Siamo entusiasti di presentarvi 4 edizioni speciali di LegalTalks, nate dalla nostra stimolante roundtable “In-house counsels as drivers of business innovation and growth” tenutasi durante la LegalCommunityWeek 2023. Questi 4 articoli presentano le quattro tematiche trattate durante la roundtable e riassumono gli interventi delle panelist Germana Mentil, Simona Musso, Claudia Richetti e Sara Rizzon che hanno condiviso preziose esperienze e punti di vista sulla trasformazione del ruolo dei giuristi d’impresa come impulso all’innovazione e alla crescita aziendale.
La tematica di questa terza edizione speciale di LegalTalks è:
La gestione efficace dei dati aziendali è diventata cruciale per il successo delle aziende moderne
“Il 54% dei professionisti dichiara di perdere tempo a cercare informazioni necessarie in sistemi di archiviazione online disordinati”
Legal technology insights for 2023 Annual trends report by Netdocuments
In che misura ritiene che la digitalizzazione contribuisca a migliorare la corporate governance dell’azienda? – Sara Rizzon
La digitalizzazione contribuisce in misura significativa al miglioramento della corporate governance dell’azienda. Per noi, digitalizzare significa rivedere e ripensare i processi in ambito digitale. L’obiettivo principale è snellire e sburocratizzare le procedure, garantendo al contempo maggiore trasparenza e univocità dei dati a livello di Gruppo.
La digitalizzazione ci consente di ottenere una maggiore velocità nelle operazioni, garantendo dati sempre aggiornati, affidabili e coerenti. Questi dati rappresentano una risorsa fondamentale per il nostro ufficio legale, poiché ci consentono di condurre analisi indispensabili per prendere decisioni aziendali informate.
È importante sottolineare che il rispetto della privacy è un elemento centrale in tutto il processo di digitalizzazione. Anche in ambito digitale, i dati devono essere trattati nel pieno rispetto della normativa sulla privacy, assicurando la protezione delle informazioni sensibili.
In sintesi, la digitalizzazione contribuisce a migliorare la corporate governance dell’azienda consentendo una maggiore efficienza, trasparenza e coerenza nei processi.
Quali strategie state attuando per migliorare l’efficienza della gestione documentale nel vostro ufficio legale e quali benefici avete osservato finora? – Simona Musso
Abbiamo implementato diverse strategie per migliorare l’efficienza della gestione documentale nel nostro ufficio legale, e finora abbiamo riscontrato numerosi benefici. In primo luogo, con l’evoluzione recente della nostra direzione, che è sia sede centrale che globale, abbiamo introdotto funzioni legali interne nelle consociate. Questo ci ha permesso di creare una repository unica in cui condividiamo il know-how contrattuale, pareri legali, consulenze e normative non solo tra i membri del nostro ufficio, ma anche a livello di tutte le funzioni aziendali, comprese le funzioni locali.
“Riversiamo tutto il know-how in uno strumento unico, sia quello dell’Headquarter che quello delle consociate”
Un altro beneficio significativo che abbiamo sperimentato durante la pandemia è stato la continuità operativa. Grazie al nostro percorso di digitalizzazione, avviato già nel 2018 per la gestione societaria, siamo stati in grado di lavorare in modalità di lockdown senza perdere l’accesso alle informazioni contrattuali e agli archivi. Abbiamo potuto consultare tutto il nostro patrimonio di informazioni anche quando non eravamo fisicamente in ufficio. Questo è stato particolarmente vantaggioso durante il periodo di cambiamenti degli organi sociali, in cui si è verificato il rinnovo delle cariche del consiglio di amministrazione del gruppo. Abbiamo potuto seguire questi processi a distanza grazie alla digitalizzazione, evitando la necessità di recarci fisicamente in azienda.
In conclusione, le nostre strategie di miglioramento della gestione documentale hanno portato benefici significativi come la condivisione efficiente del know-how tra le consociate e la capacità di operare in modo continuativo anche durante situazioni di emergenza come la pandemia. Questi risultati dimostrano l’importanza strategica delle decisioni di digitalizzazione adottate nel nostro ufficio legale.
Quali vantaggi avete riscontrato dall’adozione di un sistema centralizzato per la gestione delle informazioni aziendali nel vostro ufficio legale, in termini di efficienza, continuità operativa e sicurezza dei dati? – Germana Mentil
Abbiamo riscontrato diversi vantaggi dall’adozione di un sistema centralizzato per la gestione delle informazioni aziendali nel nostro ufficio legale. Prima di tutto, c’è una maggiore facilità di accesso alle informazioni, consentendo una rapida condivisione con i colleghi. In passato, i dati potevano essere dispersi in varie stanze e uffici, ma ora tutti possono accedere rapidamente alle informazioni necessarie.
Inoltre, il sistema centralizzato ha apportato miglioramenti in termini di efficienza e sicurezza. Oltre alle questioni legate alla privacy, è importante garantire la sicurezza delle informazioni aziendali. Inoltre, la tecnologia ci aiuta a monitorare e controllare meglio il nostro budget. Come legali d’azienda e manager, sappiamo quanto sia cruciale gestire le risorse finanziarie in modo efficace, e la tecnologia ci offre strumenti per monitorare i movimenti, le evoluzioni e i forecast richiesti.
Analizzare i dati storici aiuta a fare corrette previsioni per il futuro e migliorare le performance e l’efficienza. Come vi state organizzando al riguardo, ad esempio nel settore IP, che è cruciale per la vostra azienda? – Claudia Ricchetti
Abbiamo avviato un progetto di analisi dei dati storici nel settore della proprietà intellettuale (IP). Disponiamo di una vasta quantità di informazioni legate alla contraffazione e abbiamo deciso di analizzarle in dettaglio, suddividendole per tipologia di prodotto e paese. Questi dati hanno una base storica di almeno 3-4 anni, escludendo l’anno in cui i negozi sono stati chiusi poiché non è significativo. L’obiettivo è creare una nuova strategia per la registrazione dei marchi, ottimizzando le risorse e ottenendo un risparmio. Ad esempio, potremmo decidere di concentrare le registrazioni solo nei paesi ad alto rischio di contraffazione, soprattutto se non vengono utilizzate sui prodotti ma solo per la parte di comunicazione. Così come pure concentrare lì le attività anticontraffazione.
Abbiamo avviato il progetto e abbiamo anche condotto una gara per selezionare un consulente esterno che ci aiuti nell’analisi dei dati e nella formulazione di nuove linee guida future. È importante saper interpretare i dati perché ci forniscono informazioni preziose. Anche se la registrazione completa offre la massima protezione, sappiamo che non esiste un ambiente senza rischi. Come azienda, siamo consapevoli di dover bilanciare la massima protezione con una gestione oculata dei rischi. Siamo fiduciosi che questo progetto ci aiuterà a prendere decisioni strategiche migliori per il futuro, tenendo conto dei dati storici e delle linee guida sviluppate.
? Di seguito gli altri articoli di questa edizione speciale di LegalTalks:
