La gestion des contrats est une composante très chronophage parmi les nombreuses activités dont les services juridiques des entreprises sont responsables. L’un des défis de cette tâche est la négociation des contrats. Les juristes d’entreprise doivent s’assurer que cette phase est traitée rapidement tout en veillant à ce que toutes les exigences légales soient respectées. Vérifier les détails, ajouter des clauses, modifier des paragraphes sont autant d’éléments du processus de négociation qui peuvent entraîner des retards, un manque de clarté et un risque de non-conformité.
Les services juridiques doivent relever ces défis. La solution : les flux de travail et l’automatisation. Votre équipe juridique dispose-t-elle des outils nécessaires pour les exploiter ?
Dans cet article, nous examinerons les principaux défis posés par la négociation contractuelle et discuterons de cas d’usage concrets de flux de travail et d’automatisations qui aident à résoudre ces problèmes.
Les défis auxquels les équipes juridiques sont confrontées lors de la négociation des contrats
Les contrats définissent les relations avec les partenaires et les clients, et sont essentiels à la réussite des entreprises. Ils doivent être parfaitement négociés pour offrir un maximum d’opportunités tout en minimisant les risques et en garantissant la conformité et la sécurité des données. Le respect des délais et la précision sont nécessaires à tout moment pour réduire au minimum les risques potentiels.
Défis en matière de gestion des risques
Chaque contrat est une opportunité de croissance, mais il présente également des risques à plusieurs niveaux.
- Risques juridiques
Les clauses contractuelles doivent être parfaitement claires pour éviter toute action en justice liée à des ruptures de contrat. Les risques juridiques peuvent être dus à différents problèmes, tels que des déclarations de confidentialité inappropriées ou non utilisées, des obligations contractuelles ou des délais non respectés.
- Risques de non-conformité
À une époque où la réglementation évolue sans cesse, le risque de non-conformité à certaines législations est de plus en plus important. Au fur et à mesure que les lois changent, la négociation de votre contrat doit s’adapter et les inclure. Cela signifie plus de versions et la nécessité d’un contrôle strict des versions pour être certain de collaborer sur les plus récentes et de garder le contrôle de l’évolution.
- Risques pour la sécurité
Lors de la négociation d’un contrat, la sécurité des informations sensibles contenues dans vos documents est en jeu. La négociation implique la collaboration et la communication de documents et de données sur différents canaux, ce qui augmente le risque de failles de sécurité, de surexposition et peut avoir un impact sur l’intégrité des données.
- Risques financiers
Vos contrats comportent presque toujours des conditions financières. Le risque à ce niveau peut être dû au non-paiement, à la résiliation du contrat ou au non-respect des dates de résiliation ou de renouvellement.
- Risques liés à la marque
La négociation d’un contrat peut même avoir un impact négatif sur la réputation de la marque, sur l’opinion publique et celle des clients de votre organisation si des risques juridiques, financiers ou de conformité surviennent.
L’atténuation des risques liés aux contrats est importante pour l’ensemble de l’organisation. Cet objectif peut être atteint grâce à un processus efficace de négociation des contrats
Défis en matière d’efficacité et de charge de travail
La gestion des contrats représente une part importante du travail des services juridiques. Elle prend également beaucoup de temps, en particulier dans les grandes entreprises multinationales qui travaillent dans plusieurs langues et dans des cadres législatifs différents. Un autre défi auquel les équipes juridiques sont confrontées est le volume croissant de contrats et de données connexes, alors que les ressources augmentent beaucoup moins vite.
La rapidité et la précision sont les clés d’une gestion et d’une négociation contractuelle réussies. L’approbation du contrat en temps voulu accélère la prise de décision et l’action stratégique, tandis que la précision permet d’atténuer les risques contractuels énumérés ci-dessus.
En bref : les services juridiques ont besoin de processus de révision et de validation des contrats plus rapides, sécurisés et efficaces. Examinons les cas d’usage où les flux de travail permettent de maximiser l’efficacité de la gestion des contrats tout en minimisant les risques et les défis qui y sont liés.
Cas d’utilisation pour les flux de travail et l’automatisation de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Pré-négociation
Les flux de travail peuvent être exploités en amont de la phase de négociation du contrat et aider dès la mise en place de celui-ci. Ils permettent de créer des modèles, d’intégrer des informations et des données provenant d’accords antérieurs ou de bases de données existantes.
- Générer automatiquement les grandes lignes du contrat, en s’appuyant sur une bibliothèque de clauses pour intégrer directement toutes les clauses pertinentes.
- Vous pouvez mettre en place des automatismes pour signaler les écarts de clause et les notifications d’erreur.
- Utilisez des flux de travail intégrant votre outil de gestion de la relation client (CRM) pour ajouter des informations sur les contrats, telles que le nom et le statut de l’entreprise, par exemple.
Avec un système CLM intelligent, vous pouvez réduire le temps de rédaction des contrats de 30 à 40 %.
Deloitte
Pendant la négociation
Le processus de négociation lui-même est la partie la plus complexe. De nombreuses parties prenantes sont impliquées, en interne comme en externe, et souhaitent apporter des modifications aux grandes lignes du contrat. Comment s’assurer que les changements sont pris en compte et que tout le monde dispose de la dernière version ?
Le contrôle des versions et l’édition collaborative des contrats peuvent constituer un défi majeur, mais l’utilisation d’une plateforme unique vous aide à résoudre ce problème. Non seulement vous vous assurez que le même document est utilisé, mais vous évitez également les risques de sécurité et les violations de données, car il n’est pas nécessaire d’envoyer des courriels ou d’utiliser plusieurs canaux de communication.
- Définir des droits d’accès et d’édition granulaires pour s’assurer que seules les parties autorisées peuvent modifier le projet de contrat.
- Définir des alertes automatiques pour les parties prenantes internes et externes afin de les informer des modifications.
- Créer des demandes de signature automatiques avant la finalisation du contrat.
- Gardez une trace des différentes versions et de l’historique pour garder le contrôle sur l’ensemble de la négociation du contrat et éviter les malentendus ou les ambiguïtés.
- En ce qui concerne la négociation proprement dite, certaines fonctions contribuent à renforcer votre position, comme la fonction de pourcentage de déviation automatique des clauses. Elle vous permet de signaler les clauses qui ne sont pas conformes aux normes de l’entreprise et qui doivent être révisées avant la finalisation.
Post-négociation
Après une négociation réussie, il est temps de faire signer votre contrat. Les flux de travail et l’automatisation peuvent vous faciliter grandement la tâche.
- Vous pouvez simplifier le processus de validation grâce à des flux de travail prédéfinis qui définissent la signature nécessaire pour un contrat d’une valeur donnée impliquant des départements spécifiques, etc.
- Définir des flux de travail pour créer des rappels et des alertes afin de garantir la validation et la signature en temps voulu.
- Créez un flux de travail pour suivre et mettre à jour le statut du contrat dans d’autres outils tels que votre CRM.
- Générer automatiquement des rapports pour une piste d’audit complète garantissant la conformité.
- Accès facile aux informations contractuelles grâce à des fiches récapitulatives remplies automatiquement et donnant une vue d’ensemble des éléments clés.
Un outil efficace pour la négociation des contrats
Une négociation contractuelle efficace est essentielle à la réussite d’une entreprise. De nombreux défis doivent être relevés et nécessitent des outils permettant de créer des flux de travail efficaces et des automatisations puissantes.
Avec l’outil CLM adéquat, vous pouvez simplifier l’ensemble du processus de négociation, de l’amélioration de la collaboration à la centralisation efficace des documents, en passant par l’amélioration de l’efficacité globale.
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