La condivisione e l’archiviazione di documenti, link e file, insieme al controllo degli accessi degli utenti, rappresentano i pilastri di ogni soluzione di condivisione e archiviazione di dati online.
Tra le opzioni disponibili, Dropbox è indubbiamente il più conosciuto sul mercato. Tuttavia, nonostante il suo successo nel settore retail e business, sorge il dubbio sulla sua idoneità per procedure delicate che richiedono un livello superiore di sicurezza, come le fusioni e acquisizioni. La proliferazione di casi di violazioni della sicurezza negli ultimi anni ha alimentato tali perplessità.
Sarebbe allora preferibile considerare l’utilizzo di una data room specializzata, come quella fornita da DiliTrust? Qual è lo spazio collaborativo più adatto ed economico per le operazioni di M&A? Cerchiamo di fornire alcune risposte in merito…
Condivisione documenti generica o specialistica: Dropbox versus Data Room
È universalmente riconosciuto che la condivisione dei documenti rappresenti un elemento essenziale per condurre una due diligence di successo. La priorità è garantire la privacy, la sicurezza dei dati e un accesso limitato ai documenti, al fine di assicurare un regolare svolgimento delle operazioni e una sicurezza globale per tutte le aziende coinvolte.
La società americana propone un servizio di condivisione di documenti utilizzato da molti individui e la sua versione Enterprise a pagamento aggiunge caratteristiche interessanti come il cruscotto di Amministrazione. Molti responsabili di due diligence possono quindi pensare che queste caratteristiche siano sufficienti a garantire gli aspetti pratici: la condivisione di documenti.
Questa soluzione, tuttavia, rimane uno strumento generalista che può rivelarsi poco appropriato nel quadro della gestione di una grande operazione.
Invece, l’architettura di Libreria Sicura di DiliTrust (Data Room) è stata completamente progettata per soddisfare le esigenze specifiche legate a M&A, fundraising, cessioni di attività, comunicazioni agli investitori.
Più che un semplice spazio di archiviazione, offre un’area di lavoro dove l’alberatura delle cartelle fornisce un rapido accesso ai documenti richiesti, in cui è possibile prendere appunti e commentare i file, inserendo promemoria e avvisi. Inoltre, ogni utente ha un proprio account, cosa che permette di seguire con precisione l’attività di ognuno e di assicurare la riservatezza di tutto il processo.
Servizio personalizzato
Durante l’operazione di M&A o il fundraising, i team possono aumentare di numero e il volume dei documenti scambiati può crescere.
La Data Room, risponde efficacemente a questa serie di circostanze. In qualsiasi momento, gli amministratori possono invitare nuove persone a partecipare, ad esempio, in concomitanza con il passaggio ad una fase successiva della due diligence.
La capacità di risposta e la scalabilità sono il cuore della concezione di una Data Room perché le sue funzionalità rispondono alle diverse esigenze che possono sorgere. Per fare questo, un team di supporto è disponibile per gli utenti e gli amministratori. Perché queste operazioni possono essere eseguite in situazioni di urgenza o in vari fusi orario, DiliTrust ha scelto di offrire un servizio di assistenza disponibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.
La Data Room è adatta anche per nuovi modi di lavorare. Non richiede l’installazione di alcun software. Non è dunque legata ad una specifica postazione di lavoro e offre, al contrario, il vantaggio della mobilità. È possibile monitorare l’attività di scambio di documenti della due diligence anche in movimento su smartphone o tablet, con lo stesso livello di sicurezza.
Infine, per controllare completamente la progressione della due diligence, la Data Room permette la consultazione di report statistici per tutti i partecipanti. Più che una soluzione di condivisione di documenti, si rivela uno strumento di lavoro per le aziende.
Condivisione e protezione documenti
Rivelando alcune delle sue informazioni riservate, una società si mette in pericolo nel corso di un’operazione di M&A. Diventa assolutamente necessario controllare in modo dettagliato quali informazioni vengono condivise e con chi. Infine, nessuna di queste informazioni deve essere accessibili da terzi non autorizzati.
Lo strumento utilizzato nella due diligence deve poter garantire una sicurezza senza falle. Invece Dropbox, ha ripetutamente dimostrato i suoi limiti in recenti scandali. Nel 2016, ad esempio, gli hacker sono stati in grado di ottenere decine di milioni di ID di accesso grazie ad una falla di sicurezza conosciuta dal 2012.
Un altro problema è che la società, con sede negli Stati Uniti, è soggetto al quadro giuridico americano, in particolare Freedom Act e Patriot Act. La sicurezza dei dati è dunque ulteriormente in pericolo. Libreria Sicura di DiliTrust assicura la messa in sicurezza delle informazioni.
L’autenticazione a due fattori (sms), il rilevamento delle intrusioni, il controllo degli utenti e dei differenti account, il monitoraggio sistematico e dettagliato di tutte le attività, consentono alle aziende di agire in totale sicurezza.
Inoltre, poiché DiliTrust ha sede in Europa, risponde solo alla legislazione europea, garantendo così la privacy dei dati in tutte le circostanze.
Soluzioni economiche?
Per la sua versione aziendale, il player americano offre pacchetti interessanti. Sono sufficienti ed utilizzabili per una due diligence importante?
Il sistema di abbonamento conta, ogni mese, il numero di utenti. Se il prezzo sembra interessante all’inizio di un’operazione di due diligence (€ 15 per utente al mese) si dimostra rapidamente inadatto in un’operazione importante. In effetti, come si può mettere a budget l’operazione quando non si sa quale ritmo seguirà o quante persone saranno coinvolte? Con il procedere dell’operazione, occorrerà aumentare o diminuire i team, rinviare la chiusura oppure al contrario velocizzarla.
Questo è il motivo per cui DiliTrust offre un pacchetto completo dall’apertura alla chiusura della room, senza alcun costo aggiuntivo ad ogni cambiamento. Questo non solo assicura una perfetta visione dei costi generati dalla due diligence, ma anche la flessibilità per un uso ottimale.
Una due diligence è più di una semplice condivisione di documenti. Questo è il motivo per cui lo spazio di condivisione dovrebbe essere di più, dovrebbe essere uno strumento di lavoro, ergonomico, efficiente, reattivo, scalabile e totalmente sicuro.
La Data Room di DiliTrust è una soluzione dedicata alle operazioni di M&A, cessioni e fundraising, che offre una vasta gamma di funzionalità oltre allo spazio di archiviazione. È progettata per fornire un ambiente sicuro e ottimizzato che garantisce il corretto svolgimento delle vostre attività confidenziali. Oltre a queste operazioni, le Data Room di oggi trovano impiego anche nella gestione di gare, ricerca e sviluppo, comunicazioni agli investitori, arbitrati, NPL e molto altro ancora.
Per maggiori informazioni scarica la brochure!
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