La funzione Legal Ops (Operazioni legali) è da decenni un punto fermo di molti dipartimenti legali negli Stati Uniti. Anche in Europa i team legali in house stanno iniziando ad introdurre ruoli operativi legali, al fine di massimizzare l’uso della tecnologia e dei dati per rendere più efficiente e snella l’erogazione dei servizi legali.
Legal ops: un’integrazione tecnologica e orientata ai dati per i team legali
Le Legal Operations si sono recentemente affermate a livello internazionale, soprattutto in Europa. Questo ha richiesto la creazione di un nuovo ruolo: il Chief Legal Operations Officer (CLOO). Il ruolo del CLOO è multidisciplinare e si occupa principalmente di budgeting, pianificazione strategica, dati e implementazione di nuove tecnologie.
Il CLOO ha poco a che fare con i processi legali. Si concentra invece sull’applicazione delle pratiche aziendali e sull’implementazione di nuovi strumenti digitali per rendere l’intero dipartimento legale più produttivo e di successo nel suo complesso.
Le attività del reparto Legal Operations consentono ai professionisti legali di concentrarsi sui loro compiti principali. Ciò migliora le prestazioni e crea un ambiente di lavoro più funzionale ed efficiente. Il team delle Legal Ops lavora a stretto contatto con tutti i team interni, tra cui vendite, assistenza, IT e finanza.
Collaborando con i team interfunzionali, gli uffici legali sono in grado di mettere in atto una strategia aziendale più armoniosa, efficace e moderna.
L’inserimento di questa funzione, spesso affidata anche ad una sola persona, risponde all’esigenza di accentrare il legal business e di integrarlo in modo più efficiente con tutte le altre operazioni di gestione dell’impresa.
“I dipartimenti legali che riusciranno a utilizzare le soluzioni tecnologiche e le operazioni legali per ottenere una maggiore efficienza all’interno dell’azienda saranno i vincitori”.
Caroline Van Allen, specialista di ricerca senior, Gartner
Migliorare le prestazioni operative con i legal ops
I team legali interni tendono ad affrontare molte sfide organizzative che ne ostacolano la produttività e la crescita a lungo termine. Una trappola comune è la tendenza ad applicare a problemi a lungo termine soluzioni a breve termine. Le Legal ops alleviano queste difficoltà implementando strategie sostenibili per mantenere e accelerare il business. In questo senso, sono davvero il motore del cambiamento nei team legali.
Di seguito sono riportati alcuni modi in cui le operazioni legali stanno trasformando i dipartimenti legali in Europa.
Utilizzare i dati
I dati sono spesso una risorsa sottoutilizzata nei dipartimenti legali. In generale, i dipartimenti legali hanno difficoltà a individuare i dati giusti o non dispongono degli strumenti adeguati per fare un uso produttivo degli analytics.
Il team di avvocati in-house sono in grado di utilizzare i dati per identificare le opportunità e ottimizzare le funzioni del dipartimento legale. Impostando e monitorando i giusti KPI, il team è in grado di misurare le prestazioni in modo più efficace e di scegliere la migliore linea d’azione.
Gestione delle informazioni e della documentazione
I consulenti interni spesso si espongono a rischi gestendo le informazioni in modo scorretto o approssimativo. I CLOO creano e implementano linee guida rigorose quando si tratta di archiviare e condividere informazioni sensibili.
Bilancio
Un’altra realtà dei dipartimenti legali interni è la mancanza di una chiara strategia di budgeting. Una delle missioni principali delle Legal Ops è creare un approccio sostenibile alla gestione finanziaria e massimizzare i risultati di spesa. Ottimizzando l’utilizzo delle risorse, il CLOO e il suo team possono ottenere una riduzione media della spesa del 5-7%.
Adottare la tecnologia giusta
Una delle mission più essenziali dei Legal Ops è quella di identificare la migliore strategia tecnologica possibile ed integrarla all’interno dei dipartimenti legali consentendo loro di fare scelte più informate e calcolate su come fornire servizi e affrontare i problemi.
Investendo nella giusta tecnologia, i team legali possono evitare più facilmente i rischi e accelerare i processi interni obsoleti. Il settore legale in generale è noto per il suo ritardo in termini di digitalizzazione. Per questo motivo è indispensabile che gli uffici legali agiscano come pionieri digitali per portare il team al passo con la trasformazione digitale.
Allineamento interfunzionale
Un’altra mission chiave delle Legal Ops è quella di unire i team interfunzionali nella comunicazione e nella strategia. Ogni reparto ha un ruolo critico da svolgere nel contribuire al successo complessivo del team.
Disponendo della tecnologia giusta, le operazioni legali rendono la collaborazione tra i team più fluida e produttiva. Inoltre, il CLOO fornisce valore monitorando la conformità, identificando opportunità di crescita e scoprendo tendenze nascoste.
Un asset indispensabile per la trasformazione digitale del settore legale
Per concludere, le Legal Ops si stanno evolvendo rapidamente e stanno diventando sempre più diffuse in Europa. Sicuramente, un Legal Operations Officer deve portare tutta l’azienda verso l’adozione di strumenti sicuri e intuitivi, capaci di rivoluzionare i protocolli di lavoro, creando anche uno storico di tutte le operazioni utilissimo per far fronte a eventuali ispezioni, e per poter operare in completa trasparenza.
In un certo senso il progressivo imporsi di questa figura manageriale e la decostruzione delle vecchie abitudini produttive verso una rivoluzione digitale vanno di pari passo, e sono due aspetti su cui ormai i budget di molte aziende estere si concentrano moltissimo.
Implementare l’utilizzo di un software di gestione per le operazioni legali, i contratti o le società partecipate può essere un grande passo avanti, ma se l’adozione di questi strumenti avviene sotto la guida di un direttore d’orchestra capace di sintetizzare diversi input e di avere sempre chiaro il da farsi, i vantaggi non posso che crescere esponenzialmente e in direzione di una trasformazione totale dell’impresa.
Nonostante i tempi non siano semplici, valutare l’assunzione di un Legal Operations Officer potrebbe essere davvero il miglior investimento da fare nel corso dell’anno da poco iniziato, perché è anche nei tempi di crisi che una grande azienda può fare la differenza.
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