Au cours des deux dernières années, de nombreuses entreprises ont entrepris un processus rapide de transformation numérique : cette accélération vers la digitalisation a engendré plusieurs défis pour tous les départements, y compris juridiques.
Le nombre et la complexité des processus requis des services juridiques n’ont jamais été aussi élevés : l’explosion du commerce en ligne, les nouveaux canaux tels que le commerce mobile et la banque en ligne , ainsi que la réglementation de la gouvernance d’entreprise dans des secteurs spécifiques, ont rendu l’adoption de procédures sophistiquées systèmes plus critiques que jamais. Comment les services juridiques peuvent-ils surmonter ces défis ?
DÉFINIR LE LEADERSHIP TECHNOLOGIQUE AU SEIN DU SERVICE JURIDIQUE
La création d’une équipe technologique dédiée au sein du service juridique contribuera à créer un lien entre la direction du service et les utilisateurs finaux, garantissant ainsi que les différents systèmes fonctionnent de manière efficace et intégrée.
De manière générale, l’équipe technologique sera responsable d’évaluer les exigences technologiques, de maintenir un dossier avec les mises à jour de la technologie utilisée et de mettre en œuvre les plateformes les mieux adaptées à votre réalité d’affaires ; pourra également organiser des programmes de formation sur les nouvelles technologies mises en œuvre. De cette façon, toute l’ équipe sera toujours au courant de la technologie utilisée et tous les besoins technologiques seront satisfaits.
SÉLECTIONNEZ LE BON VENDEUR
Une fois l’orientation technologique établie, l’équipe doit être en mesure d’identifier le bon fournisseur capable de répondre aux besoins technologiques juridiques de l’entreprise. De nombreux aspects doivent être pris en compte lors de la sélection d’un fournisseur : la meilleure façon de commencer est de dresser une petite liste de fournisseurs, puis d’évaluer les différentes options.
Après avoir écarté les fournisseurs hors budget, il faudra comprendre qui est le leader du secteur. Mieux vaut rechercher une entreprise en croissance ou déjà parmi les principaux fournisseurs de ce marché. Les aspects à considérer incluent le type de services offerts, la fréquence à laquelle de nouveaux services ou fonctionnalités sont introduits et, si possible, la liste des références.
Évaluer la part de marché de votre fournisseur potentiel est essentiel car cela vous aide à comprendre à quel point il prend au sérieux sa croissance et combien il investira dans la mise à niveau de ses technologies. Il est possible d’aller plus loin en dressant une liste de questions spécifiques à vos besoins, à soumettre au vendeur.
ADOPTER UNE TECHNOLOGIE « SOCIALE »
Par technologie « sociale », nous entendons toute technologie permettant des interactions sociales telles que les blogs, les réseaux sociaux et les webinaires. Dans un effort pour surmonter les défis de la technologie juridique, la dynamique sociale permet de tirer parti des réseaux internes et externes pour obtenir des avantages concurrentiels.
L’échange d’informations à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise est vital. La communication interne d’une entreprise suit généralement un système établi. La technologie sociale intervient pour l’améliorer et établir un chemin ciblé pour les communications externes. Des outils tels que les blogs sur les sites Web, les médias sociaux et les webinaires aident à développer une approche de communication à 360 degrés pour toutes les parties prenantes – internes et externes – garantissant que tous les canaux de communication sont couverts.
TOUTES LES ACTIVITÉS DOIVENT ÊTRE MESURABLES ET SURVEILLÉES
La meilleure façon de mesurer le succès d’un processus de numérisation est de le rendre mesurable. La première étape consiste à fixer des objectifs, qui pourront être revus dans un délai convenu et mesurés pour vérifier le fonctionnement des nouvelles technologies mises en œuvre. Cela vous permet de supprimer ceux qui ne fonctionnent pas ou de les améliorer en fonction des résultats obtenus.
Certains indicateurs mesurables incluent, par exemple, les frais juridiques, les coûts avant et après la mise en œuvre de la nouvelle technologie, le temps consacré aux projets avant et après l’adoption de la nouvelle technologie et le niveau de satisfaction de l’utilisateur final.
Les exigences technologiques des directions juridiques poussent donc à adopter des solutions numériques spécifiques au monde juridique, développées par des fournisseurs externes. Dans un moment historique où les directions juridiques sont de plus en plus sous pression pour démontrer leur valeur pour l’entreprise, il est essentiel de la valoriser avec l’apport de la technologie, sans toutefois négliger une évaluation appropriée des risques associés.
