Questo articolo era precedentemente un whitepaper.
L’epidemia da COVID-19, limitando gli incontri in presenza, ha introdotto e diffuso l’utilizzo di piattaforme per gestire le riunioni da remoto. Questa nuova ‘normalità’ ha comportato non poche sfide: le riunioni da remoto richiedono una pianificazione ed una organizzazione differenti rispetto a quelle in presenza, e proprio per questo rischiano di essere molto meno efficaci se non gestite correttamente.
Come organizzare riunioni da remoto produttive?
Scarica il nostro ultimo white paper per scoprire come condurre al meglio le riunioni da remoto e massimizzarne l’efficienza.
Introduzione
Se fino a poco tempo fa, organizzare una riunione virtuale era molto costoso, con l’arrivo sul mercato di piattaforme e software di videoconferenza a buon mercato la situazione è cambiata. Tuttavia, questi strumenti hanno avuto un impatto limitato sulla gestione delle riunioni. L’epidemia da COVID-19, limitando gli incontri di persona, ha di fatto imposto di tenere riunioni dalle proprie case ricorrendo a piattaforme per le riunioni da remoto. Questa nuova ‘normalità’ nella gestione delle riunioni ha comportato non poche sfide.
Come organizzare riunioni da remoto produttive?
Le riunioni da remoto richiedono una pianificazione ed una organizzazione differenti rispetto a quelle in presenza, e proprio per questo rischiano di essere molto meno efficaci se non gestite correttamente. I posti a sedere nelle sale conferenze vengono sostituiti dai posti a sedere nei salotti di casa propria, ed è fondamentale seguire una serie di best practice per garantire il successo delle riunioni da remoto.
Quando è più indicato convocare una riunione da remoto?
Non tutte le comunicazioni richiedono una riunione: a volte basta una telefonata o una mail. Fare propria questa regola aiuta ad evitare riunioni inutili. Ci sono invece occasioni specifiche in cui la videoconferenza è più appropriata, di solito quando deve interagire un gruppo di persone o quando è necessaria l’opinione dei partecipanti, come ad esempio:
- Riunioni del Consiglio di Amministrazione
- Incontri con gli investitori
- Riunioni dei Comitati
- Riunioni del personale
- Riunioni del management
- Colloqui
La scelta degli strumenti
Scegliere la tecnologia da utilizzare è un passaggio cruciale. Sul mercato sono disponibili varie piattaforme che offrono servizi di videoconferenza e tutte hanno caratteristiche simili. Tuttavia è consigliabile affidare la scelta al vostro dipartimento IT che conoscerà, oltre agli ultimi trend sul mercato, anche le specifiche necessità aziendali, in modo da scegliere le opzioni più adeguate alle vostre esigenze.
Una volta scelta la piattaforma, è importante fornire ai partecipanti le informazioni necessarie per utilizzarla. Non tutti i dipendenti o i consiglieri sono a loro agio con le ultime tecnologie.
Una buona prassi è quella di effettuare una prova prima dell’inizio della riunione, verificando che ogni partecipante sia in grado di utilizzare la piattaforma in modo adeguato. A tal fine l’ideale sarebbe quello di organizzare una sessione di formazione dedicata, durante la quale spiegare le funzioni più importanti.
La struttura della riunione
Durante un incontro in presenza, è relativamente facile mantenere un certo ordine anche se non è stato condivisa l’agenda della riunione. Mentre è più difficile nel caso di riunioni da remoto, dal momento che i partecipanti si trovano in luoghi diversi e le distrazioni sono molto comuni.
Per garantire che la riunione da remoto si svolga in modo ottimale, l’organizzatore dovrebbe definire e condividere l’agenda in anticipo. Se nelle riunioni in presenza c’è uno standard da seguire, anche la videoconferenza dovrebbe attenersi alla stessa procedura, altrimenti si rischia che alcuni partecipanti abbandonino la riunione.
Condividere l’ordine del giorno
Condividere l’ordine del giorno della riunione prima che inizi è una prassi importante che aiuta i partecipanti a capire lo scopo principale della riunione e ad avere un’idea di quanto durerà. Inoltre, è importante scegliere un canale di comunicazione affidabile e sicuro, in modo che le informazioni inviate vengano distribuite al momento corretto e alle persone giuste.
Le informazioni condivise devono essere chiare e facili da capire. Per questo, si raccomanda di utilizzare la stessa piattaforma per le videoconferenze e per la condivisione dei documenti. Il dipartimento IT può aiutarvi a scegliere lo strumento giusto che soddisfi i bisogni dell’organizzazione.
Garantire la massima sicurezza
L’organizzazione di riunioni da remoto e l’utilizzo di strumenti di videoconferenza pongono il tema della sicurezza come prioritario. La maggior parte delle piattaforme utilizza la crittografia endto-end e l’accesso alla riunione è protetto e limitato a chi è in possesso di codici di accesso o link. Tuttavia, è importante seguire una serie di prassi per assicurare che le riunioni virtuali siano al sicuro dalle minacce informatiche. Ad esempio, è fondamentale evitare di condividere i link delle riunioni via e-mail o via social network.
3 best practice per riunioni da remoto produttive
1. GESTIRE GLI ASPETTI TECNICI
Utilizzare una piattaforma per le riunioni da remoto all’inizio può
essere difficile. Per questo si raccomanda di prevedere un piano
di riserva per affrontare eventuali problemi tecnici, in modo che non
influenzino o rallentino la riunione. Inoltre è consigliabile affidare
la gestione della piattaforma ad un moderatore virtuale, che sarà in
grado di gestire più rapidamente eventuali problemi e di garantire che
la piattaforma funzioni secondo le richieste dell’azienda.
2. PREPARARE UNA RIUNIONE STIMOLANTE
Le riunioni virtuali dovrebbero essere più interessanti rispetto a
quelle fisiche e dovrebbero incoraggiare la partecipazione attiva
dei partecipanti. È preferibile non usare il nome e il cognome dei
partecipanti quando si vuole che parlino ma rivolgersi a tutto il gruppo
e aspettare le risposte. Altrimenti, alcuni partecipanti potrebbero
sentirsi esclusi dalla discussione e perdere la concentrazione. Cercare
di umanizzare le riunioni virtuali aiuta ad incentivare la partecipazione
e a coinvolgere tutto il gruppo.
3. GESTIRE L’AMBIENTE VIRTUALE
Negli incontri in presenza ci una serie di regole da rispettare e lo
stesso vale durante le riunioni da remoto. Seguire un determinato
protocollo assicura che vengano correttamente assegnati i ruoli e che
solo l’organizzatore possa intervenire liberamente. Le videoconferenze
dovrebbero replicare l’ambiente delle riunioni fisiche, rendendo le
discussioni il più umane e naturali possibile. In particolare, le riunioni
da remoto devono essere condotte in un ambiente organizzato e tutti
i partecipanti devono rispettarne le regole.
Gestire le riunioni da remoto con
la suite DiliTrust Governance
La suite DiliTrust Governance include il modulo di Smart CDA che consente di digitalizzare
l’intero processo di gestione delle riunioni societarie, sia che si svolgano in presenza o da remoto,
ottimizzandone ogni fase.
In particolare, svolge un ruolo chiave nell’implementare alcune best practice, tra cui :
- Strutturare la riunione: è possibile creare l’ordine del giorno, invitare i partecipanti e
condividere la documentazione necessaria direttamente dalla piattaforma di Smart CDA.
Inoltre i partecipanti alla riunione possono collaborare fra di loro, ovunque si trovino: possono
condividere le proprie annotazioni, prendere appunti e rispondere ai sondaggi.
- Condividere l’ordine del giorno e i documenti: il modulo permette di accedere alle informazioni utili in completa sicurezza, ad esempio consente di distribuire ed approvare l’ordine del giorno mediante voto digitale, redigere e approvare i verbali delle riunioni, accedere al questionario di autovalutazione, firmare online i documenti. Inoltre, è possibile mantenere il controllo sulla condivisione dei dati sensibili e riservati grazie ad una gestione granulare dei permessi sui documenti della riunione.
- Preparare una riunione stimolante: le riunioni societarie sono momenti di scambio e di informazione per manager e consiglieri, ed è fondamentale mettere loro a disposizione degli strumenti per prendere appunti, fare annotazioni, sottolineare i documenti e condividere queste informazioni con il resto dei partecipanti. Le funzionalità di messaggistica, notifiche push, sondaggi e votazioni, facilitano proprio la comunicazione e permettono di rendere interattiva e stimolante anche una riunione da remoto.
- Gestire gli aspetti tecnici: gestire e risolvere i problemi tecnici che possono sorgere durante una riunione virtuale può essere stressante. Per far si che la piattaforma scelta sia davvero utile ed efficiente è necessario che questa sia facile da usare e accessibile a tutti. Il modulo di Smart CDA è semplice e intuitivo, con una interfaccia user-friendly e con modalità di utilizzo che risultano familiari agli utenti.
- Garantire la sicurezza: i dati che vengono scambiati durante le riunioni societarie sono riservati e strategici e gli attacchi informatici rappresentano sempre di più una minaccia per le informazioni sensibili– di carattere finanziario, operativo e legale – ma anche per la reputazione e credibilità delle aziende. Garantire la sicurezza delle riunioni virtuali è quindi fondamentale. Il modulo di Smart CDA fornisce un sistema di gestione degli accessi autorizzati, in modo da sapere sempre chi ha avuto accesso a quali documenti. La sicurezza nei confronti delle minacce esterne è garantita dal rispetto degli standard internazionali di sicurezza certificata ISO 27001.
Ti potrebbe interessare anche ?:
