Vous songez à améliorer le processus de gestion de vos contrats ?
Au centre de toute relation commerciale entre clients, fournisseurs ou partenaires, les contrats ont un rôle primordial dans la vie de l’entreprise. Leur bonne gestion constitue un levier stratégique. Et pourtant, en 2019, on estimait encore que plus de la moitié des entreprises ne disposaient pas d’un outil de suivi de contrats, selon une étude menée par Deloitte.
Pour éviter que ces derniers ne représentent un obstacle à la productivité, voici les 4 étapes à passer pour optimiser la gestion contractuelle au sein de votre société.
Comment simplifier sa gestion contractuelle ?
Le saviez-vous ? On compte entre 20 000 et 40 000 contrats en moyenne dans les grandes entreprises. De la rédaction à la signature, en passant par la simple consultation de ces derniers, leur gestion est donc une tâche cruciale pour garantir leur efficacité et un bon fonctionnement en interne.
Une gestion contractuelle efficace fait gagner en temps et permet de maîtriser les risques liés à ces derniers. Échéances, montants, dates-clés, fournisseurs… des dizaines et des dizaines de données indispensables et potentiellement à risque sont contenues dans les contrats.
Ainsi, une bonne gestion influe forcément sur la bonne santé et la rentabilité d’une société. Aujourd’hui, il existe des solutions automatisées pour accompagner les professionnels dans la gestion des cycles de vie des contrats afin d’en simplifier la création et assurer un suivi optimal, en toute sécurité. On appelle cela des solutions numériques de contract management.
1. Documentez votre processus actuel
Avant d’opter pour un logiciel de gestion de contrats, il est important de comprendre ce qui fonctionne et, au contraire, ce qui ne fonctionne pas, actuellement, dans le cycle de vie des contrats qui circulent dans votre entreprise. Comment procède-t-on du côté des achats ? Et de celui des juristes ? La direction RH a-t-elle, elle aussi, une manière bien particulière de gérer ses documents ?
Commencez par passer en revue toutes les manières de faire en interne. Cette phase de documentation permet de comprendre les besoins et les usages de toutes vos équipes.
C’est seulement une fois les habitudes et les demandes de vos collaborateurs auditées, qu’il est possible de fixer des objectifs afin de trouver le CLM et les fonctionnalités qui lui sont associées qui conviendra à toutes vos équipes.
Adopter un logiciel de gestion de contrat, c’est unifier les processus de gestion contractuelle au sein de votre entreprise et améliorer ainsi le processus interne du début à la fin, qu’importe le service. Cela nécessite d’avoir une feuille de route pour faciliter la transition.
En mettant en place une documentation, vous aidez vos collaborateurs à identifier l’état actuel d’un processus, suivre son avancement, fixer ses objectifs mais surtout de garder une trace.
Dans le cas d’une nouvelle politique contractuelle, elle permet aux utilisateurs d’être informés du changement et ainsi d’éviter les asymétries d’information.
📝 Selon une étude de Goldman Sachs, mettre en place une politique contractuelle peut aider à :
- Accélérer les cycles de négociation de 50 %.
- Réduire les paiements erronés de 75 à 90%.
- Réduire les coûts d’exploitation et de traitement liés à la gestion des contrats de 10 à 30 %
2. Automatisez la création et le suivi des contrats
Faire appel à un CLM, c’est faciliter le cheminement du contrat, de sa création à sa signature en automatisant tous les processus.
Pour vous y aider, on trouve tout d’abord la fonctionnalité appelée clausier juridique. Ce dernier permet de réunir à un même endroit tous les modèles de clauses émis dans les contrats de votre entreprise, comme une très grande bibliothèque de données.
Ces modèles de clauses permettent de faciliter la création des documents et de s’assurer de leur conformité. Vous assurez alors une meilleure gestion des risques, en plus que vous offrez du temps aux directions juridiques pour qu’elles se concentrent sur des tâches à forte valeur ajoutée.
On retrouve cette automatisation aussi dans la révision et la modification des contrats. Ces dernières sont automatiquement enregistrées dans un historique des modifications.
Par ailleurs, le suivi des contrats est également automatisé et mis dans une boucle que l’on appelle workflow de validation. Grâce à celui-ci, toutes les parties prenantes sont informées du chemin du contrat, et notifiées lorsqu’elles ont à le réviser et/ou à le signer.
💡 Parmi les contrats que l’on peut automatiser, on retrouve les contrats-cadre, contrats de prestation de service ou encore les contrats fournisseur et tous les documents à portée légale qui s’y attachent.
3. Constituez votre base de données contractuelle
Investir dans un CLM, c’est aussi se créer une base de données contractuelle. Il s’agit d’une bibliothèque où sont stockés tous vos contrats. Finis les allers-retours d’un classeur à l’autre et les contrats perdus !
Le recours à une base de données contractuelle génère autant de gains en termes de gestion documentaire que de bénéfices opérationnels. Parmi ses bénéfices, on note :
- ⏱️ Un examen et une validation rapides des contrats : tous vos documents sont à portée de clic.
- 🗃️ Un archivage fiable et sécurisé de vos documents : ils sont classés en toute sécurité dans une base de données chiffrée.
- 📋 Une gestion des versions, révisions et annotations des contrats.
- 👥 Une gestion des accès utilisateurs : vous avez la main sur les utilisateurs de la solution et leur autorisations.
- 🏝️ Un accès aux documents même en déplacement ou en télétravail : puisque tous les contrats sont classés dans une bibliothèque sécurisée dans le Cloud, vous pouvez les retrouver à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit. Pas besoin d’être au bureau.
👉 Pour une entreprise, la gestion contractuelle numérique favorise ainsi considérablement la maîtrise des engagements contractuels et améliore les rendements de l’efficacité opérationnelle.
4. Automatisez les tâches chronophages avec l’intelligence artificielle
Certaines solutions de gestion contractuelle comme DiliTrust sont équipées d’une intelligence artificielle qui vous aide à rationaliser les tâches chronophage et sans plus-value comme la saisie, la recherche ou encore le classement des informations.
L’intelligence artificielle permet de détecter directement les informations pertinentes dans les documents contractuels, comme par exemple les clauses, les dates clés, les montants, les durées, etc… et de vous en notifier.
De fait, vous ne passez à côté d’aucune information qui pourrait porter préjudice à la bonne santé de votre entreprise et à la bonne exécution d’un contrat !
L’IA supprime par conséquent un long travail de recherche réalisé par les équipes juridiques et opérationnelles, d’autant plus que l’on sait toujours où se trouvent nos documents grâce à un CLM.
Une bonne gestion contractuelle fluidifie la collaboration entre les équipes, assure la conformité de vos contrats et limite considérablement les erreurs humaines, ainsi que les allers-retours inutiles. Automatiser ces tâches revient à maîtriser plus facilement les risques et améliorer son rendement instantanément.
