Non è un segreto che le nuove tecnologie stanno rivoluzionando il funzionamento delle organizzazioni, compresi i loro uffici legali. 

Di fronte ai profondi cambiamenti globali derivanti dalla pandemia, le aziende non hanno altra scelta che adeguarsi se vogliono sopravvivere. E dal momento che i progressi tecnologici avanzano rapidamente, le organizzazioni devono mostrare spirito di adattamento implementando cambiamenti a tutti livelli aziendali. 

Oggi sappiamo che le aziende che hanno adottato strumenti digitali registrano una crescita di sei volte superiore rispetto a quelle che non hanno intrapreso la strada della trasformazione digitale (secondo uno studio condotto da Roland Berger nel 2014). Nell’era del lavoro a distanza e della dematerializzazione, l’integrazione del digitale in tutti gli strati aziendali non è più un’opzione ma una necessità. 

Definizione e storia della Digital Transformation 

La digital transformation è intesa come trasformazione digitale di aziende private e pubbliche, ovvero dell’applicazione di strumenti e tecnologie digitali allo svolgimento del normale lavoro. Questo non significa inserire le tecnologie nello stesso processo di lavoro: implica un ridisegno dei processi, e va accompagnata da un percorso di change management, per vincere le normali resistenze al cambiamento delle persone. Digital Transformation significa dunque ridisegnare i processi, introdurre l’automazione, ma anche implementare nuovi prodotti e servizi abilitati dalla tecnologia per creare nuove strategie di business e vantaggi competitivi. La trasformazione digitale permette quindi alle aziende di massimizzare il loro potenziale e sfruttare le tecnologie attraverso processi e sistemi semplici ed efficienti. 

La storia della trasformazione digitale risale agli anni 40 con il Dottor Claude Shannon e il suo discorso “A Mathematical Theory of Communication” nella quale analizzava le prime nozioni di digitalizzazione. Negli ultimi 80 anni, la trasformazione digitale si è evoluta dai microchip all’intelligenza artificiale, dal Cloud ai Big Data. 

La digitalizzazione e la pandemia 

“L’assunto, certificato da diversi studi, è conclamato: la pandemia ha aumentato in modo accelerato l’adozione di tecnologie digitali da parte delle imprese per adattare organizzazione (con lo smart working), modelli di business e infrastrutture esistenti al nuovo contesto economico globale. Non sorprende, quindi, che gli investimenti in tecnologie abbiano mostrato su scala globale tassi di crescita particolarmente sostenuti.”
Il Sole24ore “Digital transformation, due imprese su tre hanno aumentato gli investimenti”, 18/02/2022 

Secondo il sondaggio condotto da Mckinsey, la pandemia ha evidenziato l’importanza delle tecnologie digitali e ne ha accelerato l’adozione di diversi anni. Molte organizzazioni sono state piacevolmente sorprese nello scoprire che la trasformazione digitale era più facile e semplice da implementare di quanto pensassero. Infatti, le aziende con un modello di business digitale sono state in grado di affrontare i vari lockdown senza significative ripercussioni, o addirittura registrando una crescita sostenuta. 

Un altro report di McKinsey ha rilevato come il 65% delle aziende abbia aumentato i fondi dedicati alla digitalizzazione (recuperando il budget necessario attraverso tagli alle risorse in altri comparti) e solo il 7% li abbia diminuiti. In poche parole, poco meno di due aziende su tre è consapevole del fatto che entro la fine del 2023 dovrà pensare a un nuovo modello di business digitale. 

Non solo la digitalizzazione sta rendendo le organizzazioni e i loro dipartimenti interni più efficienti e produttivi, ma la trasformazione digitale è anche un elemento essenziale per qualsiasi azienda che cerca di mantenere un vantaggio competitivo.  

In definitiva, anche se il cambiamento può essere difficile per tutti gli stakeholder, le aziende non devono permettere ai loro timori o ai loro preconcetti sul digitale di ostacolare la trasformazione. Come dimostrato dagli ultimi 2 anni, le organizzazioni che abbracciano questo cambiamento avranno più possibilità di successo in questi tempi di incertezza globale. 

Trasformazione digitale e cultura organizzativa 

Non solo la trasformazione digitale modella le operazioni quotidiane di un’azienda, ma ha anche un impatto diretto sulla cultura organizzativa della stessa. Fare il salto verso il digitale non è privo di difficoltà, tra cui la resistenza al cambiamento e la mancanza di competenze tecniche IT all’interno del team. Ecco perché un’evoluzione culturale, oltre che ad una formazione approfondita, è necessaria per le organizzazioni che stanno affrontando la trasformazione digitale. 

Il cambiamento digitale permette alle organizzazioni e ai loro uffici legali di diventare più data-driven e focalizzati sui risultati. L’introduzione di nuove tecnologie incoraggia anche i dipendenti ad essere più innovativi, a risolvere i problemi in modo più creativo e ad uscire dalla loro comfort-zone. In definitiva, i team che abbracciano la trasformazione digitale sono più creativi, più reattivi di fronte alle avversità e hanno maggiori probabilità di successo a lungo termine. 

I dipartimenti legali: un nuovo partner strategico 

Negli ultimi due anni, gli uffici affari legali e societari si sono rapidamente evoluti e hanno assunto un ruolo molto più reattivo e strategico all’interno delle loro organizzazioni anche grazie all‘emergere del Legal Tech e l’automatizzazione dei processi. Nonostante ogni organizzazione abbia le proprie esigenze, gli uffici legali stanno imparando a sfruttare la potenza degli strumenti digitali per migliorare la loro operatività e lavorare in modo più efficiente.

L’utilizzo dei giusti strumenti, come piattaforme di gestione del ciclo di vita del contratto, ottimizza e migliora drasticamente le prestazioni dell’ufficio legale. I dirigenti aziendali e i general counsel in particolare stanno infatti acquisendo un ruolo di particolare rilevanza all’interno dell’organigramma aziendale. Grazie alle moderne tecnologia hanno accesso alle informazioni che li aiuteranno a prendere decisioni più veloci, migliori e d’impatto. Questa nuova rete di dati li aiuta significativamente a prepararsi per le sfide future e a perfezionare ulteriormente le operazioni del team legale interno. 

“La trasformazione digitale consiste nello sbloccare il valore nei processi aziendali e rilasciarlo ai clienti – oltre a essere abbastanza agili da utilizzare dati e analisi per creare esperienze nuove e innovative”.
David Macdonald, vicepresidente esecutivo e responsabile delle vendite, SAS 

Conclusione: la digitalizzazione è qui per restare 

Come menzionato all’inizio, la pandemia ha dato una forte spinta a quelle aziende che erano restie a introdurre la digitalizzazione nei loro processi aziendali, in particolare nei dipartimenti legali che, ora, hanno capito che l’uso della tecnologia è cruciale per il loro successo. La loro dipendenza dai processi fisici e dallo status quo è relegata al passato.