La digitalizzazione degli uffici legali è una tendenza di base che riguarda un numero crescente di imprese e che risponde a un’esigenza di semplificazione dei processi aziendali.
Desideri procedere in questa direzione e digitalizzare il tuo ufficio legale? Prima di lanciare il tuo progetto, ecco 3 domande importanti che devi porti.
#1 – Come opera quotidianamente il mio ufficio legale?
Questa domanda è la prima che bisogna porsi quando si intende avviare un progetto di digitalizzazione. Poiché l’obiettivo di tale progetto è migliorare i processi esistenti, è necessario possedere una buona conoscenza degli stessi. Nella sostanza, ciò richiede la conduzione di un audit completo delle pratiche dell’ufficio legale. L’analisi può essere ripartita in diversi interrogativi a cui dare risposta:
- Qual è la giornata o la settimana tipo all’interno dell’ufficio legale?
- Quali funzioni esercitano i collaboratori?
- Quali sono le loro pratiche quotidiane?
- Quali strumenti utilizzano?
Più le risposte a queste domande saranno precise e quantificabili, più l’attuazione successiva del progetto sarà semplice e appropriata. In tale fase non è necessario identificare le difficoltà dei collaboratori, ma semplicemente comprendere il funzionamento della divisione.
La questione degli strumenti è particolarmente importante, in quanto offre già un indizio sulle esigenze tecniche dei giuristi. Comprendere gli strumenti esistenti consente di definire meglio l’applicazione delle soluzioni future.
#2 – Quali sono le aree di miglioramento e le difficoltà incontrate dai team?
Questa seconda domanda è fondamentale perché determinerà il progetto nella sua interezza, ovvero la scelta della soluzione Legal Tech e il modo in cui sarà implementata.
La digitalizzazione degli uffici legali permette infatti di rispondere alle sfide quotidiane affrontate non soltanto dai giuristi, ma anche da altre divisioni con cui interagiscono questi ultimi (marketing, ufficio acquisti, risorse umane, ecc.).
L’identificazione delle difficoltà deve essere quanto più precisa ed esaustiva possibile, e bisogna prestare attenzione alle esigenze e ai punti critici sia dell’ufficio legale sia del personale operativo. Il nuovo strumento influirà infatti su tutte le divisioni.
All’atto pratico, gli strumenti Legal Tech vengono usati molto più spesso dal personale operativo che dai giuristi stessi.
Per raccogliere le difficoltà dei collaboratori è possibile ad esempio:
- organizzare dei seminari all’interno di ogni divisione definendo un ordine del giorno da seguire accuratamente
- tenere degli incontri individuali o in piccoli gruppi per i singoli team
- predisporre dei questionari online
I seminari e gli incontri hanno il vantaggio di rendere più umana la preparazione del progetto e di offrire la possibilità di uno scambio. Il questionario online è invece la soluzione ideale per raccogliere il maggior numero di dati nel minor tempo possibile. A te la scelta del metodo migliore in base ai vincoli e al tempo che hai a disposizione.
#3 – Quali sono gli obiettivi del progetto di digitalizzazione?
La digitalizzazione di un ufficio legale ha obiettivi ben precisi che solitamente ruotano attorno al tema dell’efficienza. Qualsiasi progetto ben eseguito deve essere guidato da almeno un obiettivo fisso, chiaro e quantificabile, da stabilire in anticipo. L’analisi del funzionamento dell’ufficio e la raccolta delle difficoltà devono consentire di definire precisamente questi obiettivi. Il progetto deve essere incentrato sulla risoluzione delle difficoltà più comuni e impattanti.
Dato che gli obiettivi della trasformazione digitale sono un elemento chiave della strategia, a questo stadio della riflessione è importante coinvolgere il management. L’intento è rispondere alle difficoltà quotidiane di giuristi e personale operativo integrando al contempo il progetto nella strategia aziendale globale.
In linea generale, i nostri clienti si prefiggono spesso i seguenti obiettivi:
- il miglioramento delle performance delle varie divisioni
- il risparmio di tempo tutti i giorni
- il miglioramento della percezione degli impegni assunti
- lo snellimento degli scambi e delle collaborazioni
Per gestire meglio la trasformazione digitale si consiglia di attribuire a questi obiettivi un ordine di priorità. Ciò consentirà, al momento dell’integrazione dello strumento, di determinare le azioni prioritarie da attuare (funzionalità da implementare, formazione dei collaboratori, ecc.).
# – Domanda bonus: come scegliere correttamente la soluzione Legal Tech?
Le risposte alle tre domande di cui sopra costituiscono la base del progetto di digitalizzazione. Il funzionamento dell’ufficio legale e le difficoltà incontrate dai collaboratori permettono di definire uno o più obiettivi generali che determineranno la scelta della soluzione.
Il modo migliore per scegliere la soluzione Legal Tech più adatta alle proprie esigenze è stabilire un benchmark degli strumenti disponibili sul mercato. Questo benchmark deve basarsi su diversi criteri relativi alle esigenze dei team, ad esempio:
- la possibilità di collaborare in modo efficace e da remoto
- il monitoraggio automatico dei contratti e degli impegni (avvisi alle scadenze)
- la possibilità di archiviare e classificare in maniera intelligente i documenti legali
- l’importanza della sicurezza e della riservatezza dei dati
- la possibilità di firmare elettronicamente i documenti legali
I criteri non finiscono qui: sta a te determinare quali siano quelli essenziali nel tuo caso, tenendo conto delle esigenze dei collaboratori e dei vincoli imposti dalla direzione.
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