Non c’è dubbio che strumenti tecnologici e piattaforme digitali possano aumentare significativamente l’efficienza di qualsiasi riunione. In questo articolo però facciamo particolare riferimento a quelle di Consigli di Amministrazione e Comitati.
Strumenti tecnologici e piattaforme possono essere sfruttati per accelerare la preparazione delle agende, facilitare la condivisione di documenti, annotazioni, votazioni e sondaggi durante la riunione, e offrire funzionalità di tracciamento dei report e dei follow-up.
Tuttavia, le riunioni del consiglio sono il luogo in cui vengono condivisi dati altamente sensibili e dove si prendono decisioni che determinano il successo o il fallimento di un’organizzazione. Gli strumenti digitali non introducono forse un rischio di violazione dei dati? E che dire della conformità con le normative sulla protezione dei dati, come il GDPR europeo?
I consigli di amministrazione non dovrebbero dover scegliere tra efficienza e sicurezza dei dati. E non devono farlo se selezionano la soluzione giusta. Ecco alcuni elementi che permetteranno di avere riunioni del consiglio digitali sicure ed efficienti.
Conformità alle normative locali/europee
In Europa, la protezione dei dati è fondamentale, ancor di più da quando il GDPR è entrato in vigore nel 2018. Tutte le organizzazioni devono conformarsi a questa normativa per garantire la protezione dei dati personali sensibili.
Un elemento chiave della legislazione è che queste informazioni devono rimanere nell’Unione Europea. Ciò significa che devono essere ospitate e salvate su server situati in Europa. Questo potrebbe non essere il caso se ci si affida a un fornitore con sede negli Stati Uniti, ad esempio, che potrebbe dover conformarsi a normative contrarie a quelle europee in determinati casi.
Quindi, quando si sceglie una soluzione digitale di board management, assicuratevi che i vostri dati siano conservati in modo sicuro su server locali altamente protetti e che siano protetti contro trasferimenti verso altri sistemi legali.
Misure di sicurezza integrate nella piattaforma
Un altro fattore essenziale per la sicurezza delle riunioni del consiglio è la sicurezza integrata nello strumento tecnologico stesso. La soluzione deve includere misure di sicurezza avanzate, come certificazioni ISO 27001 e SOC2 e un controllo degli accessi completo.
Ancora meglio, dovrebbe adottare il principio del “zero accesso”. Ciò significa che una volta che i vostri dati sono integrati nello strumento o nella piattaforma, sono esclusivamente vostri, e nessuno al di fuori della vostra azienda ha accesso alle informazioni critiche. Avete bisogno di uno strumento con un solido framework di sicurezza, che crei un ambiente di fiducia e sicurezza che può solo migliorare l’efficienza.
Per saperne di più sulle funzionalità di sicurezza essenziali da cercare in un portale per il consiglio, come la crittografia e l’autenticazione a due fattori: Sicurezza dei dati: Strategie Avanzate per i Professionisti del Settore Legale
Una piattaforma tutto-in-uno
Per condurre con successo le vostre riunioni del consiglio e ottenere guadagni di efficienza, è importante avere tutte le informazioni necessarie in un unico posto. Avete bisogno di una piattaforma sicura e intuitiva per facilitare la comunicazione, migliorando così l’efficienza del vostro consiglio.
La vostra soluzione dovrebbe includere funzionalità avanzate, sia per i membri del consiglio che per i segretari, e aiutarli prima, durante e dopo la riunione. Ecco alcuni esempi:
Prima: creazione dell’agenda, possibilità di annotarla, gestione degli inviti
Durante: condivisione di documenti, annotazioni, votazioni, sondaggi, strumenti di firma nativamente integrati
Dopo: report, tracciamento delle firme e promemoria, creazione dei verbali.
Sfruttare l’AI a vostro vantaggio
Quasi tutti i fornitori affermeranno che il loro strumento è alimentato dall’intelligenza artificiale (IA). È vero che l’intelligenza artificiale può aumentare significativamente l’efficienza delle riunioni del consiglio. Ma non significa forse che si stanno esponendo i dati altamente riservati al rischio di violazioni?
Sì e no. Se una soluzione di portale per il consiglio integra AI di terze parti, i vostri dati potrebbero lasciare la piattaforma. Questo aumenta il rischio di violazioni dei dati e attacchi informatici, inaccettabile per le informazioni riservate che condividete nel vostro consiglio.
La soluzione risiede nell’IA privata sviluppata da DiliTrust. Abbiamo sviluppato la nostra IA e l’abbiamo integrata nella piattaforma. I vostri dati vengono gestiti senza uscire dal vostro ecosistema sicuro, nemmeno DiliTrust ha accesso a essi. Inoltre, grazie a due decenni di esperienza nel LegalTech, la nostra IA è stata addestrata su dati specifici per governance e legale, offrendo un’accuratezza di livello superiore.
Abbiamo sviluppato funzionalità entusiasmanti sfruttando la nostra IA sicura. Per vedere una di esse in azione, guardate il nostro webinar: Ecco DiliChat, il Tuo Nuovo Assistente Legale.
Nessun compromesso
Non scegliete tra efficienza e sicurezza. Avete bisogno di entrambi per fare del vostro consiglio il luogo delle decisioni strategiche che guidano il successo della vostra organizzazione. Assicuratevi di sfruttare una soluzione che offra funzionalità che aiutano a migliorare l’efficienza del consiglio senza compromessi in termini di sicurezza dei dati. Per scoprire come il DiliTrust Board Portal aiuta a migliorare l’efficienza del vostro consiglio, richiedete una presentazione personalizzata!
