La sfida che le aziende devono affrontare è quella di rimanere efficienti e produttive nonostante il flusso quotidiano di documenti. Il numero di documenti da firmare e convalidare si moltiplica, così come il numero di contatti da prendere in considerazione. Queste sfide ci impongono di tenerci aggiornati. Lo scambio di e-mail o l’utilizzo di un blocco firme cartaceo non sono più del tutto appropriati.
Scoprite in questo articolo come la digitalizzazione dei processi di approvazione possa accelerare e facilitare la contrattualizzazione.
I vantaggi di un circuito di validazione digitale
Conosciuti anche come “flussi di lavoro di convalida”, i circuiti di approvazione automatizzati corrispondono a un processo che automatizza una serie di attività che consentono di far circolare un flusso di informazioni.
Questi circuiti di approvazione automatizzati offrono una serie di vantaggi. Scopritene di più qui di seguito:
#1 Migliorare la produttività
Nella maggior parte dei casi, le attività di approvazione richiedono molto tempo, con l’invio di e-mail, la necessità di contattare il personale, l’invio di informazioni via e-mail, ecc.
La creazione di un flusso di lavoro vi consentirà di accelerare i processi di contrattualizzazione, formalizzando e standardizzando la gestione dei documenti. Una volta automatizzata l’attività di convalida, si otterrà un guadagno in termini di efficienza e prestazioni. L’altro vantaggio per l’avvocato è che si libera tempo per concentrarsi sul proprio core business.
#2 Facilitare la collaborazione
La creazione di circuiti di approvazione automatizzati vi consentirà anche di semplificare la collaborazione tra i vari team. I dipendenti non dovranno più rivolgersi al personale operativo o agli esperti legali per ottenere l’approvazione.
Con i flussi di lavoro di approvazione automatizzati, i dati circolano in modo efficiente in tutta l’azienda e sono facilmente accessibili. I vostri dipendenti avranno accesso alle informazioni giuste, nel posto giusto e al momento giusto.
💡 Togliete pressione al vostro team legale: la professione legale è quella che interagisce di più all’interno dell’azienda. I circuiti di convalida consentiranno al team legale di accedere rapidamente alle informazioni contrattuali del personale operativo.
#3 Mantenere il controllo
Quando si tratta di contratti, la tracciabilità è un aspetto fondamentale. Con i flussi di lavoro di approvazione, non è più necessario consultare tutti gli scambi di e-mail per trovare l’opinione di ciascuno dei vostri dipendenti. I flussi di lavoro di approvazione centralizzano le informazioni in un unico luogo, in modo da poter recuperare tutti i dati con un semplice clic.
Mantenendo il controllo della base contrattuale prima della firma, potrete essere più affidabili nell’esecuzione del progetto e ridurre i rischi legati alla conformità del documento.
#4 Guadagnare visibilità
Senza uno strumento per automatizzare i circuiti di validazione, è complicato accedere facilmente alle informazioni: chi sono i validatori mancanti? Quali informazioni devono essere convalidate? In quale contratto?
Con una piattaforma per automatizzare i processi di convalida dei contratti, potete dare alla vostra azienda una visione d’insieme, monitorando lo stato di avanzamento dei vostri progetti in tempo reale. Con pochi clic, potrete vedere le fasi che mancano alla finalizzazione e gli attori coinvolti nel processo.
Tutte le informazioni necessarie per la convalida dei contratti sono in un unico luogo, in modo da poter monitorare e gestire facilmente i flussi documentali.
Le migliori pratiche per la digitalizzazione dei processi di convalida
I flussi di lavoro di convalida dovrebbero consentirvi di organizzare il flusso dei contratti, ottimizzando il lavoro di ogni reparto. Ma per essere efficaci, è necessario seguire alcune best practice:
→ Conoscere ciò che già esiste
Come sempre, prima di intraprendere l’implementazione di un nuovo processo, è necessario scoprire cosa esiste già nella vostra azienda. In questo modo si eviterà di creare conflitti tra i diversi processi o addirittura tra i diversi programmi software. Pensate in modo ampio: non limitatevi all’ufficio legale.
L’obiettivo non è generare processi di convalida per tutti i casi d’uso, ma mettere in atto flussi di lavoro efficienti e pertinenti.
→ Definire l’obiettivo del processo di convalida.
Ogni azienda imposterà i propri circuiti di validazione in modo diverso, a seconda dell’organizzazione e delle pratiche quotidiane. Per avere un processo efficace, è sempre necessario definire il motivo per cui è stato creato:
→ Determinare le fasi del processo di convalida
Il documento seguirà un percorso predefinito dal richiedente.
In caso di convalida sequenziale, il richiedente definirà i passaggi e gli ordini di convalida da seguire. Se il primo validatore non accetta il contratto, il secondo non potrà farlo e così via.
In caso di convalida parallela, non ci saranno requisiti sull’ordine di convalida. Si aggiungeranno tutti i validatori necessari e tutti potranno accettare il documento in qualsiasi ordine.
→ Scegliere gli attori del processo di validazione
Oltre alle fasi di validazione, i validatori devono essere specificati in base al loro ruolo nel progetto (direttore legale, avvocato, CFO, ecc.). Ciascuno può lasciare un commento sul documento per esprimere la propria opinione.
La convalida può essere richiesta da un singolo individuo o da un intero team (il team legale, ad esempio).
Un esempio concreto di flusso di lavoro di validazione con DiliTrust
La soluzione CLM di DiliTrust aiuta gli avvocati in ogni fase del ciclo di vita contrattuale.
La prima cosa da fare sulla piattaforma è importare un contratto (in formato word o pdf). Quindi avviare il processo di convalida impostando le varie fasi.
Potete scegliere una convalida sequenziale o parallela, a seconda dei requisiti di conformità della vostra azienda.
La richiesta verrà notificata automaticamente via e-mail ai validatori, che potranno accedere al contratto e alle informazioni necessarie per prendere una decisione con un solo clic. Potranno scegliere se convalidare o meno il documento. In caso di rifiuto, possono lasciare un commento che spieghi i motivi del rifiuto.
Allo stesso tempo, i richiedenti sono informati in tempo reale delle loro risposte e possono agire di conseguenza. Inoltre, possono accedere in qualsiasi momento alla loro cronologia di convalida.
Possono poi richiedere una firma elettronica direttamente sulla piattaforma grazie all’integrazione con Docusign.
