Se la digitalizzazione è ormai vista come una necessità per le imprese e per i CdA, non bisogna dimenticare che si tratta innanzitutto di un’opportunità per migliorare. Gli SMART CDA consentono di gestire tutte le attività del Consiglio grazie ad un approccio paperless: documenti sempre accessibili, verbali digitali, riunioni a distanza, il tutto in una cornice sicura grazie ad efficienti sistemi di sicurezza informatica.
Digitalizzare il CdA cambia completamente le carte in tavola: non si tratta di vano modernismo ma di un approccio concreto in grado di trasformare in meglio la governance delle aziende. Basta dare uno sguardo allle soluzioni di SMART CDA (o Board Portal per usare la definizione americana). Si tratta dei software per i CdA digitali che consentono di tradurre in ambito digitale tutte le principali attività di un Consiglio di Amministrazione, con una serie di benefici in tutto quello che attiene alla gestione delle informazioni: maggior sicurezza, migliori capacità di collaborazione e di elaborazione dei dati, il tutto con un minore impatto ambientale e dei costi.
Perché gli SMART CDA stanno conquistando le aziende?
Cerchiamo di capire concretamente quali sono i principali benefici della digitalizzazione del CDA e perché è così vantaggiosa per le imprese. La gestione di un consiglio di amministrazione è un’attività complessa che non consiste semplicemente nell’organizzare una riunione di persone. La convocazione e lo svolgimento di una seduta del CdA seguono regole ben precise dettate tanto dalla legge quanto dallo statuto societario. Il principio cardine resta quello dettato dal Codice civile, secondo il quale ai consiglieri deve essere garantita una partecipazione informata sulle materie iscritte all’ordine del giorno. Una garanzia che fa da contrappeso al regime di responsabilità che grava sul consigliere per gli eventuali danni cagionati alla società per aver agito senza la dovuta diligenza.
DIGITALIZZAZIONE DEL CDA: I 5 benefici
- Efficienza. Digitalizzare documenti e riunioni vuol dire innanzitutto avere sempre a disposizione le informazioni necessarie con la possibilità di accedervi con un qualsiasi dispositivo in grado di connettersi ad internet. Il modulo di SMART CDA della nostra suite DiliTrust Governance, copre interamente lo svolgimento dei lavori del CdA a partire dalla sua convocazione, rendendo più immediato creare i punti dell’ordine del giorno, procedere alla notifica della convocazione e fare in modo che tutti i consiglieri siano in possesso dei documenti utili ad affrontare in maniera informata la riunione. Insieme alle funzionalità per la redazione del verbale e la votazione, tutte queste attività diventano istantanee grazie alla digitalizzazione: il risultato è una significativa riduzione del carico di lavoro che grava sui segretari del consiglio in primis ma, più in generale, su tutti i membri del CdA.
- Risparmio. Uno dei principali benefici della digitalizzazione del CDA è costituito dall’abbracciare in toto l’approccio senza carta e telematico. Questo vuol dire da un lato un notevole risparmio di risorse, dall’altro la possibilità di tenere la riunione senza la necessaria presenza fisica ma sfruttando un qualunque dispositivo dotato di webcam e microfono: questo aiuta a ridurre i continui spostamenti che caratterizzano la vita lavorativa nel mondo degli affari. Non solo, significa risparmiare sugli sprechi anche dal punto di vista del tempo, ossia quella che probabilmente è divenuta oggi la merce più preziosa per ciascun professionista.
- Sicurezza. Sebbene il tema della sicurezza informatica sia spesso guardato dal punto di vista delle vulnerabilità da affrontare, spesso ci si dimentica che la digitalizzazione delle informazioni offre degli strumenti in grado di migliorare la loro sicurezza grazie a protocolli informatici collaudati. I CdA gestiscono informazioni spesso riservate ed è fondamentale tenere traccia di chi ha accesso a quelle informazioni. Qualcosa che nel mondo analogico è molto difficile controllare: basta una copia e diventa impossibile risalire con certezza all’autore. Con un sistema di gestione degli accessi autorizzati, invece, sarà sempre possibile sapere chi ha avuto accesso a quali documenti e garantire in questo modo sicurezza e rispetto della confidenzialità altrimenti impossibili. La sicurezza nei confronti delle minacce esterne è garantita dal rispetto degli standard internazionali di sicurezza certificata ISO 27001 e dai sistemi volti a preservare l’integrità dei dati.
- Sostenibilità ambientale. Un’azienda paperless è in grado sì di portare vantaggi economici a se stessa ma più in generale contribuisce a ridurre in maniera significativa l’impatto ambientale. Chiunque sia mai entrato in un ufficio sa quanta carta viene sprecata per le stampe di documenti che grazie al digitale potrebbero essere benissimo consultati in altro modo. Con le soluzioni di SMART CDA non è più necessario potarsi dietro enormi fascicoli cartacei tanto scomodi quanto dannosi per l’ambiente.
- Collaborazione. Questo è certamente uno dei punti spesso meno discussi ma più significativi: le funzionalità di messaggistica, notifiche push, survey e sondaggi facilitano la comunicazione fra i vari utenti e di conseguenza una più stretta collaborazione che si sviluppa sempre nell’ottica di una maggior efficienza e della totale sicurezza.
