Les conseils d’administration passent progressivement d’un modèle traditionnel centré sur le papier à un modèle plus numérique. Selon une étude menée par Gartner, en 2023, 60% des conseils d’administration ont réalisé les progrès souhaités ou atteint les objectifs d’optimisation de leur activité numérique.
Mais cela n’est pas évident. Changement d’outils et d’habitudes, manque de temps, besoins de formation, coûts supplémentaires engendrés. Il est parfois difficile de convaincre les parties-prenantes de passer à l’action. Dans cet article, découvrez cinq arguments imparables pour encourager la numérisation de vos conseils d’administration.
Qu’est-ce que la numérisation ?
La numérisation est le processus de conversion de l’information d’un format papier à un format numérique. En pratique, pour une entreprise, cela implique la mise en place et l’utilisation nouvelle de logiciels dits logiciels métiers comme des services de stockage sur le nuage, de systèmes de communication numériques ou d’autres outils technologiques pour traiter, stocker et partager des informations.
Ces outils sont développés pour faciliter la collaboration et améliorer la productivité de toutes les équipes au sein d’une entreprise. Les outils de numérisation des conseils d’administration ont été imaginés pour faciliter l’organisation et le suivi des conseils et instances de gouvernance en toute simplicité.
? Le saviez-vous ? Selon le rapport Gartner, seulement 19% des conseils d’administration ont progressé ou atteint les objectifs de la transformation numérique de leur entreprise.
5 raisons de numériser vos conseils d’administration
Alors comment convaincre son comité de passer au tout numérique et d’opter pour une solution de numérisation des conseils d’administration ?
1. Centraliser les informations à un seul et même endroit
Un outil de numérisation des conseils d’administration permet de réunir toutes les données relatives à l’organisation d’une rencontre sur une seule et même plateforme disponible en ligne, et de manière sécurisée.
Finies les heures passées à chercher le document associé, les liens de connexions, contrats, notes, agendas pour mettre en commun. Toutes les informations sont disponibles en un clic sur cette plateforme SaaS, accessible pour toutes les parties prenantes. Les membres de votre conseil gagnent du temps pour leurs tâches à forte valeur ajoutée et gagnent en productivité.
2. Simplifier la collaboration
En centralisant toutes les données nécessaires au bon déroulement des rencontres grâce à un logiciel de numérisation des conseils d’administration, vous fluidifiez naturellement la collaboration entre tous les membres du conseil.
Ces derniers peuvent partager des commentaires, échanger sur un clavardage sécurisé pour une collaboration en temps-réel et appliquer les modifications qu’ils jugent nécessaires instantanément, sur un même document, centralisé sur une même plateforme. Enfin finies les multiples versions d’un document, les allers-retours incessants entre les parties ! Vos collaborateurs retrouvent leur sérénité.
3. Améliorer la flexibilité des membres du conseil
Grâce à une solution SaaS de numérisation des conseils, les membres de vos conseils d’administration n’ont plus besoin d’être réunis dans une même pièce pour travailler ensemble. Généralement accessibles sur ordinateur, tablette mais aussi téléphone intelligent, ces solutions 100% sécurisées permettent de travailler de n’importe quel endroit, à n’importe quel moment.
Pas d’accès internet dans l’avion ? Réseau instable dans le train ? Certaines des meilleures solutions SaaS ont été pensées pour accompagner les membres de vos conseils dans tous leurs déplacements. Ainsi, il leur est possible de préparer leurs réunions en mode hors-ligne, sans perte d’informations.
Faciliter la prise de décision rapide
Les outils collaboratifs de numérisation facilitent la prise de décision éclairée de tous les membres de vos conseils d’administration. Ces derniers ont été imaginés sur-mesure afin de répondre à tous les besoins des membres, en toute connaissance de cause.
Un besoin de collecter des voix pour un vote ou de créer et participer à des sondages en ligne, à distance ? Une signature électronique à apporter en urgence pour faire avancer un processus décisionnel rapidement ? Il est possible de le faire avec un outil de numérisation des comités et conseils.
4. Sécuriser les informations
Des données sensibles et confidentielles sont échangées en amont, pendant et après les réunions de vos conseils d’administration. Comment s’assurer que ces données ne mettent à risque ni l’entreprise ni les parties prenantes ? Les solutions de numérisation des conseils d’administration répondent généralement aux plus hauts standards en termes de sécurité informatique. Celles qui le sont, comme le module Numérisation des instances de la Suite DiliTrust Governance, sont reconnaissables notamment grâce à la double certification ISO 27001 et 27701.
? Bon à savoir : Les certifications ISO 27001 et 27701 sont des certifications internationales délivrées par des organismes indépendants. Elles attestent qu’une entreprise a déployé un système de management de la sécurité (SMSI) et qu’elle suit une méthodologie bien définie qui lui permet d’identifier les menaces et minimiser les risques en mettant en place des mesures de protection appropriées de toutes ses données et celles de ses clients.
Comment la suite DiliTrust Governance peut vous accompagner dans la numérisation de vos conseils d’administration ?
Le module Numérisation des instances de la suite DiliTrust Governance a été imaginé sur-mesure pour optimiser comités et instances de gouvernance. Notre solution en mode SaaS 100% sécurisée est disponible à n’importe quel endroit de la planète, à n’importe quel moment du jour ou de la nuit.
Notre solution vous permet de gagner en efficacité, en productivité et facilite la prise de décision au sein de vos conseils et vous accompagne dans la réduction des risques de votre entreprise.
DiliTrust s’engage à délivrer la meilleure expérience. C’est pour cela que chacun des membres de votre conseil d’administration peut faire appel à notre support multilingue disponible 24h/24 ainsi qu’à une formation illimitée avec notre équipe clients.
Vous souhaiteriez en savoir plus sur le module Numérisation des instances de la suite DiliTrust Governance et entamer une transformation numérique au sein de votre entreprise ?
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