Il panorama attuale delle imprese è caratterizzato da una crescente complessità normativa e da rischi reputazionali sempre più rilevanti. In questo contesto, la gestione efficace della governance delle partecipazioni diventa cruciale. Proprio in merito a questo tema, organismi internazionali come ACC hanno prodotto report di grande interesse, sottolineando la rilevanza crescente delle partecipazioni nell’attuale scenario aziendale. Le esigenze di conformità legate a giurisdizioni differenti, insieme alla crescente richiesta di trasparenza su scala globale, rendono vitale la gestione accurata e storica delle informazioni aziendali. Senza gli strumenti adeguati, questo compito diventa notevolmente più complesso.
In questo articolo, esamineremo cinque attività che il modulo Partecipate della piattaforma digitale DiliTrust Governance permette di svolgere, evidenziando le principali funzionalità che consentono alle aziende di affrontare con successo le sfide connesse alla gestione delle entità legali e delle partecipazioni.
5 funzionalità chiave del modulo Partecipate
1. Dashboard Centralizzata e Personalizzazione Anagrafica
- Dashboard della piattaforma: Presenta una visione aggregata delle informazioni relative alle società o alle persone all’interno del gruppo, facilitando l’accesso a dati specifici.
- Personalizzazione delle informazioni anagrafiche: Ogni utente può creare e personalizzare le schede anagrafiche delle proprie società, adattandole alle proprie esigenze. Questo permette una gestione su misura delle informazioni rilevanti per ciascun utente.
- Gestione delle informazioni all’interno delle schede anagrafiche: Le schede anagrafiche offrono la gestione delle scadenze, informazioni sulle partecipazioni, sugli azionisti e sulle operazioni di capitale.
- Gestione degli organi collegiali: Per gruppi con numerose società e diversi organi collegiali, la piattaforma semplifica la gestione dei mandati. Consente di rinnovare e monitorare le scadenze con un semplice clic, con la possibilità di impostare reminder automatici.
- Storicizzazione delle informazioni: La piattaforma consente di visualizzare i dati passati, inclusi i dettagli sugli organi collegiali, permettendo agli utenti di accedere rapidamente alle informazioni di una specifica data nel passato. La storicizzazione delle informazioni facilita il recupero di dati precedenti in pochi secondi, risparmiando tempo e sforzi considerevoli.
2. Gestione Efficace delle Informazioni Societarie
- Gestione delle operazioni di capitale: La piattaforma traccia le evoluzioni della struttura del capitale, inclusi azionisti e partecipazioni, permettendo una gestione dettagliata.
- Gestione dell’organigramma: Consente la costruzione e il calcolo dell’organigramma aziendale in qualsiasi momento. Offre molteplici opzioni di personalizzazione, permettendo il caricamento in Excel, la modifica di livelli, il filtraggio e la colorazione per varie caratteristiche come la nazione.
- Storicizzazione delle informazioni: Tutti i dati, inclusi gli organigrammi, sono storicizzati nella piattaforma. È possibile richiedere la visualizzazione dell’organigramma di una società in una data specifica nel passato, aggiungere livelli e manipolare l’organigramma in modo flessibile. Questo processo, che altrimenti richiederebbe molto tempo, può essere completato con un semplice clic, consentendo di recuperare e visualizzare la struttura delle partecipazioni nel tempo.
3. Gestione Pratica dei Poteri e delle Autorizzazioni
- Gestione dei poteri: La piattaforma consente la mappatura dettagliata dei poteri delle persone all’interno dell’organizzazione, permettendo una visione completa delle autorizzazioni e delle firme necessarie.
- Personalizzazione dei poteri: È possibile personalizzare le informazioni relative a ogni singolo potere, inclusa la revoca di autorizzazioni passate. La visualizzazione è altamente personalizzabile.
- Esportazione dei dati: La lista dei poteri può essere esportata facilmente in Excel con un semplice clic, offrendo una rapida accessibilità alle informazioni.
- Reportistica su poteri: La piattaforma consente di accedere a report specifici, come ad esempio individuare le persone con poteri di spesa all’interno di tutte le società del gruppo, esportando tali informazioni con facilità.
- Storicizzazione dei dati: È possibile esaminare i poteri delle persone in date passate, permettendo di accedere a informazioni storiche. Questa funzionalità sostituisce un lavoro che richiederebbe ore di elaborazione dei dati, fornendo una lista storica di poteri in pochi secondi.
4. Sicurezza e Organizzazione nella Gestione Documentale
- Gestione documentale collegata alle entità: La piattaforma consente la gestione dei documenti correlati a società e persone, organizzando cartelle e sottocartelle per ciascuna entità.
- Controllo dei permessi: Si possono impostare e gestire con facilità i permessi sui documenti. È possibile decidere chi può visualizzare, stampare o scaricare i documenti, incluso l’applicare filigrane per garantire la sicurezza.
- Granularità dei permessi: Massima precisione nella gestione dei permessi, permettendo di specificare dettagliatamente chi può accedere a determinati documenti e quali azioni può compiere su di essi.
- Configurazione personalizzata: Ad esempio, la segreteria societaria può creare cartelle riservate come “documenti Confidenziali”, limitando l’accesso solo a determinati utenti o gruppi specifici, come il team legale.
- Gestione di utenti e gruppi: La piattaforma offre la gestione sia degli utenti singoli che dei gruppi, consentendo di assegnare permessi specifici alle cartelle e ai documenti per garantire la privacy e la sicurezza delle informazioni aziendali.
5. Reportistica e Storicizzazione delle Informazioni
- Recupero agevole di informazioni storiche: La piattaforma DiliTrust Governance semplifica il recupero di informazioni storiche in modo rapido e senza sforzo, facilitando l’accesso a dati storici in qualsiasi momento.
- Indicazione di dati storici: Sui campi pertinenti appare un’icona a forma di orologio, segnalando la disponibilità di dati storici associati a quel campo specifico.
- Visualizzazione dell’evoluzione nel tempo: Cliccando sull’icona, è possibile visualizzare l’evoluzione e la cronologia di quel campo nel corso del tempo, consentendo di vedere le modifiche nel dettaglio.
- Generazione di report: La piattaforma consente la creazione di report societari, consentendo di generare report con dati specifici a una data particolare, mostrando sia la data di stampa del report sia la data di consultazione specifica dei dati inclusi nel report stesso.
Gestione digitale del TUO gruppo societario
In conclusione, l’importanza della gestione digitale del gruppo societario è innegabile nel panorama odierno. Come illustrato in dettaglio in questo articolo, abbiamo solo toccato la superficie delle potenzialità offerte dalla piattaforma DiliTrust Governance.
Se sei interessato a esplorare direttamente sulla nostra piattaforma tutto ciò di cui abbiamo parlato in questo articolo, ti invito a dare un’occhiata al replay del nostro webinar “Digital Legal Entity Management: perché sarà imprescindibile nel 2024?”. È un modo diretto per immergerti nelle funzionalità discusse qui e comprendere appieno il valore della gestione digitale delle entità aziendali.
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