Les espaces dans lesquels évolue le thème de la numérisation n’ont certainement pas de limites et, en termes d’innovation dans les affaires juridiques et commerciales des services publics, il s’agit également d’un phénomène croissant. Confservizi Cispel Lombardia a abordé le sujet lors d’un webinaire organisé par Energia Media , avec la contribution d’entreprises spécialisées telles que DiliTrust et eWitness , l’association Anorc et des représentants de Cogeme, Acqualatina et Viacqua.
Digitalisation : aperçus du marché
De nombreuses idées ont émergé des données macro sur la tendance de plus en plus forte des pays européens à élever le niveau de numérisation, selon une dynamique déjà amorcée avant la période pandémique, généralement à partir de 2010. Une tendance positive vers le numérique due sans doute à la l’évolution technologique qui impacte également la vie des services juridiques des entreprises, qui devraient multiplier par 3 les dépenses numériques d’ici 2025 ; de même que le nombre de personnels sans formation juridique au sein de ces structures va croître de 20 %. En effet, le fonctionnement juridique nécessitera des compétences capables d’exploiter les technologies, des chefs de projets capables de gérer des quantités importantes de données pour accompagner les décideurs ; l’analyse de données ou la data science pour accompagner les conseils généraux d’un point de vue stratégique et pas seulement opérationnel. Il est vrai que les entreprises doivent sélectionner des technologies qui apportent des bénéfices rapidement, des plateformes prêtes à l’emploi mises en œuvre en étroite collaboration avec des partenaires spécialisés, comme cela s’est déjà produit en marketing ou en finance, en s’orientant vers des voies de gouvernance au nom de la transparence et de l’efficacité .
Le cadre réglementaire
S’il est culturellement envisageable que la phase de gouvernance puisse être gérée de manière numérique, des obstacles surgissent lorsqu’il s’agit de réfléchir à la numérisation des documents officiels créés par les secrétaires d’entreprise. Le mot clé en ce sens est « conscience », consolidée par un cadre de règles qui autorisent et protègent les processus numériques relatifs aux procès-verbaux des collectivités ; à partir de la conservation des documents d’information, jusqu’aux verticalisations sur des questions juridiques. Les livres de société doivent enregistrer toutes les activités qu’une société exerce, conserver et conserver en ordre les registres, les procès-verbaux des réunions signés et signés par le président et les secrétaires (y compris le notaire).
Selon la règle 2215 bis du code civil, peuvent être tenus par voie informatique les livres des sociétés, tous livres, y compris les résolutions prises par les organes administratifs ; dossiers qui doivent être consultables à tout moment. Lorsque nous mettons en œuvre un processus numérique et le rendons traçable, nous sommes en mesure de performer. Traçabilité informatique qui met en évidence la temporalité des différentes étapes du processus , depuis les obligations préalables jusqu’au remplacement par des documents mis à jour et authentifiés en passant par la signature et la marque numérique.
La valeur ajoutée d’un processus digitalisé
Efficacité, gain de temps, collaboration, sécurité dans la gestion des données sont les problématiques quotidiennes auxquelles un directeur juridique doit faire face. Avec des processus qui garantissent du temps et donc des économies économiques , non pas en réduisant le nombre d’employés mais en les canalisant vers des problématiques de plus grande valeur ; et la mise en œuvre en développant des collaborations plus étroites avec les premières lignes de la direction. Évaluer les propositions à soumettre au Conseil d’administration, gérer les vidéoconférences de manière optimale et intégrée, discuter, échanger des documents, voter ; gouverner l’ensemble du processus collaboratif au sein même du Conseil d’administration de manière optimale , en toute sécurité, avec des applications de cybersécurité pour la protection des données les plus sensibles.
Considérant également l’ESG – Environnement Gouvernance Sociale – avec son fort impact sur la transparence de l’ensemble du processus jusqu’à la mise à disposition du procès-verbal ; et en tenant également compte de la dynamique de travail intelligente qui déterminera également l’ère post-covid. Un thème qui impacte des aspects culturels, sur les compétences à former, sur une manière de travailler, sur le dépassement des barrières pour lequel “on a toujours fait comme ça !”. Un changement de paradigme nécessaire pour les affaires juridiques et corporate, domaine ancestralement lié au papier mais qui a néanmoins donné naissance à des processus de digitalisation opérationnels.
Par conséquent, développer une approche différente en rendant les opérations dans ce domaine de plus en plus efficaces et contrôlables , conscient également qu’il existe une réglementation des documents électroniques, avec des lignes directrices et des normes européennes ad hoc qui supervisent, par exemple, la forme électronique et l’échange de documents numériques. ; un organe de régulation complexe qui assure la sécurité, dans le but de garantir la mémoire historique de la société et les documents qui doivent maintenir inchangée leur valeur probante. Une gestion de plus en plus efficace, avec des documents et rapports à classer, facilement trouvables, lisibles, intacts, non modifiables, inchangés dans le temps, à consulter ; un périmètre solide pour déterminer une zone opérationnelle totalement sûre, liée à la législation en vigueur, dans le respect du RGPD avec des mises en œuvre de la confidentialité dès la conception.
Processus durables et sécurisés, avec l’utilisation de la signature numérique – garantie par des clés cryptographiques – prévue par le code dès la formation du document. Une voie qui peut à terme améliorer l’image de l’entreprise auprès de ses membres mais aussi auprès d’éventuels investisseurs. Avec la conviction qu’une prise de conscience et de nouveaux paradigmes culturels sont nécessaires pour gérer plus efficacement des processus complexes et consolidés au fil du temps.
