Siamo entusiasti di presentarvi 4 edizioni speciali di LegalTalks, nate dalla nostra stimolante roundtable “In-house counsels as drivers of business innovation and growth” tenutasi durante la LegalCommunityWeek 2023. Questi 4 articoli presentano le quattro tematiche trattate durante la roundtable e riassumono gli interventi delle panelist Germana Mentil, Simona Musso, Claudia Richetti e Sara Rizzon che hanno condiviso preziose esperienze e punti di vista sulla trasformazione del ruolo dei giuristi d’impresa come impulso all’innovazione e alla crescita aziendale.
Nell’edizione precedente abbiamo visto come il giurista d’impresa sta diventando sempre più una figura strategica non solo per il dipartimento legale ma per l’intera organizzazione. La tecnologia è al centro di questa trasformazione.
La tematica di questa edizione speciale di LegalTalks è:
Il settore legale sta finalmente prendendo coscienza del valore della tecnologia specializzata
“Quasi il 50% dei dipartimenti legali ha pianificato una propria strategia o roadmap tecnologica pluriennale”
Deloitte 2023 Legal Ops Survey
In che modo l’adozione di strumenti tecnologici specifici ha contribuito a ottimizzare il lavoro del vostro dipartimento legale e migliorare la gestione dei processi? – Germana Mentil
L’adozione di strumenti tecnologici specifici ha contribuito in modo significativo all’ottimizzazione del lavoro del dipartimento legale e al miglioramento della gestione dei processi. Alcuni esempi concreti includono:
- Gestione degli organi sociali: La piattaforma DiliTrust viene utilizzata per creare stanze virtuali non solo per il consiglio di amministrazione, ma anche per tutti i comitati. Questo strumento consente di tracciare la documentazione, pubblicare in modo organizzato le varie versioni e fornisce un archivio apprezzato dai consiglieri. Inoltre, la condivisione e l’accesso alla documentazione tramite dispositivi mobili, come tablet e telefoni, sono molto utili soprattutto per i consiglieri indipendenti che spesso sono impegnati in altri incarichi o viaggiano.
- Ufficio legale paperless: Grazie all’utilizzo della tecnologia, l’ufficio legale ha eliminato la stampa di documenti. Questo ha semplificato la gestione dei documenti, evitando problemi di sicurezza associati alla distribuzione e alla distruzione delle copie cartacee.
- Gestione dei contenziosi: La tecnologia svolge un ruolo fondamentale nella gestione dei contenziosi seriali. Strumenti come la gestione dei budget, il monitoraggio degli incarichi legali e il collegamento dell’evoluzione dei procedimenti con il fondo rischi, consentono di gestire in modo efficiente un grande numero di casi legali. L’uso di software specifici aiuta a tenere traccia delle informazioni e a facilitare l’analisi dei dati.
- Sistema di ticketing: Recentemente, è stato introdotto un sistema di ticketing grazie all’apporto di una collega esperta nel campo IT. Questo sistema permette di registrare tutte le richieste che arrivano al dipartimento legale, evitando duplicazioni e facilitando la conservazione di un registro storico. Inoltre, consente ai colleghi di avere accesso immediato alle informazioni precedenti, semplificando il processo di ricostruzione delle informazioni e migliorando l’efficienza complessiva delle attività del dipartimento legale.
Come hai visto evolversi il panorama della legal tech negli ultimi anni e quali sono stati i benefici principali per il vostro dipartimento legale? – Sara Rizzon
Negli ultimi anni, abbiamo assistito a un’evoluzione significativa del panorama della legal tech. Il nostro dipartimento legale ha beneficiato di questa evoluzione attraverso un progetto di radicale trasformazione digitale. In questo contesto, siamo supportati, tra l’altro, da DiliTrust in diversi ambiti, quali la gestione del contenzioso, delle riunioni degli organi sociali e dei work-flow per l’attribuzione e la revoca delle procure all’interno del Gruppo.
“Ovviamente abbiamo grandi aspettative da questo progetto in termini di liberazione di risorse da dedicare ad attività più core, e poi anche in termini di maggior presidio dei processi e in termini di maggior sicurezza e controllo dei dati.”
Grazie agli strumenti tecnologici e digitali forniti da DiliTrust, stiamo rivoluzionando il modo in cui svolgiamo le nostre attività legali. Finora, molte di queste funzioni sono state gestite in modo artigianale e manuale, ma ora stiamo adottando un approccio più automatizzato e digitale. Per sintetizzare l’evoluzione della legal tech negli ultimi anni ha permesso al nostro dipartimento legale di adottare strumenti tecnologici e digitali per migliorare l’efficienza, la sicurezza e il controllo delle attività legali, liberando risorse da dedicare ad attività più strategiche.
Quali sono le soluzioni tecnologiche disponibili sul mercato e quali invece sono ancora da implementare? – Claudia Ricchetti
Attualmente, abbiamo implementato diverse soluzioni tecnologiche che si sono dimostrate utili per il nostro dipartimento legale. Ad esempio, utilizziamo la piattaforma DiliTrust per la gestione del Consiglio, che ci consente di archiviare e ricercare documenti in modo efficiente, tracciando gli accessi per garantire la sicurezza delle informazioni sensibili. Abbiamo anche un archivio dei contratti, sempre gestito da Dilitrust, con alert sulle scadenze e la possibilità di effettuare ricerche per parola all’interno delle clausole. Abbiamo anche digitalizzato i libri sociali con E-Witness per garantire maggiore sicurezza e facilità di ricerca.
Inoltre, sul mercato sono disponibili strumenti per gli aggiornamenti normativi e anche i primi strumenti di intelligenza artificiale per la redazione dei contratti, anche se questi ultimi hanno il limite di dover attingere esclusivamente (i) dall’archivio interno esistente; (ii) da ciò che è disponibile in rete.
L’evoluzione successiva che vediamo è l’integrazione di strumenti di intelligenza artificiale e gestionali più avanzati che possano fornire statistiche e tracciare l’attività in modo più completo. Inoltre, sarebbe auspicabile implementare un sistema di condivisione dei contratti anonimizzato tra aziende per creare un database vasto e condiviso che possa fornire informazioni preziose sulla contraffazione e sui prodotti più interessanti per il mercato.
In generale, siamo a buon punto con l’implementazione di soluzioni tecnologiche, ma rimane ancora da affrontare la sfida di integrare e condividere i dati in modo più completo, rispettando i requisiti di privacy e riservatezza. Collaborare con operatori esterni potrebbe essere una possibilità per superare queste difficoltà e raggiungere un livello più avanzato di gestione dei dati legali.
Quali ostacoli hai affrontato nell’implementazione di strumenti tecnologici nel vostro dipartimento legale e come li avete superati? – Simona Musso
Inizialmente, abbiamo dovuto affrontare la sfida di convincere l’IT dell’azienda sull’importanza di investire in strumenti tecnologici per il dipartimento legale. Alcuni colleghi potrebbero aver considerato questa esigenza come superflua o non prioritaria per un team legale. È stato necessario spiegare e dimostrare che avevamo bisogno di tali strumenti per migliorare l’efficienza e la produttività del nostro lavoro legale.
Un altro ostacolo significativo è stato trovare soluzioni che soddisfacessero appieno le nostre esigenze in termini di gestione documentale e contract management. Avevamo già uno strumento di archiviazione e gestione documentale interno, ma dovevamo evolverlo per soddisfare le nuove esigenze e integrare tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale. Abbiamo affrontato questa sfida trovando un partner con cui sviluppare una soluzione personalizzata che rispondesse alle nostre esigenze specifiche.
Un ostacolo culturale interno che abbiamo dovuto affrontare è stato il cambiamento di mentalità e l’adozione di nuove tecnologie da parte dei membri del dipartimento legale. Alcuni colleghi erano ancora abituati a lavorare con documenti cartacei e avevano resistenza all’idea di adottare strumenti tecnologici. È stato necessario condurre attività di change management per far comprendere l’importanza della trasformazione digitale e il fatto che la tecnologia può migliorare il nostro lavoro anziché sostituirci. È stato importante far capire che abbracciare nuove tecnologie ci permette di essere più efficienti e aggiungere valore al nostro lavoro legale.
“Anche se provo qualche ansia quando si parla di intelligenza artificiale, come ad esempio il sistema ChatGPT, penso che possa essere paragonato al pilota automatico negli aerei. Non ha sostituito i piloti, ma ha reso il loro lavoro più facile e sicuro. Nello stesso modo, penso che la tecnologia dell’intelligenza artificiale debba essere guidata anziché respinta.”
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