Une grande partie du travail des juristes d’entreprise est – et reste – la gestion des contrats. Heureusement, il existe des outils numériques efficaces pour faciliter cette tâche fastidieuse. Ils permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi d’être plus précis et de mieux protéger les données.
Vous connaissez l’importance des clauses dans vos contrats. L’objectif est toujours le même : énoncer clairement les clauses et éliminer les ambiguïtés. Même s’il existe de nombreuses façons de rédiger ces dernières, certains éléments sont fréquemment utilisés. Il est donc judicieux de créer une bibliothèque centrale de ces clauses. Elle offre des «blocs de construction» qui facilitent la rédaction des contrats, même pour les non-juristes, et est donc doublement utile pour les services juridiques.
Dans cet article, nous vous montrons ce qu’il faut prendre en compte lors de la création d’une bibliothèque de clauses et quels sont les avantages qu’elle offre.
Comment mettre en place la bibliothèque de clauses idéale ?
Pour une efficacité maximale, la bibliothèque de clauses doit d’abord être mise en place correctement et ensuite être tenue à jour. Voici les étapes à suivre pour bénéficier d’une bibliothèque de clauses efficace.
Centralisation et classification
Chaque contrat comporte des clauses. Chacune d’entre elles a été élaborée avec soin. Si ce travail doit être répété à chaque fois, cela coûte beaucoup de temps à votre service juridique. Bien entendu, les clauses peuvent porter sur de nombreux aspects différents d’un contrat, mais il existe plusieurs catégories, telles que la confidentialité, la responsabilité ou la propriété intellectuelle. Pour chacune de ces catégories, il est possible de créer des clauses types qui remplissent les conditions légales respectives.
Avec une solution CLM puissante, il est facile de créer une bibliothèque de clauses. Par exemple, les clauses peuvent être téléchargées directement des contrats existants vers la bibliothèque.
Harmonisation et collaboration
Les formulations des clauses peuvent être comparées et adaptées, ce qui réduit le risque d’ambiguïtés ou d’interprétations ambivalentes. Et si un texte juridique ou une réglementation change, il est possible de l’adapter et de l’harmoniser rapidement dans toutes les clauses concernées.
L’approche collaborative est très importante pour une bibliothèque de clauses efficace et utile. La bibliothèque de clauses est bien sûr principalement utilisée par le service juridique, mais tous les contrats en bénéficient, ce qui permet d’accélérer le processus de création de ceux-ci. En outre, même les non-juristes peuvent utiliser certaines clauses approuvées, telles que les clauses alternatives, lors des négociations. Pour que la bibliothèque de clauses couvre toutes les catégories pertinentes et réponde au mieux aux besoins des non-juristes, il est important d’impliquer toutes les parties prenantes dès le départ. Quelles sont les clauses nécessaires ? Quelle catégorisation est la plus judicieuse ? Comment formuler la clause ? La collaboration avec ce groupe d’« utilisateurs finaux » augmente considérablement les avantages et l’efficacité et suscite l’engagement des non-juristes.
Un outil efficace simplifie également cette étape de la création de la bibliothèque : les clauses peuvent être éditées, commentées et liées à des modèles de contrats.
Avantages concrets d’une bibliothèque de clauses
Une bibliothèque de clauses bien structurée offre de nombreux avantages, notamment en termes de conformité, et améliore la collaboration non seulement au sein du service juridique, mais aussi avec toutes les équipes concernées et les parties prenantes. À quoi cela ressemble-t-il dans la pratique ?
Conformité et sécurité juridique
Supposons qu’une nouvelle réglementation entre en vigueur et qu’elle doive être prise en compte dans vos contrats car certaines clauses sont concernées. L’adaptation manuelle de tous les modèles de contrats ne prendrait pas seulement beaucoup de temps, mais il y aurait également un risque d’oublier des clauses et de compromettre la conformité.
Grâce à une bibliothèque de clauses, les modèles de clauses concernés peuvent être facilement identifiés. Le risque d’oublier des clauses individuelles est minimisé et la conformité de vos contrats est garantie. Tous les modèles de contrat qui contiennent les clauses mises à jour sont également mis à jour automatiquement. Ainsi, toutes les parties concernées trouvent et utilisent toujours les modèles de contrat les plus récents.
La bibliothèque de clauses favorise également la sécurité juridique. La rédaction collaborative des clauses permet de prendre en compte toutes les exigences juridiques possibles. L’harmonisation du format et de la formulation ne laisse aucune place à des interprétations divergentes.
Dans l’ensemble, la bibliothèque de clauses offre une précision maximale et renforce ainsi la conformité et la sécurité.
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Gestion collaborative des connaissances et gain de temps
Le service juridique travaille en étroite collaboration avec toutes les parties prenantes et les services concernés dès la création de la bibliothèque de clauses. De cette manière, les connaissances sont gérées de manière collaborative. Les idées de chacun sont collectées et classées à l’aide d’étiquettes. Les commentaires sont incorporés pour améliorer les clauses avant qu’elles ne soient partagées avec d’autres équipes et mises à la disposition des créateurs de contrats ou liées à des contrats. Cette collaboration est un atout indéniable et optimise la gestion des connaissances au sein de l’entreprise.
Et cela porte ses fruits : au-delà de l’équipe juridique, d’autres services peuvent également accéder à la bibliothèque de clauses. Avec un logiciel CLM performant, les clauses sont l’un des éléments qui rendent la création de contrats possible même pour les non-juristes. Cette autonomie accrue permet de gagner du temps et de réduire la charge de travail du service juridique.
Optimisez la gestion de vos contrats !
Comme vous pouvez le constater, une bibliothèque de clauses bien structurée crée une véritable situation gagnant-gagnant dont vous devez absolument tirer parti.
Pour créer une bibliothèque de clauses efficace, vous avez besoin de l’outil CLM adéquat. Assurez-vous que votre logiciel possède les caractéristiques nécessaires pour faciliter la création, la maintenance et l’utilisation.
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