Gestione dei contratti: 7 domande da porsi prima di investire in una soluzione online

Il primo vantaggio dei sistemi logici in rete rispetto alle soluzioni “on-premise” (cioè che necessitano di essere installate in loco) è l’accesso a distanza. Il confinamento è ben visibile: la continuità dell’attività passa per la possibilità di accedere ai propri documenti e di contrattare dove ci si trova.

Inoltre, le soluzioni SaaS non richiedono un ‘installazione complessa: è sufficiente un accesso a Internet, un login e un passepartout per connettersi. L’utilizzo della tecnologia da parte dell’équipe IT e la sua adozione da parte di tutti i servizi dell’azienda sono notevolmente facilitati!

Inoltre, le possibilità di collaborazione simultanea su uno stesso documento e l’interfaccia concepita per essere semplice da prendere in considerazione fanno dei logiciels en ligne degli strumenti largamente utilizzati. Questo aspetto, che sembra evidente a prima vista, non è però da prendere alla lettera: in effetti, i software abbandonati a causa della loro complessità d’uso, che si tratti dell’utente singolo o di squadre che vogliono condividere il loro lavoro comune, non servono a nulla. Una soluzione di gestione dei contratti efficace, è soprattutto una soluzione sfruttata nell’impresa.

Questa è la domanda più critica da porsi prima di avviare un’attività, poiché le informazioni contenute nei vostri contratti sono sensibili. Incomprese già da qualche anno, le tecnologie cloud sono oggi molto più diffuse e innovative. Esse beneficiano di norme trasparenti e di misure di sicurezza e disponibilità solide.

Concretamente, ciò non significa che il cliente non riesca a chiudere gli occhi: prima di sottoscrivere un abbonamento a una soluzione SaaS, dovete interrogare il vostro fornitore sulle misure di sicurezza che ha adottato. I tre elementi da tenere in considerazione per prevedere una collaborazione solida e duratura con il vostro partner logistico sono:

• l’infrastruttura ;
• la donazione (ad esempio, con un dato) ;
• l’organizzazione ;
• le sauvegardes.

Inoltre, alcune buone pratiche di sicurezza e riservatezza sono garantite direttamente dall’azienda: si tratta dei diritti di accesso dei diversi utenti che consentono di nascondere la base dei contratti e l’uso di ciascun documento (in versione singola o modificata). Ciò è ancora più importante per quanto riguarda il fatturato: cosa fare, ad esempio, quando uno chef di progetto lascia l’azienda? Poter trasferire o sospendere i propri diritti con un clic è un altro vantaggio delle soluzioni in linea.

Connettersi a una soluzione cloud di gestione dei contratti non è sufficiente per ottenere una parte. In effetti, senza documenti all’interno, si tratta di una scatola vuota. È vero che potete creare nuovi contratti, ma il recupero dello storico è essenziale per centralizzare tutte le informazioni contrattuali dell’azienda. Da oggi, come si fa a inserire nella propria soluzione centinaia o addirittura milioni di contratti, in formato cartaceo o digitale, senza perdere tempo?

La ripresa dell’esistente direttamente dal vostro fornitore di servizi logistici vi farà guadagnare molto tempo. In DiliTrust, è la nostra équipe Customer Success a occuparsene. Si basa sull’Intelligence Artificielle per riconoscere automaticamente i tipi di documenti importati e le loro informazioni di base come le clausole o le nozioni come le date, i montanti, le durate, ecc. Questa ricognizione e questa verifica automatica, controllate dai nostri esperti legali, consentono di realizzare l’integrazione dei vostri documenti in 1 o 3 mesi a seconda dei volumi, contro i 6 mesi e 1 anno se desiderate farlo direttamente.

Potrete quindi trovare una soluzione molto semplice e direttamente sfruttabile: programmare i rapporti di cambio, individuare con un colpo d’occhio i contratti in corso di convalida, identificare quelli che comportano una clausola di forza maggiore… insomma, potrete utilizzare immediatamente tutti i dati dei vostri contratti.

Disporre di una visibilità chiara sui contratti, precisa e globale come quella proposta dai sistemi di gestione dei contratti dotati di IA, è un bene. Poter esportare i vostri dati all’esterno di questo ambiente di lavoro, è meglio.

Da un lato, il contratto è un oggetto trasversale che circola tra i diversi servizi dell’impresa, ad esempio tra gli acquisti per i fornitori di contratti o tra i commercianti per i clienti. È quindi importante che le aziende possano non solo accedere alla soluzione di gestione dei contratti, ma anche recuperare i dati nei loro sistemi logici (CRM, ERP, GED…) senza doverli verificare una seconda volta. La connettività della soluzione di gestione dei contratti con i sistemi informativi dell’azienda è quindi un obiettivo non trascurabile se si vuole sfruttare tutto il valore dei propri contratti a livello aziendale, ottimizzando al contempo la produttività di ciascuna équipe.

D’altra parte, in caso di audit o di reporting, dovete poter mobilitare i dati in modo rapido ed esaustivo, il che non è sempre compatibile. Se la vostra soluzione per la gestione dei contratti può fornirvi una tabella statistica di bordo, contenente KPI giuridici chiari, deve anche permettervi di esportare questi dati in Excel, in modo che possiate analizzarli e condividerli facilmente.

La vostra soluzione di gestione dei contratti in linea non deve solo essere flessibile per poter rispondere ai vostri problemi e alle vostre esigenze, ma deve anche essere evolutiva per potersi adattare ai cambiamenti futuri dell’azienda.

In concreto, si tratta di poter organizzare i documenti in base alla propria struttura, gestire con precisione gli accessi per utente e per équipe in qualsiasi momento, reperire rapidamente le informazioni relative ai contratti, personalizzare le tavole di bordo in base ai criteri o ai circuiti di approvazione internazionali… Tutte le possibilità di armonizzare la soluzione con la propria organizzazione.

E domani? Questa mancanza si può perdere, ma non solo. Se la vostra soluzione utilizza l’IA, deve fare ricorso al Machine Learning per continuare ad apprendere le evoluzioni dei vostri contratti. Nuove normative, nuovi tipi di contratti, nuove clausole, nuove nozioni da seguire… a ogni clic dell’utente, l’IA apprende in modo autonomo, per essere sempre più performante e aggiornata.

Infine, sappiate che le logiche SaaS beneficiano di una messa a regime senza che dobbiate pensarci. Non dovete acquistare una nuova versione, ma lavorare sempre sulla versione più recente, in tutta tranquillità.

Se la messa a punto di soluzioni in linea è spesso semplice, per appropriarsene è necessario un po’ di aiuto, in particolare se si desidera adattare alcuni strumenti e realizzare alcune personalizzazioni. Pensate quindi a informarvi sull’esistenza di una formazione al momento della messa in opera: questa prestazione è un vero e proprio plus nella misura in cui favorisce l’adozione rapida da parte delle équipes dell’impresa. Presso alcuni fornitori, la formazione è già inclusa nell’acquisto della soluzione.

Per questo motivo, potete disporre di un centro di assistenza in linea sempre attivo, accessibile 24 ore su 24, e di un supporto umano di pronto intervento che vi accompagnerà in modo personalizzato nei vostri problemi nel tempo.

Questa domanda compare sia all’inizio della riflessione (“quale interesse?”) sia alla fine, quando si tratta di convincere la propria gerarchia a valutare un progetto di digitalizzazione dei processi contrattuali. I vantaggi per l’azienda, e non solo per l’utente, sono argomenti da considerare per il bilancio. Utilizzata in tutte le fasi del ciclo di vita del contratto, una soluzione di gestione dei contratti permette di sfruttarne tutto il valore. Tra i vantaggi da considerare, ne ricordiamo tre principali:

• Massimizza il fatturato grazie agli strumenti di generazione dei contratti, ai flussi di lavoro di approvazione interna e alla firma elettronica che accelerano la negoziazione e i tempi di commercializzazione. A ciò si aggiungono gli strumenti di misura che permettono di valutare l’attività e la performance per prendere le migliori decisioni.
• Apporta un miglior controllo dei rischi e riduce i costi grazie ai rapporti d’obbligo che permettono di non perdere nessuna occasione, ma anche grazie agli strumenti di ricerca intelligente e alle schede di sintesi che consentono di rappresentare in modo rapido e semplice tutte le informazioni contenute nei contratti. La centralizzazione dell’insieme dei flussi contrattuali in un unico ambiente aggiornato e parcellizzato offre inoltre una visibilità globale.
• Migliora la conformità grazie alle funzioni di ricerca e agli strumenti di reporting che consentono di trovare le informazioni corrette nell’insieme della base contrattuale, in qualsiasi momento e soprattutto durante gli audit. Inoltre, il repertorio dei modelli di contratto e il clausier sono strumenti di condivisione delle conoscenze che favoriscono la conformità operativa e normativa.
• Ottimizza la produttività delle squadre automatizzando i compiti a basso valore aggiunto come la raccolta, la verifica e la classificazione delle informazioni, ma anche offrendo un processo collaborativo moderno e fluido che evita gli ostacoli e le lacune di comunicazione.

Una soluzione non connessa non vi permette di sfruttare appieno questi vantaggi. Solo un sistema in rete vi offre l’opportunità di creare una base di contratti in un colpo solo:

• aggiornato in tempo reale;
• accessibile partout e in ogni momento;
• parcellizzabile a tutte le parti prenotanti;
• intégrable à vos autres logiciels, sans couture.

Inoltre, la rapidità di installazione e la semplicità della messa in opera rendono possibile la messa in opera di un progetto a breve termine!

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