La gestione dei contratti (in inglese Contract Management) è una competenza a sé stante, talvolta garantita da un collaboratore dedicato all’interno dell’azienda. Con l’aumento del volume dei contratti, diventa difficile svolgere questa mansione senza l’ausilio di strumenti digitali.
Quali sono le principali sfide associate alla gestione dei contratti nel 2023? In che modo l’automatizzazione risponde a queste difficoltà?
Le principali sfide del Contract Management
Nel 2023 è impossibile gestire senza strumenti tutti i contratti aziendali… e scongiurare i rischi connessi all’elaborazione manuale. Di seguito si riportano quindi le principali sfide associate al Contract Management.
Volumi che rendono l’elaborazione manuale difficile o addirittura impossibile
Secondo un’indagine di PwC, le grandi imprese maneggiano mediamente da 20.000 a 40.000 contratti. Per quanto sia fattibile gestire manualmente piccoli volumi, nell’ordine di qualche decina di contratti al mese, la gestione manuale diventa quasi impossibile con volumi di questa entità. Le imprese che ci riescono lo fanno a costo di sacrificare tempo di lavoro prezioso e di correre un rischio di errore proporzionale al volume dei contratti elaborati.
L’elaborazione manuale dei contratti presenta numerosi problemi, a partire dall’impegno richiesto ai collaboratori (i giuristi) per effettuare mansioni ripetitive e dispendiose in termini di tempo (copia/incolla di clausole, riletture, scambio di e-mail, ecc.). Quando sono impegnati in queste mansioni comunque indispensabili, i giuristi non possono infatti dedicarsi a questioni più importanti, tra cui la vigilanza legale e la consulenza.
Inoltre, con un volume tale di documenti, è quasi impossibile non incorrere in errori o dimenticanze: date di scadenza ignorate, non conformità di uno o più contratti, importi esorbitanti, ecc. Ne conseguono molti rischi giuridici e finanziari che gravano costantemente sull’azienda.
Scambi complessi
I contratti non sono documenti cristallizzati, ma in evoluzione, caratterizzati da un vero e proprio ciclo di vita.
Prima della stipula è necessario tenere conto delle fasi di stesura, negoziazione e approvazione del contratto. Dopo la sottoscrizione, l’azienda deve garantire la buona esecuzione dello stesso e conoscere le date importanti, che sono essenziali nel caso in cui il contratto preveda un tacito rinnovo.
In tutte queste fasi, e in particolare prima della stipula, i contratti devono passare attraverso diverse mani: ufficio legale, altri soggetti interni all’azienda (ufficio acquisti, ufficio commerciale, HR, amministrazione), nonché, ovviamente, figure esterne, ossia principalmente clienti e fornitori.
Questi scambi tra numerosi soggetti si traducono in una collaborazione complessa e difficile da organizzare. Le sfide sono tante: anzitutto, i giuristi devono garantire che il personale operativo conosca e rispetti le buone pratiche legali per evitare future controversie.
In seguito, il processo di negoziazione e approvazione deve essere quanto più agile possibile affinché l’azienda mantenga buoni rapporti con i clienti e i fornitori.
Da ultimo, in un contesto in cui il turnover è in aumento e il lavoro da remoto si sta diffondendo, il rischio di perdita di informazioni e di mancato rispetto degli impegni è elevato.
Evoluzione rapidissima delle normative
Indipendentemente dal volume elaborato, la gestione dei contratti sarebbe notevolmente più semplice se le leggi e le normative fossero stabili nel tempo. La situazione è ben diversa. Secondo uno studio di Thomson Reuters, in tutto il mondo cambia una normativa mediamente ogni 10 minuti.
In concreto, ciò significa che i giuristi devono sorvegliare costantemente la situazione e passare in rassegna tutti i contratti per identificare le clausole interessate e modificarle. Il rischio di dimenticanza, e quindi di controversia, è notevole. L’ufficio legale è inoltre costretto a svolgere mansioni monotone e dispendiose in termini di tempo.
Fortunatamente, benché la crescente complessità del Contract Management sia innegabile, esistono delle tecnologie che permettono di compensarla e di semplificare il lavoro dei collaboratori.
L’automatizzazione all’interno degli uffici legali: una soluzione indispensabile
La digitalizzazione del settore giuridico non è una novità. In effetti sono ormai parecchi decenni che i contratti e altri documenti vengono digitalizzati e generati tramite software per ufficio. Restano tuttavia immutate le difficoltà di cui sopra: per rispondere all’aumento esponenziale del volume dei contratti e all’evoluzione costante delle normative, gli uffici legali devono infatti automatizzare una parte delle proprie operazioni.
L’automatizzazione consiste nel delegare a un software le mansioni più lunghe e ripetitive, facendo risparmiare tempo all’uomo. All’atto pratico, nell’ambito della gestione dei contratti, l’automatizzazione può riguardare:
- la ricerca e l’inserimento di informazioni
- la semplificazione del processo di negoziazione e approvazione
- l’implementazione di promemoria automatici alle date di scadenza
In tutti questi aspetti, l’informatica può venire in soccorso dei giuristi. Gli strumenti di Contract Management come il modulo Contratti di DiliTrust possono inoltre includere algoritmi di intelligenza artificiale che consentono un’analisi automatica estremamente accurata dei contratti: ricerca intelligente, identificazione delle informazioni essenziali, elaborazione di dashboard con KPI pertinenti, ecc.
Anche in questo caso si registra un notevole risparmio di tempo, oltre a un migliore controllo dei contratti, che riduce il rischio di errore e agevola il processo decisionale. Un’innovazione non solo tecnologica, ma anche strategica.
Vuoi saperne di più sulla nostra soluzione di gestione dei contratti? Scarica la brochure!
? Ti potrebbe interessare:
