Intraprendere il cammino della trasformazione digitale apre nuove opportunità all’ufficio legale in un momento in cui è oggetto di numerose sollecitazioni su molteplici fronti e lo porta a ripensare al tempo stesso alla propria offerta, al proprio valore aggiunto e a come potenziarlo con il contributo della tecnologia.
La trasformazione digitale riguarda ormai la maggior parte delle imprese e la direzione legale non sfugge a questa ondata. Questa trasformazione annunciata, come spesso accade, è anche un’opportunità. L’evoluzione dell’ufficio legale verso il digitale infatti non si limita all’adozione di tool digitali per ottimizzarne la produttività, ma consiste invece nell’utilizzare degli strumenti per rispondere a dei problemi organizzativi, con un impatto sulla sfera culturale: ciascuno dei collaboratori dovrà adeguarsi al rinnovamento dei processi, delle relazioni interne ed esterne, oltre che dei servizi forniti e del sistema con cui vengono offerti. Affrontare una trasformazione digitale, nel senso più ampio del termine, significa infatti e soprattutto affrontare un profondo cambiamento culturale.
Vediamo insieme alcuni passaggi per affrontare un progetto di trasformazione digitale della divisione legale.
IDENTIFICARE LE AREE DI INTERVENTO
Il viaggio verso la trasformazione inizia sempre rimettendo in discussione il servizio fornito ai clienti, sia interni che esterni, in altre parole il valore del servizio legale; una discussione da estendere poi all’allocazione delle risorse. La prima fase di ogni trasformazione prevede quindi di identificare i «punti deboli» e il modo più semplice consiste nell’organizzare dei workshop durante i quali ciascuno potrà esprimere sia le proprie aspettative, sia gli ostacoli che incontra. Particolare attenzione dovrà essere posta su come vengono gestiti i flussi informativi, sulle altre modalità di trattamento delle informazioni e sui compiti dei singoli, ma soprattutto interrogarsi sull’allocazione delle risorse. Allo stesso modo, occorrerà anche pensare alla possibilità di affidare ad altri team interni una parte del lavoro di creazione di valore, oppure ad esternalizzare a fornitori esterni alcuni compiti senza valore aggiunto. Il workshop dovrà rappresentare in sostanza il rinnovamento dei processi in una logica di ottimizzazione.
Coinvolgere il dipartimento IT
In un secondo momento, all’ufficio legale spetta il duplice compito di valutare quali strumenti offre il mercato e di confrontarsi con l’ufficio IT per valutare le opzioni a livello tecnico e le loro implicazioni per il sistema informativo aziendale. L’ufficio IT sarà inoltre l’interlocutore principale con i provider di servizi identificati. Nella maggior parte dei casi l’ufficio legale chiederà al proprio fornitore uno sviluppo su misura, che garantisca il massimo allineamento con i processi specifici della propria azienda. Sarà quindi necessario mettere in campo un doppio sistema di gestione: l’ufficio IT, esperto nella gestione di progetti informatici, e un giurista d’impresa, per controllare i risultati (intermedi e finali).
Accompagnare il cambiamento
Il workshop è stato organizzato, i processi sono stati completamente rivisti e gli strumenti necessari sono stati sviluppati e adottati. Fermarsi a questo punto significherebbe interrompere a metà il cammino. Intraprendere la trasformazione significa anche accompagnare i team e i collaboratori lungo il percorso. Una trasformazione imposta dall’alto è destinata a fallire per diverse ragioni: assenza di una visione condivisa, conoscenza inadeguata degli strumenti utilizzati, reticenza dei team interni, etc. Al contrario, una trasformazione ben riuscita parte dal coinvolgimento dei team già nella fase di riflessione e, idealmente, anche nella validazione delle scelte che si compiono durante l’intero percorso. Diventa quindi indispensabile una fase di formazione, sia per aggiornare i collaboratori circa i nuovi strumenti dell’ufficio legale, sia per spiegarne le ragioni e per accompagnarli nell’utilizzo dei medesimi. Sono disponibili diverse metodologie, ad esempio si può optare per una comunicazione mirata del dipartimento IT, una formazione specifica per ogni funzione oppure dei video per illustrare nel dettaglio il funzionamento degli strumenti.
Più che mai il digitale offre ai giuristi d’impresa l’occasione per tornare a concentrarsi sui fondamenti della professione, che consistono nell’offrire soluzioni e consulenza alle imprese. In questo articolo abbiamo già incluso qualche regola di base per riuscirci, ma, a costo di essere ripetitivi, la cosa più importante per affrontare questo passaggio verso una direzione legale 4.0 consiste nel cambiamento culturale che la deve accompagnare. All’interno del nostro white paper “Direzioni Legali: perché e come affrontare la trasformazione digitale?” cerchiamo di fornire una reale riflessione su questo tema e offrire risposte pratiche che consentano ai manager di supportare i cambiamenti introdotti dalla digitalizzazione. Scarica la tua copia qui.
