Cosa sono le data room e come si sono evolute nel corso degli anni?
La data room è uno spazio fisico o virtuale all’interno del quale le aziende conservano documenti e dati riservati. Tipicamente viene utilizzata durante le transazioni finanziarie, in particolare per le operazioni di M&A al fine di svolgere le operazioni di due diligence. Questo ‘repository protetto’ serve a conservare i dati sensibili in completa sicurezza.
Ma qual è la storia delle data room e da dove vengono?
LA NASCITA DEI PROCESSI DI M&A E DELLE DATA ROOM FISICHE
Le prime data room sono nate con l’M&A (Mergers & Acquisitions). Questo processo, come lo conosciamo oggi, è apparso nel XIX secolo. Quest’epoca, chiamata “The Great Merger Movement”, evidenziò l’importanza di creare una data room fisica per conservare i documenti sensibili contenenti le informazioni aziendali.
In termini pratici, la data room fisica era una stanza piena di schedari contenenti informazioni riservate su carta. Il volume delle informazioni era notevole e si definivano in anticipo rigide regole di sicurezza (vietate foto o fotocopie, accesso solo su appuntamento…).
Anche se le data room fisiche rappresentavano già un notevole passo in avanti, implicavano comunque una serie di rischi e difficoltà. Per esempio, come garantire la sicurezza di queste informazioni sensibili collocate in un unico luogo? Senza contare il rischio di furto e di incendio.
DATA ROOM VIRTUALI ED EVOLUZIONE TECNOLOGICA
Proprio per i rischi legati alle data room fisiche, è stato necessario trovare altre soluzioni più sicure per archiviare i dati. Approfittando delle grandi evoluzioni tecnologiche, anche le data room sono state interessate dalla trasformazione digitale.
Il pioniere di questa tendenza è stata la Sony, che ha deciso di lanciare il CD-ROM per la prima volta nel 1984, segnando di fatto il passaggio da una soluzione di archiviazione fisica dei dati a una soluzione digitale. Il CD-ROM di Sony permetteva di archiviare una massiccia mole di dati rispetto ai floppy disk. Il vantaggio principale di questa innovazione era quindi quello di memorizzare facilmente un grande volume di dati.
Tuttavia, anche questa soluzione comportava una serie di rischi, come la perdita fisica dei dati o la loro alterazione. Era quindi necessario continuare a sfruttare i progressi tecnologici in questo settore per migliorare ulteriormente l’archiviazione dei dati sensibili. Nel 1996 George Favaloro di Compaq Computers lancia il concetto di “Cloud Computing“, introducendo di fatto l’archiviazione dei dati online.
L’ARRIVO DELLA DATA ROOM VIRTUALE E LA SICUREZZA DEI DATI
Circa 10 anni dopo l’invenzione di Favaloro, i giganti delle nuove tecnologie hanno sfruttato questa innovazione. È il caso di Google, che ha presentato il concetto di Cloud Computing nel 2006 durante una conferenza. Altre aziende ne hanno seguito l’esempio, come Microsoft, Amazon e IBM. C’è da dire che questa nuova tecnologia ha avuto un impatto positivo sulle transazioni di M&A, permettendo di migliorare la velocità delle transazioni e la sicurezza dei documenti sensibili scambiati.
Tuttavia, le data room virtuali non sono diventate lo standard da un giorno all’altro e anzi hanno dovuto superare parecchie sfide, fra le quali la predisposizione di documenti legali e alcuni miglioramenti a livello di sicurezza e di velocità.
Oggi, le data room virtuali sono diventate la norma e vengono utilizzare praticamente durante ogni processo di due diligence. Grazie al machine learning e all’intelligenza artificiale, la data room è stata in grado di perfezionarsi e di garantire la massima sicurezza delle informazioni memorizzate.
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