Oggi nel mondo del business e del digitale le elevate esigenze di compliance e regolamentazione costringono le imprese ad evolversi per restare competitive. Come tutte le direzioni operative, anche la direzione legale deve innovare e ristrutturare la sua attività per cogliere le opportunità e restare competitiva.
La direzione legale deve affrontare nuove sfide nella trasformazione digitale, soprattutto nella gestione dei documenti e delle informazioni. In primo luogo, questa ha visto estendersi il suo perimetro di attività per la maggior partecipazione alla gestione rischi. In secondo luogo, è obbligata ad adattarsi a un modello organizzativo profondamente rinnovato, che prevede riunioni digitalizzate e possibilmente senza carta. Oggi come oggi le entità più performanti sono quelle flessibili, e per essere flessibili occorre rimanere reattivi e adeguarsi alle esigenze imposte dal mercato.
Secondo Karina Messaoudi (Chief Operating Officer di Societé Générale) in un’intervista a Village de la Justice “la direzione legale innovativa è quella che capitalizza le competenze e le capacità di ogni sua componente per accrescere il valore complessivo. Si tratta di una direzione rivolta al futuro, che si appropria degli strumenti e dei metodi di lavoro di domani, mantenendo la persona al centro delle esigenze”. Quindi la capacità di gestire le informazioni legali con gli strumenti più avanzati e con la maggior dematerializzazione possibile dei documenti è parte integrante di questa visione innovativa del futuro.
Strumenti digitali: una fonte di nuove opportunità?
Per i dirigenti è ormai indispensabile incoraggiare l’innovazione e realizzare la trasformazione digitale delle direzioni legali. Se lo scopo è adeguare l’impresa e il suo personale ad un nuovo contesto, per implementare questa politica di cambiamento è necessario un efficace programma di soluzioni di governance idoneo a ottimizzare e semplificare la produttività delle persone coinvolte. Si tratta di un risparmio di tempo non trascurabile, che permette di liberare le persone coinvolte dalla gestione tradizionale dei documenti, e di focalizzare le loro capacità sui dossier più complessi e più capaci di generare valore.
Inoltre un programma di governance d’impresa permette di ottenere una visione d’insieme del gruppo e delle sue filiali, grazie all’aggregazione e al trattamento di una quantità considerevole di dati. Questi software riducono sensibilmente il rischio di errore umano: i grafici, le cartografie e gli organigrammi che generano scattano una fotografia dell’impresa nell’istante stesso e sono degli strumenti realmente utili nel processo decisionale.
Questi programmi ottimizzano la gestione e migliorano le relazioni fra i reparti aziendali grazie a un sistema di gestione delle conoscenze (c.d. Knowledge Management) che trasforma un semplice dato in un’informazione preziosa e utilizzabile a molti livelli.
Tuttavia è fondamentale trovare il giusto equilibrio fra la condivisione delle informazioni e la sicurezza dei dati legali sensibili. Ecco perché le soluzioni di governance di questo tipo sono un’ottima soluzione per il problema, grazie alla semplificazione della gestione di documenti e riunioni, al monitoraggio delle autorizzazioni e alla parametrazione degli accessi.
Una fase non trascurabile di digitalizzazione
È determinante che il CDA affronti al più presto la transizione verso il digitale con soluzioni efficaci. Il divario si accentua gradualmente ma inesorabilmente fra le figure ‘storiche’ che si ostinano a conservare un sistema di funzionamento desueto e chi invece integra i problemi legati alla digitalizzazione e ha già implementato le misure necessarie. Il consiglio è semplice: passare il più presto possibile alla fase della digitalizzazione, che produce un conseguente e immediato vantaggio concorrenziale. Per completare al meglio questo cambiamento è importante selezionare soluzioni di elevata qualità e dotarsi degli strumenti più adeguati.
Queste innovazioni sono incoraggiate e sostenute da DiliTrust, che ha già fornito a numerose direzioni legali soluzioni efficaci nell’ambito della governance aziendale e della condivisione sicura di dati sensibili e confidenziali.
Fra queste soluzioni spicca DiliTrust Governance, che permette alle direzioni legali di avere una visione centralizzata e globale di tutte le attività giuridiche all’interno del loro gruppo, di garantire il loro continuo aggiornamento, di controllare la loro coerenza e conformità, di mantenere una tracciabilità totale e di semplificare e rendere più produttive le riunioni.
DiliTrust Govenance è una soluzione completa che riguarda il Diritto delle Società, e più in generale la gestione delle Autorizzazioni e delle Deleghe, dei Contratti, dei Contenziosi, del Patrimonio Immobiliare così come della Proprietà Intellettuale.
