Il y a un nombre infini de façons d’utiliser un système efficace de technologie juridique. À l’inverse des systèmes utilisés par le passé, les outils modernes facilitent la tâche aux entreprises pour ce qui est de travailler plus intelligemment et efficacement. Plusieurs voient ceci comme étant annonciateur d’une nouvelle ère d’innovation et d’efficience.
Explorons ce que vous pouvez faire aujourd’hui pour accroître la productivité de votre service juridique.
Automatiser
Dans le monde numérique d’aujourd’hui, l’automatisation n’est pas un nouveau concept. Plusieurs entreprises et services utilisent déjà la technologie pour accroître leur productivité et leur efficacité. Plusieurs outils tels que l’intelligence artificielle, les logiciels d’automatisation et la technologie infonuagique contribuent à l’adaptabilité des processus dans plusieurs services, incluant les services juridiques.
En fait, alors que plusieurs rôles utilisent de plus en plus la technologie, le Legal Ops (gestion opérationnelle du service juridique) est une de ces fonctions qui se concentre sur l’automatisation des tâches pour améliorer le rendement des services juridiques. Les rôles et les responsabilités du Legal Ops incluent :
- Une approche stratégique et axée sur l’entreprise
- Une approche basée sur les données
- Une excellente connaissance des outils technologiques
La meilleure façon de savoir quoi automatiser dans votre service juridique est de passer en revue ou d’évaluer toutes vos procédures et vos documentations. Ceci vous aidera à analyser et à identifier les éléments importants qui peuvent, avec l’automatisation, faire gagner du temps à votre équipe, lui permettant d’utiliser le temps ainsi économisé pour se concentrer sur la stratégie et la planification. Ceci, à son tour, augmente la productivité du service.
Passer du papier au numérique
Plusieurs services juridiques utilisent des documents physiques pour faire le suivi des éléments importants, de l’information et des processus. Ceci peut mener à des problèmes d’efficacité tels que :
- Des problèmes de vérifications
- Des difficultés liées à la conservation de plusieurs documents physiques
- La documentation désorganisée
- La difficulté à trouver les documents rapidement et facilement
En numérisant la documentation, le service juridique d’une entreprise a tous ses documents classés et conservés au même endroit dans un système infonuagique sécurisé. De plus, les logiciels juridiques permettent au service de savoir qui avait et a accès aux dossiers et rendent le partage des documents facile et rapide. Finalement, la numérisation de ces documents facilite la création de modèles pour les documents utilisés couramment, rendant plus efficaces la gestion et la création de l’ensemble de la documentation du service.
Ces changements, petits mais efficaces, peuvent aider à mieux structurer les processus répétitifs en économisant du temps sur la création de documents courants ou sur la recherche de notes importantes dans une pile de papier. La numérisation des documents et leur sauvegarde dans des dossiers partagés aident à les localiser rapidement, permettant une économie de temps et rendant le partage de l’information plus rapide.
Savoir quand demander de l’aide
Suivre le rythme rapide des changements et de la technologie peut se révéler être un défi pour n’importe quelle entreprise. Afin de s’assurer que ces changements se font sans encombre, il est important de faire les choses lentement et sans hâte. Le changement, particulièrement le changement technologique, prend du temps, de l’adaptation et se fait par essais et erreurs. Par conséquent, il est primordial de reconnaître quand il est temps de demander de l’aide lors de ces transitions. L’aide peut se faire sous la forme d’avis, d’implantation de logiciel ou d’ajout de membres à l’équipe.
Investir dans la technologie juridique peut préparer votre équipe à un futur de productivité sans limites. Utiliser et implanter la bonne technologie juridique peut simplifier le flux de travail juridique de l’entreprise. L’automatisation et la numérisation des documents par l’utilisation de logiciel juridique sont un des outils technologiques qui peut vous aider à mieux gérer les comptes payables et recevables et les ententes. Numériser ces processus donne plus de temps pour se concentrer sur d’autres domaines tels que la stratégie et la planification, permettant d’accroître la productivité de votre service juridique.
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