all’interno dei tuoi contratti. L’obiettivo è sempre lo stesso: esporre chiaramente le clausole ed eliminare l’ambiguità. Anche se ci sono molti modi per redigere clausole, ci sono elementi che vengono utilizzati frequentemente. Ha quindi senso creare una libreria centrale di tali clausole. Essa offre “mattoni” che facilitano la redazione dei contratti anche per chi non è un legale, risultando così doppiamente utile per i dipartimenti legali.
In questo articolo, ti mostreremo cosa devi tenere presente quando crei una libreria delle clausole e quali vantaggi offre.
Come impostare la libreria delle clausole ideale?
Per massimizzare l’efficienza, la libreria delle clausole deve essere innanzitutto impostata correttamente e, in secondo luogo, mantenuta aggiornata. Ecco i passi per una libreria delle clausole efficiente.
Centralizzazione e classificazione
Ci sono clausole in ogni contratto. Ognuna di esse è stata creata con cura. Se questo lavoro deve essere svolto nuovamente ogni volta, costa al tuo dipartimento legale molto tempo. Certamente, le clausole possono riguardare molti aspetti diversi di un contratto, ma ci sono diverse categorie, come la riservatezza, la responsabilità o la proprietà intellettuale. Per ognuna di queste categorie possono essere create clausole modello che soddisfano i rispettivi requisiti legali. La classificazione è anche necessaria per semplificare la ricerca e rendere la libreria il più user-friendly possibile.
Con una potente soluzione CLM (Contract Lifecycle Management), creare una libreria delle clausole è facile. Ad esempio, le clausole possono essere caricate direttamente da contratti esistenti nella libreria.
Armonizzazione e collaborazione
Un punto di contatto centrale per le clausole facilita anche la loro armonizzazione.
Le formulazioni possono essere confrontate e adattate, minimizzando il rischio di ambiguità o interpretazioni ambivalenti. E se un testo legale o una regolamentazione cambiano, questo può essere rapidamente regolato e armonizzato in tutte le clausole interessate.
L’approccio collaborativo è molto importante per una libreria delle clausole efficiente e utile. La libreria delle clausole è ovviamente utilizzata principalmente dal dipartimento legale, ma tutti i contratti beneficiano della libreria, che aiuta ad accelerare il processo di creazione dei contratti. Inoltre, anche chi non è un legale può utilizzare alcune clausole approvate, come le clausole alternative, nelle trattative.
Per garantire che la libreria delle clausole copra tutte le categorie rilevanti e soddisfi al meglio le esigenze di chi non è legale, è importante coinvolgere fin dall’inizio tutti gli stakeholder. Quali clausole sono necessarie? Quale categorizzazione ha più senso? Come dobbiamo formulare la clausola? Collaborare con questo gruppo di “utenti finali” aumenta enormemente i benefici e l’efficienza e crea coinvolgimento tra chi non è un legale.
Uno strumento efficiente semplifica anche questa fase di creazione della libreria: le clausole possono essere modificate, commentate e collegate ai modelli di contratto.
Vantaggi concreti di una libreria delle clausole
Una libreria della clausole ben strutturata offre numerosi vantaggi, in particolare in termini di conformità, e migliora la collaborazione non solo all’interno del dipartimento legale, ma anche con tutti i team e gli stakeholder interessati. Come si presenta questo nella pratica?
Compliance e certezza legale
Supponiamo che una nuova regolazione entri in vigore e debba essere considerata nei tuoi contratti. Alcune clausole sono interessate. Adattare manualmente tutti i modelli di contratto richiederebbe non solo molto tempo, ma ci sarebbe anche il rischio di trascurare clausole e quindi compromettere la conformità.
Con una libreria delle clausole, i modelli di clausole interessati possono essere facilmente identificati. Il rischio di dimenticare singole clausole è ridotto e la conformità dei tuoi contratti è garantita. Tutti i modelli di contratto che contengono le clausole aggiornate vengono anche aggiornati automaticamente. Questo assicura che tutte le parti coinvolte trovino e utilizzino sempre gli ultimi modelli di contratto.
La certezza legale è anche promossa dalla libreria delle clausole. La redazione collaborativa delle clausole consente di considerare tutti i requisiti legali possibili. L’armonizzazione del formato e della formulazione non lascia spazio a interpretazioni divergenti.
Nel complesso, la libreria delle clausole offre massima precisione e rafforza quindi la conformità e la sicurezza.
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Gestione collaborativa della conoscenza e risparmio di tempo
Il dipartimento legale lavora fianco a fianco con tutti gli stakeholder e i dipartimenti interessati fin dalla creazione della libreria delle clausole. In questo modo, la conoscenza è gestita in modo collaborativo. Le idee di tutti vengono raccolte e classificate utilizzando tag. I commenti vengono incorporati per migliorare ulteriormente le clausole prima di essere condivise con altri team e rese disponibili ai creatori di contratti o collegate ai contratti. Questa collaborazione è un chiaro vantaggio e ottimizza la gestione della conoscenza in tutta l’azienda.
E ne vale la pena: oltre al team legale, anche altri dipartimenti possono accedere alla libreria delle clausole. Con un potente software CLM, le clausole sono uno dei mattoni che rendono possibile la creazione di contratti anche per chi non è avvocato. Questa maggiore autonomia fa risparmiare tempo e riduce il carico di lavoro del dipartimento legale.
Ottimizza la tua gestione dei contratti!
Come puoi vedere, una libreria delle clausole ben strutturata crea una vera situazione vantaggiosa che dovresti assolutamente sfruttare.
Per creare una libreria delle clausole efficiente, hai bisogno dello strumento CLM giusto. Assicurati che il tuo software abbia le funzionalità necessarie per facilitare la creazione, la manutenzione e l’uso semplici.
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