Le soluzioni software di Enterprise Legal Management (ELM) sono state create per gestire documenti legali, partecipazioni, procure e deleghe, contratti e flussi di lavoro all’interno dei dipartimenti legali e degli studi legali. Sono la risposta all’esigenza – per lo più da parte della direzione e dei consigli di amministrazione – di una maggiore trasparenza e responsabilità da parte degli uffici legali delle grandi aziende. Al giorno d’oggi, soluzioni come DiliTrust Governance sono in grado di gestire tutto ciò che viene richiesto dalla direzione legale di una società.
Come Dilitrust governance rientra nella definizione tradizionale di ELM
“DiliTrust Governance è stata progettata dai Giuristi d’impresa per i Giuristi d’impresa“, spiega Fabrizio Gallotti, Country Manager di DiliTrust Italia. Nello specifico, è stata progettata per essere una piattaforma all-in-one utilizzabile da qualsiasi ufficio legale per archiviare, accedere e condividere file in modo sicuro e affidabile, riducendo o eliminando la carta e aumentando la produttività del reparto legale. La soluzione è stata progettata per integrare al suo interno la collaborazione multilingua. DiliTrust Governance consente di gestire partecipate, procure e deleghe, contenziosi, contratti e archivio documenti. Consente anche di gestire tutte le informazioni legali da un unico punto, archiviare dati e documenti, monitorare le attività, condividere report e creare dashboard dinamiche, analizzare i KPI, creare notifiche ed alert per tenere sotto controllo tutte le scadenze. Inoltre, storicizza giornalmente tutte le informazioni e le modifiche per rendere semplicissimo recuperare le informazioni storiche anche a distanza di anni.
La sicurezza è garantita dai più alti standard internazionali ed i dati risiedono su server sicuri situati in Europa e completamente compliant con il GDPR. Inoltre DiliTrust Governance offre la possibilità di impostare i diritti di accesso per ciascun utente in base alle proprie politiche interne. I tuoi dati rimangono di tua proprietà e sono sempre facilmente accessibili.
Il Magic Quadrant di Gartner descrive cinque distinte aree che un software ELM deve coprire:
- Gestione degli affari legali
- Gestione finanziaria/Gestione delle spese
- Gestione della documentazione legale
- Gestione dei processi aziendali
- E-billing
Gestione degli affari legali
La gestione degli affari legali è coperta da diversi moduli della piattaforma DiliTrust Governance: Gestione Partecipate e Diritto Societario, Procure e Deleghe, Contrattualistica, Real Estate, Proprietà Intellettuale, Contenzioso. Ad esempio, con riferimento a questo ultimo modulo, la piattaforma è in grado di gestire tutte le controversie attualmente in corso di tutte le partecipate, controversie che possono essere essere rapidamente consultate dai Giuristi d’impresa responsabili di ciascun caso. È possibile ottenere una panoramica istantanea di tutte le entità legali della propria azienda e automatizzare la generazione di schede tecniche su ogni argomento. E’ possibile avere piena tracciabilità di qualsiasi evento storico, transazione e data di accesso per ogni entità legale.
Gestione finanziaria
Ogni attività legale ha una gestione finanziaria associata. La componente di gestione finanziaria e di gestione delle spese è uno dei punti di forza di DiliTrust Governance. Con i contratti, ad esempio, la piattaforma permette di conoscere le scadenze applicabili, gli importi assegnati a ciascun contratto e le fonti dei flussi di cassa. Le proprietà immobiliari, i valori ed i termini del leasing e le valutazioni immobiliari sono facilmente visibili, così come lo sono i valori di proprietà intellettuale (IP) e quali marchi e/o brevetti devono essere rinnovati per conservare la proprietà intellettuale in uno o più paesi.
Anche la pianificazione delle spese per i contenziosi è semplice e un responsabile del dipartimento legale è in grado di prevedere con precisione il costo delle controversie in essere. Le dashboard di DiliTrust Governance offrono la possibilità di approfondire ogni argomento, asset o contratto, in modo da poter vedere il costo esatto o il valore associato a ciascuno. È possibile impostare avvisi per mostrare le scadenze contrattuali imminenti, i contratti di locazione immobiliari in scadenza o i marchi e/o brevetti in vicinanza di rinnovo, il che consente di mantenere aggiornate le posizioni anche più complesse.
I report possono essere generati automaticamente e personalizzati per i manager e i giuristi d’impresa, per il dipartimento finanziario, per i membri del consiglio di amministrazione o per i legali esterni. Questi report contengono grafici e dati per illustrare le informazioni richieste, risparmiando tempo prezioso per crearli, e possono essere generati anche per organizzazioni esterne come le società di consulenza.
Gestione della documentazione legale
La gestione dei file legali è una delle funzioni principali di DiliTrust Governance. I file sono organizzati e archiviati in base alla struttura desiderata da parte di un’azienda e conservati in modo sicuro con livelli multipli di protezione dei dati. È possibile implementare un accesso molto granulare per limitare la visualizzazione di file specifici da parte dei legali, mentre è possibile concedere un accesso più ampio ai responsabili del dipartimento legale per una visione completa delle operazioni quotidiane. DiliTrust Governance è la soluzione ideale per organizzazioni di qualunque dimensione che abbiano la necessità di gestire in modo sicuro archiviazione di file legali, proprietà immobiliari, filiali e altro ancora. È una soluzione semplice per realtà di gestioni legali complesse.
Gestione dei processi aziendali
DiliTrust Governance è unico rispetto ad altre soluzioni in quanto può essere personalizzato in base ai flussi di lavoro dell’organizzazione, anziché imporre all’azienda di modificare i propri processi. Ad esempio, quando si sta preparando un contratto e si negoziano le varie fasi, il contratto dovrà essere rivisto da un certo numero di stakeholders. DiliTrust Governance può impostare questo processo con il livello di complessità richiesto, ad esempio può prevedere la revisione del contratto da parte di più dirigenti, successivamente il passaggio ad una persona per la revisione finale e infine la trasmissione al cliente. Le firme elettroniche possono essere utilizzate in tutte le fasi, oppure è possibile richiedere la firma in originale.
e-Billing
DiliTrust Governance è completamente focalizzato sulla gestione degli affari legali e societari. Essendo utilizzato principalmente dai dipartimenti legali, non ha una specifica componente di e-billing, che è solitamente gestita da altre soluzioni dedicate.
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