Il passaggio ad una gestione senza carta delle attività legali implica per l’azienda una serie di vantaggi oltre al risparmio sui costi. I documenti non possono più essere smarriti dagli ex dipendenti o essere riposti nell’armadio sbagliato. L’accesso è strettamente riservato solo a coloro che hanno bisogno dei documenti, e vengono tracciati timestamps e log di accesso per controllare attentamente chi li ha modificati o ha avuto accesso.
Accedere ai documenti da qualsiasi parte del mondo, in qualsiasi momento, e al tempo stesso risparmiare su carta e forniture per l’archiviazione: questo nuovo modo di lavorare è più efficiente e permette di risparmiare tempo sulla ricerca dei file o su altre attività base. DiliTrust Governance permette alle Direzioni Legali di passare ad un ufficio senza carta, senza dover modificare i proprio processi interni ma anzi migliorando notevolmente le prassi di governance.
PIÙ DI UN SEMPLICE ARCHIVIO ELETTRONICO
DiliTrust Governance va pensato come una struttura di archiviazione di file digitali che contiene tutti i dati relativi a qualsiasi questione gestita dall’ufficio legale. Ma in realtà è molto di più di un semplice archivio di documenti legali. Consente infatti di creare, rivedere, approvare, consultare e riutilizzare informazioni e contratti, sia internamente che con consulenti esterni, e consente di vedere a colpo d’occhio le partecipazioni della vostra azienda in proprietà immobiliari, filiali e molto altro. DiliTrust Governance registra le attività svolte da ogni avvocato o membro dello staff del team legale per migliorare il lavoro di squadra, semplificare i processi di gestione e garantire la tracciabilità dei dati.
Non solo consente l’accesso e il controllo di tutte le questioni legali, contratti, ricerca e sviluppo e proprietà intellettuale, ma ne registra anche i costi correlati al fine di una facile gestione degli aspetti finanziari. Molti dei workflow esistenti, come ad esempio l’invio di documenti a più parti interessate per le firme, possono essere automatizzati in base alle vostre esigenze.
UNA GOVERNANCE SENZA CARTA CON DILITRUST: PERSONALIZZATA PER IL TUO BUSINESS
Una delle preoccupazioni tipiche dei dirigenti dei dipartimenti legali è che le informazioni chiave vengano perse durante il passaggio dall’archiviazione cartacea dei documenti ad una soluzione software per la gestione legale. Sebbene ci sia un lavoro iniziale di scansione e di organizzazione dei documenti, la piattaforma verrà personalizzata in base al vostro sistema di archiviazione, ai vostri flussi di lavoro e processi. Una volta iniziata ad utilizzare, vi chiederete perché siete rimasti con la carta per così tanto tempo. Inoltre la tracciabilità degli accessi e dei dati aggiunge un ulteriore livello di sicurezza rispetto ad un sistema di archiviazione cartacea.
GLI ASPETTI DI RESPONSABILITÀ SOCIALE DELLE IMPRESE CHE ABBANDONANO LA CARTA
La responsabilità sociale d’impresa e i benefici finanziari del passare al digitale non si limitano solo al costo della carta e dei sistemi di archiviazione. L’ufficio legale di qualsiasi azienda è responsabile di gran parte del suo uso di carta e il passaggio al funzionamento senza carta genererà un notevole aumento delle metriche utilizzate nei programmi di responsabilità sociale d’impresa.
CENTRALIZZARE LA GESTIONE DELLE ATTIVITÀ LEGALI
DiliTrust Governance risponde a questa necessità: un unico sistema da utilizzare per tutti i documenti legali, oltre ai dati finanziari associati a beni immobili, contratti o qualsiasi altra questione legale nella vostra azienda. Questo permette anche una maggiore trasparenza dei dati per Board Member e C-Level, in quanto è possibile vedere i KPI a colpo d’occhio, come partecipazioni immobiliari, partecipazioni in società controllate e altri beni aziendali.
Per ulteriori informazioni sull’utilizzo di DiliTrust Governance per consentire il passaggio ad un ufficio legale senza carta, contattaci oggi stesso.
